Другое · 10 мин
Как в 1С сделать список сотрудников с адресами
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии вывести список сотрудников с адресами регистрации и проживания через отчёты, СКД и Универсальный отчёт.
Задача получить список сотрудников с адресами возникает при подготовке данных для банка, страховой компании, военкомата, миграционного учёта или внутренней рассылки. В типовых конфигурациях 1С адрес хранится не в карточке сотрудника как простой текст, а в регистре контактной информации, поэтому простой печатной формы справочника недостаточно — нужен отчёт, который умеет вытаскивать контактную информацию.
Способ решения зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть готовые кадровые отчёты с настройками, в 1С:Бухгалтерии удобнее использовать Универсальный отчёт, а для нестандартных требований подойдёт консоль СКД или доработка. Ниже разобраны все рабочие варианты с проверкой результата и типичными ошибками.
Важно понимать, что адресов у сотрудника может быть несколько: адрес регистрации (прописка), адрес фактического проживания, почтовый адрес. Отчёт нужно настраивать так, чтобы выводился именно тот вид адреса, который требуется в конкретной ситуации.
Где 1С хранит адреса сотрудников
В современных конфигурациях 1С (ЗУП 3, Бухгалтерия 3, ERP) контактная информация хранится централизованно в регистре сведений «Контактная информация». Она привязана не к элементу справочника «Сотрудники» напрямую, а к физическому лицу — элементу справочника «Физические лица». Именно поэтому в карточке сотрудника адрес может отсутствовать, а в карточке физлица — присутствовать.
У каждого адреса есть вид: «Адрес по прописке» (регистрация), «Адрес места проживания» (фактический), «Адрес за пределами РФ», почтовый адрес и другие. Виды задаются в справочнике «Виды контактной информации». Перед построением отчёта уточните, какой именно адрес нужен получателю списка: для банка обычно требуется адрес регистрации, для доставки корреспонденции — фактический или почтовый.
Проверка заполненности адресов перед построением отчёта
Прежде чем строить список, убедитесь, что адреса вообще внесены. Откройте карточку физического лица (в ЗУП: Кадры — Физические лица) и проверьте поля адресов. Если поля пустые у большинства сотрудников, отчёт покажет пустые строки, и проблему нужно решать на уровне ввода данных, а не отчёта.
Для массовой проверки используйте типовой отчёт «Контактная информация» (в ЗУП: Кадры — Отчёты — Контактная информация, если доступен, либо через Универсальный отчёт). Он покажет, у кого адрес заполнен, а у кого нет. Удобно отсортировать результат по пустым значениям и передать список кадровику для дозаполнения.
Отдельная ситуация — адрес введён в свободной форме одной строкой, без разбивки по полям КЛАДР/ФИАС. Такой адрес выведется в отчёт, но может не подойти для выгрузки в банк или ФНС, где требуется структурированный формат. Откройте форму ввода адреса и проверьте, распознаны ли регион, город, улица по классификатору.
Как проверить качество адресных данных
Адрес заполнен, вид соответствует требованию (регистрация или факт)
Поле пустое или заполнен не тот вид адреса
Поля разбиты по уровням: регион, город, улица, дом
Весь адрес в одной строке «в свободной форме»
Пустых адресов у действующих сотрудников нет
Массовые пропуски — сначала дозаполнение данных
Список сотрудников с адресами в 1С:ЗУП 3
В ЗУП 3 основной инструмент — отчёт «Списки сотрудников» (раздел Кадры — Отчёты). По умолчанию он выводит штатное расписание и личные данные без адресов, но построен на СКД, поэтому легко настраивается.
Откройте отчёт и нажмите «Настройки» (или «Ещё — Изменить вариант»). Перейдите на вкладку «Поля» и найдите в доступных полях ветку контактной информации физического лица: она обычно называется «Адрес по прописке», «Адрес места проживания» или «Контактная информация». Перетащите нужное поле в список выбранных полей, при необходимости задайте группировку по подразделениям и сформируйте отчёт.
Если нужного поля в списке доступных нет, откройте расширенные настройки («Настройки — Расширенные») и проверьте вкладку «Отбор»: иногда поле контактной информации доступно только через конструктор СКД. В этом случае либо попросите специалиста 1С добавить поле в запрос набора данных, либо используйте Универсальный отчёт, описанный ниже.
- 1Откройте раздел Кадры — Отчёты — Списки сотрудников
- 2Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Поля»
- 3Добавьте поле «Адрес по прописке» или «Адрес места проживания» из контактной информации физлица
- 4При необходимости добавьте отбор по подразделению и дате
- 5Сформируйте отчёт и проверьте несколько строк по карточкам сотрудников
- 6Сохраните вариант отчёта через «Ещё — Сохранить вариант», чтобы не настраивать заново
Список сотрудников с адресами в 1С:Бухгалтерии 3
В 1С:Бухгалтерии кадровые отчёты скромнее, поэтому основной инструмент — Универсальный отчёт. Откройте его через раздел «Отчёты — Универсальный отчёт» (в некоторых релизах доступ включается в «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки»).
В шапке отчёта выберите тип объекта «Регистр сведений», объект «Контактная информация». В настройках добавьте поля: «Объект» (это будет физическое лицо), «Вид» контактной информации и «Представление» (сам адрес строкой). Установите отбор: Вид = «Адрес по прописке» (или место проживания) и тип объекта — физические лица. Сформируйте отчёт.
