Другое · 10 мин
Как в 1С сделать справку о доходах сотрудника
Как сформировать справку о доходах сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти документ, как заполнить, проверить суммы и распечатать.
Справка о доходах сотрудника (ранее — форма 2-НДФЛ, теперь это приложение к расчёту 6-НДФЛ) формируется в 1С автоматически на основании данных учёта: начислений, удержаний, вычетов и уплаченного налога. Ручного ввода сумм не требуется — задача пользователя сводится к правильному выбору сотрудника, налогового периода и проверке готовых цифр перед печатью.
Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть отдельный документ «Справка о доходах», а в 1С:Бухгалтерии справка создаётся через раздел отчётности по НДФЛ. Ниже разобраны оба сценария, а также типичные ошибки, из-за которых суммы в справке не совпадают с ожиданиями сотрудника.
Что потребуется перед формированием справки
Прежде чем создавать справку, убедитесь, что в базе корректно ведётся зарплатный учёт. Справка собирается из проведённых документов начисления зарплаты, отпускных, больничных, премий, а также из данных о предоставленных вычетах и удержанном НДФЛ. Если часть документов не проведена или зарплата за какие-то месяцы не начислена в программе, суммы в справке будут занижены.
Проверьте также актуальность данных физического лица: ФИО, ИНН, дату рождения, серию и номер паспорта, адрес регистрации. Эти сведения попадают в справку из карточки сотрудника, и ошибка в них делает документ недействительным для банка или госоргана. Особое внимание — статусу налогового резидента: от него зависит ставка НДФЛ и состав доходов в справке.
Уточните у сотрудника, для какой цели нужна справка и за какой период. Для банка при оформлении кредита обычно требуется справка за последние месяцы или год, для визовых центров — за полугодие. В 1С справка формируется за налоговый период (календарный год), но если сотрудник уволен, справка выдаётся за фактический период работы в текущем году.
Откройте справочник «Сотрудники» и сверьте личные данные
Проверьте «Все начисления» за нужный год
Смотрите в карточке физлица, раздел «Налог на доходы»
Справка о доходах в 1С:ЗУП: пошаговый порядок
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» справка оформляется отдельным документом. Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа.
В форме укажите организацию, сотрудника и налоговый период (год). Поле «ОКТМО/КПП» заполняется автоматически по данным организации, но если сотрудник работал в обособленном подразделении, выберите соответствующее подразделение — от этого зависят реквизиты налоговой инспекции в шапке справки. После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить»: программа соберёт доходы, вычеты и суммы налога по месяцам из регистров учёта.
Проверьте итоговые суммы в разделах справки: общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, удержанная и перечисленная. Если сотруднику предоставлялись вычеты (на детей, имущественные, социальные), они отражаются в отдельном разделе с кодами. После проверки нажмите «Провести» и распечатайте справку кнопкой «Печать» — форма соответствует утверждённому образцу.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
- 2Нажмите «Создать», укажите организацию, сотрудника и налоговый период
- 3Проверьте ОКТМО/КПП и обособленное подразделение при необходимости
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы доходов, вычетов и налога
- 5Проведите документ и распечатайте справку
Справка о доходах в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» справка создаётся через раздел «Зарплата и кадры». Откройте пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ)» и создайте новый документ. Логика заполнения аналогична ЗУП: выбираются организация, сотрудник, год, затем документ заполняется автоматически по данным учёта.
Если в вашей базе зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП), а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, справка из Бухгалтерии может оказаться неполной или пустой — данных по НДФЛ в ней нет. В этом случае формируйте справку в той программе, где ведётся кадровый и расчётный учёт.
Обратите внимание на вид справки: в документе может быть доступен выбор между справкой для сотрудника и отчётом в налоговую. Для выдачи на руки используйте именно справку для сотрудника — она формируется по утверждённой форме и не требует отправки в ФНС.
Как проверить суммы перед выдачей
Главный контрольный ориентир — расчётные листки сотрудника и отчёт «Анализ НДФЛ» (в ЗУП — «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). Сумма дохода за год в справке должна совпадать с суммой начислений по расчётным листкам за вычетом необлагаемых выплат, а исчисленный НДФЛ — с данными аналитического отчёта.
Типичная ситуация расхождения — сотрудник сравнивает справку с «грязной» зарплатой из трудового договора и не находит в справке части сумм. Это нормально: в справку не попадают доходы, не облагаемые НДФЛ (например, некоторые компенсации, пособия), а месячный доход отражается по дате фактического получения, поэтому зарплата за декабрь, выплаченная в январе, попадает уже в следующий налоговый период.
