Как провести простой в 1С:ЗУП

Простой — это временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам. В 1С:ЗУП для его оформления предусмотрен отдельный документ, который влияет и на табель, и на расчет зарплаты: время простоя оплачивается по особым правилам в зависимости от причины. Если оформить простой обычной неявкой или прогулом, сотрудник получит неверную сумму, а компания — риск претензий при проверке.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1): от настройки вида расчета до проверки начислений. Логика в других конфигурациях (например, 1С:КАМИН или ЗУП ред. 2.5) похожа, но названия документов могут отличаться.

Виды простоя и как от них зависит оплата

Трудовой кодекс различает три ситуации, и программа рассчитывает их по-разному. Простой по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка сотрудника. Простой по причинам, не зависящим от сторон, — не менее 2/3 оклада (тарифной ставки), рассчитанных пропорционально времени простоя. Простой по вине работника не оплачивается вовсе.

В документе 1С причина выбирается из предопределенного списка, и именно она определяет формулу расчета. Ошибка в выборе причины — самая частая причина неверных сумм: например, при выборе «по вине работодателя» программа потянет средний заработок, а при «по независящим причинам» — только окладную часть без учета премий.

Сравнение вариантов оплаты простоя

По вине работодателя

Не менее 2/3 среднего заработка. Учитываются премии и надбавки, входящие в средний. Обычно самый выгодный для сотрудника вариант.

По независящим причинам

Не менее 2/3 оклада или тарифной ставки пропорционально времени простоя. Премии в расчет не входят.

По вине работника

Не оплачивается. В табеле отражается отдельным кодом, сумма начислений за дни простоя равна нулю.

Подготовка: что проверить до оформления документа

Перед вводом документа убедитесь, что в базе корректно настроены начисления. Откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите виды расчета «Оплата простоя по вине работодателя», «Оплата времени простоя по независящим от работодателя причинам». Они создаются автоматически, если в настройках расчета зарплаты включена соответствующая опция.

Проверьте, что у сотрудников, попадающих под простой, заполнены данные для расчета среднего заработка (при простое по вине работодателя) и назначен плановый оклад. Если сотрудник принят недавно и средний заработок не рассчитывается, программа подставит расчет из оклада — это нормально, но сумму стоит проконтролировать вручную.

Также определите период простоя и его границы: целые дни или часть смены. Внутрисменный простой (несколько часов) оформляется тем же документом, но с указанием часов, и в табеле отражается иначе.

Пошаговое оформление документа «Простой, отстранение от работы»

Откройте раздел «Зарплата» → «Простои, отстранения от работы» (в некоторых настройках интерфейса: «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → создать «Простой, отстранение от работы»). Если документа нет в списке, проверьте права пользователя и функциональность: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → включите учет простоев и отстранений.

В шапке документа укажите организацию, месяц начисления и дату. Выберите вид отсутствия «Простой» и причину: по вине работодателя, по независящим причинам или по вине работника. Задайте период простоя — даты начала и окончания. Для внутрисменного простоя установите флажок «Простой в течение части смены» и укажите дату и количество часов.

В табличную часть подберите сотрудников — можно одного, можно списком, если простой касается целого подразделения. Программа автоматически рассчитает сумму по каждому сотруднику после проведения или при нажатии кнопки пересчета. Проверьте результат во вкладке с начислениями, затем проведите документ.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Простои, отстранения от работы» и создайте документ
2. 2
   Выберите вид «Простой» и причину (вина работодателя, независящие причины, вина работника)
3. 3
   Укажите период простоя или часы при внутрисменном простое
4. 4
   Добавьте сотрудников в табличную часть
5. 5
   Проверьте рассчитанные суммы во вкладке начислений
6. 6
   Проведите документ и сверьте табель учета рабочего времени

Как простой отражается в табеле и в расчете зарплаты

После проведения документа дни простоя попадают в табель (отчет «Табель учета рабочего времени Т-13») с особыми кодами: РП — простой по вине работодателя, НП — по независящим причинам, ВП — по вине работника. Если в табеле вместо этих кодов стоят обычные явки или пусто, документ либо не проведен, либо период указан неверно.

При окончательном расчете месяца документ «Начисление зарплаты и взносов» учтет простой автоматически: отработанное время будет уменьшено на дни простоя, а оплата простоя добавится отдельной строкой, если она не была начислена самим документом простоя. Важно не допустить двойного начисления — об этом ниже в разделе ошибок.