Чтобы получить именно список сотрудников, а не всех физлиц (в базе могут быть и уволенные, и лица без трудовых отношений), добавьте отбор по актуальности: например, соедините данные с регистром «Текущие кадровые данные сотрудников» — в типовом Универсальном отчёте это сложно, поэтому проще выгрузить список физлиц в Excel и сверить со списком действующих сотрудников через отчёт «Штатные сотрудники».
Альтернативные способы: СКД, обработки и выгрузка
Если типовых отчётов не хватает — например, нужен адрес в структурированном виде (отдельными колонками: индекс, регион, город, улица, дом) — используйте консоль отчётов СКД или небольшую обработку. В регистре «Контактная информация» адрес хранится как строка представления и как сериализованные значения полей; типовой механизм «РаботаСАдресами» позволяет разложить адрес на части.
Третий вариант — выгрузка в Excel из любого списка: откройте список физических лиц, выведите колонки с адресом через «Ещё — Изменить форму» (если колонки доступны) или сформируйте отчёт и сохраните его в Excel через «Файл — Сохранить копию». Для разовой задачи это быстрее, чем дорабатывать отчёт.
Сравнение способов получения списка
Быстро и без прав администратора; ограничение — набор полей зависит от релиза
Гибкий отбор по виду адреса; требует прав и ручной фильтрации действующих сотрудников
Любая структура, включая разбивку адреса по полям; требует специалиста по 1С
Подходит для разовой задачи; данные устаревают, нет автоматического обновления
Частые ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — вывод не того вида адреса. Сотруднику банка отправили список с адресами фактического проживания вместо регистрации — список вернут на переделку. Всегда сверяйте требование получателя с видом контактной информации в отборе отчёта.
Вторая ошибка — поиск адреса в карточке сотрудника вместо карточки физического лица. В ЗУП 3 один человек может быть оформлен на несколько должностей (несколько сотрудников), но адрес у него один — у физлица. Если править адрес в одном месте и не видеть изменений в отчёте, проверьте, не дублируется ли физлицо в справочнике.
Третья ошибка — включение в список уволенных. Отчёты по контактной информации не фильтруют по статусу трудовых отношений автоматически. Добавляйте отбор по дате увольнения или формируйте список на базе кадрового отчёта, где такой отбор есть.
Защита персональных данных и контроль результата
Адрес регистрации и проживания — персональные данные. Перед выгрузкой списка убедитесь, что у вас есть право на его формирование (трудовой договор, согласие, требование уполномоченного органа), а доступ к отчёту ограничен ролями. Не пересылайте такие списки по открытым каналам без защиты файла.
После формирования отчёта выполните выборочную проверку: откройте 3–5 карточек физлиц и сравните адрес в карточке со строкой отчёта. Проверьте итоговое количество строк — оно должно совпадать с числом действующих сотрудников по штатному отчёту (с поправкой на отсутствующие адреса).
Что важно запомнить
Адрес хранится у физического лица в регистре контактной информации, а не в карточке сотрудника. В ЗУП используйте отчёт «Списки сотрудников» с добавлением поля адреса, в Бухгалтерии — Универсальный отчёт по регистру «Контактная информация». Всегда проверяйте вид адреса, заполненность данных и исключайте уволенных.
Частые вопросы
Почему в отчёте у части сотрудников адрес пустой?
Адрес не введён в карточке физического лица или введён под другим видом (например, заполнен адрес проживания, а отчёт выводит адрес регистрации). Откройте карточку физлица и проверьте оба поля, затем скорректируйте вид адреса в настройках отчёта или дозаполните данные.
Как вывести адрес отдельными колонками: индекс, город, улица?
Типовые кадровые отчёты выводят адрес одной строкой. Для разбивки по полям нужен отчёт на СКД с использованием механизмов работы с адресами либо обработка. Практичный компромисс — выгрузить строку адреса в Excel и разбить её формулами, если требования к формату нестрогие.
Можно ли получить список без прав администратора?
Да, если у вас есть доступ к кадровым отчётам ЗУП — «Списки сотрудников» настраивается обычным пользователем с ролью кадровика. Универсальный отчёт и консоль СКД требуют расширенных прав.
Как исключить уволенных сотрудников из списка?
В кадровых отчётах ЗУП добавьте отбор «Работает в организации» или условие по дате увольнения. В Универсальном отчёте по контактной информации такого фильтра нет — сверяйте результат с отчётом по действующим сотрудникам или формируйте список на базе кадрового отчёта.
Что делать, если один человек числится дважды (два сотрудника)?
Это нормально для совместителей: сотрудников два, а физлицо и адрес один. В отчёте по контактной информации строка будет одна, в кадровом отчёте — две с одинаковым адресом. Если же физлицо продублировано в справочнике, выполните поиск и объединение дублей через штатную обработку «Поиск и удаление дублей».
Подойдёт ли такой список для банка или госорганов?
Зависит от требований получателя. Часто нужен строгий формат: структурированный адрес по ФИАС, конкретный вид адреса, подпись ответственного лица. Уточните формат заранее и проверьте, что адреса в базе разбиты по классификатору, а не введены свободной строкой.