Если суммы не сходятся с учётом, не правьте справку вручную. Ручная корректировка документа создаст рассинхронизацию с регистрами и с отчётностью в ФНС. Найдите причину в учёте: непроведённый документ, неверно указанный код дохода, незарегистрированный вычет — исправьте источник и перезаполните справку.
Как проверить результат
Совпадает с суммой облагаемых начислений за год
Меньше ожидаемой — есть непроведённые документы или необлагаемые выплаты
Суммы равны, если налог удержан полностью
Разница без объяснимой причины — проверьте выплаты и перерасчёты
Коды и суммы вычетов соответствуют заявлениям сотрудника
Вычет отсутствует — проверьте документ «Заявление на вычеты НДФЛ»
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — справка формируется за неправильный налоговый период. Сотрудник просит справку «за последние полгода», а бухгалтер выдаёт документ за прошлый год. Уточните период заранее: программа формирует справку строго в рамках календарного года, поэтому для периода, захватывающего два года, понадобятся две справки.
Вторая распространённая проблема — устаревшие личные данные. Сотрудница сменила фамилию или паспорт, а карточка в программе не обновлена. Справка со старыми данными может быть не принята банком или госорганом. Всегда сверяйте личные данные с актуальным документом сотрудника перед печатью.
Третья ошибка — формирование справки по неправильной организации или обособленному подразделению в базе с несколькими юрлицами. Реквизиты ОКТМО и КПП в шапке справки должны соответствовать тому месту, где сотрудник фактически получал доход. Проверьте это особенно внимательно, если в течение года сотрудник переводился между подразделениями.
Если данных в программе нет или они неполные
Бывает, что сотрудник просит справку, а учёт за нужный период в текущей базе не вёлся: организация перешла на 1С в середине года или сменила программу. В этом случае автоматическое заполнение даст неполную картину. Варианты решения — перенести данные из старой программы через обработки переноса остатков по НДФЛ либо сформировать справку в той системе, где вёлся учёт в запрашиваемом периоде.
Если сотрудник работал у нескольких работодателей, справка из вашей базы отразит только доходы вашей организации — это нормально, программа не имеет доступа к чужим данным. Сотрудник может получить сводные сведения о доходах от всех работодателей через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
Для уволенного сотрудника справка формируется так же, как для действующего: документ создаётся по физическому лицу, и увольнение не мешает заполнению. Доступ к базе при этом нужен бухгалтеру или кадровику — сам уволенный сотрудник справку сформировать не сможет.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку о доходах за несколько месяцев, а не за год?
Формально справка в 1С строится по налоговому периоду — календарному году. Если нужен период меньше года, справка за текущий год будет включать только прошедшие месяцы. Для периода, захватывающего два года, формируются две отдельные справки.
Почему в справке нет зарплаты за декабрь?
Доход по зарплате отражается по дате фактического получения. Если декабрьская зарплата выплачена в январе, она попадает в справку за следующий год. Это особенность учёта, а не ошибка программы.
Нужно ли заверять справку подписью и печатью?
Справку подписывает руководитель организации или уполномоченный представитель. Требование о печати зависит от принимающей стороны: многие банки и госорганы принимают справку с подписью без печати, но уточнить требование лучше заранее.
Чем справка о доходах отличается от справки по форме банка?
Некоторые банки просят справку по собственной форме с произвольным перечнем выплат. В 1С такую форму заполняют вручную на основании данных расчётных листков или отчёта по начислениям — автоматической печатной формы под конкретный банк в типовой конфигурации нет.
Можно ли отправить справку сотруднику в электронном виде?
Да, документ можно сохранить в PDF через команду печати и передать сотруднику. Действительность электронной копии определяет принимающая сторона: для официальных целей часто требуется бумажный оригинал с подписью.
Что делать, если после выдачи справки обнаружилась ошибка в учёте?
Исправьте ошибку в учётных документах, перезаполните и перепроведите справку, затем выдайте сотруднику исправленный экземпляр. Если данные уже ушли в отчётность в ФНС, потребуется подать уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
Что важно запомнить
Справка о доходах в 1С заполняется автоматически из данных учёта: выберите сотрудника, год и нажмите «Заполнить». Перед печатью сверьте личные данные, период и итоговые суммы с отчётами по НДФЛ. Расхождения исправляйте в учёте, а не в самой справке.