Дни простоя по вине работодателя и по независящим причинам оплачиваются, поэтому влияют на НДФЛ и взносы в обычном порядке. Простой по вине работника уменьшает фонд оплаты: сотрудник за эти дни ничего не получает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц простоя

Норма

Дни простоя отмечены кодами РП, НП или ВП, остальные дни — явки

Тревожный признак

В дни простоя стоят явки или пустые ячейки — документ не проведен или период неверен

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть строка «Оплата простоя…» с суммой около 2/3 от базы, отработанное время уменьшено

Тревожный признак

Строки нет, либо оклад начислен полностью без учета простоя

Сумма оплаты простоя

Норма

Примерно 2/3 от среднего заработка или оклада пропорционально дням

Тревожный признак

Сумма равна полному окладу или нулю при оплачиваемом простое

Внутрисменный простой и частные сценарии

Простой на несколько часов в течение смены

Если оборудование встало на три часа, а остаток смены сотрудник работал, оформляется внутрисменный простой. В документе установите флажок «Простой в течение части смены», укажите дату и число часов. В табеле такой день отразится дробно: часы явки плюс часы простоя с соответствующим кодом. Оплата считается пропорционально часам от часовой ставки или среднего часового заработка.

Простой для списка сотрудников и подразделений

При простое целого цеха не нужно создавать документ на каждого: в один документ подбираются все сотрудники через кнопку «Подбор» или «Заполнить». Если у части сотрудников причина простоя другая (например, кто-то сам виноват в поломке), оформите два документа с разными причинами — смешивать их в одном нельзя.

Отмена или исправление простоя

Если простой оформили, но сотрудник фактически работал (например, простой закончился раньше), исправьте период в документе до расчета зарплаты. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, используйте документ «Сторнирование начислений» или отмените проведение документа простоя в текущем периоде с последующим перерасчетом. Не оставляйте «висящие» документы — они исказят средний заработок и отчетность.

Типичные ошибки и как их избежать

Первая ошибка — оформление простоя документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или прогулом. В этом случае время не оплачивается и в табеле не появляются коды РП/НП, что при реальном простое по вине работодателя нарушает права сотрудника.

Вторая ошибка — неверный выбор причины. Бухгалтер выбирает «по независящим причинам» вместо «по вине работодателя», и сотрудник теряет часть суммы, потому что расчет идет от голого оклада без премий. Обратная ситуация приводит к переплате и вопросам при ревизии.

Третья ошибка — двойное начисление: оплата простоя рассчитана и в самом документе, и повторно в «Начислении зарплаты и взносов». Такое бывает при ручном добавлении строки в расчетный документ. Проверяйте расчетный листок: строка оплаты простоя должна быть одна.

Частые вопросы по оформлению простоя

Нет документа «Простой, отстранение от работы» в меню. Что делать?

Проверьте настройку функциональности: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → раздел с отсутствиями — включите учет простоев. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документ. В некоторых интерфейсах документ доступен через «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» по кнопке «Создать».

Как оплачивается простой, если сотрудник работает по сменному графику?

По тем же правилам: 2/3 среднего заработка или оклада пропорционально пропущенным сменам. Программа берет норму времени из графика сотрудника, поэтому важно, чтобы график был заполнен на период простоя. При суммированном учете сверьте расчет часов вручную.

Нужно ли оформлять простой, если сотрудника перевели на удаленку из-за тех же причин?

Нет. Если сотрудник продолжает выполнять обязанности дистанционно, это не простой — оформляется перевод на дистанционную работу, и оплата идет в полном объеме. Простой — только когда работа фактически не выполняется.

Входит ли время простоя в расчет среднего заработка для отпуска?

Нет, периоды простоя по вине работодателя и по независящим причинам исключаются из расчетного периода среднего заработка вместе с начисленными за них суммами. Программа делает это автоматически, если простой оформлен правильным документом.

Можно ли оформить простой задним числом?

Технически можно, если период еще не закрыт: создайте документ нужной датой и пересчитайте зарплату. Если зарплата выплачена и отчетность сдана, потребуется корректировка с перерасчетом НДФЛ и взносов — действуйте аккуратно и фиксируйте основание приказом.

Чем простой отличается от отстранения от работы в 1С?

Отстранение оформляется тем же документом, но с другим видом отсутствия. Оно применяется, когда сотрудника не допускают к работе (например, не прошел медосмотр), и в большинстве случаев не оплачивается, кроме ситуаций, прямо предусмотренных законом.