Как в 1С сделать список сотрудников по подразделениям

Список сотрудников по подразделениям — один из самых востребованных кадровых отчётов: он нужен для сверки штатной расстановки, подготовки приказов, расчёта численности и ответов на запросы руководства. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия, Управление персоналом) такую информацию можно получить несколькими способами — от готового отчёта до произвольной выборки в консоли запросов.

Выбор способа зависит от конфигурации и задачи. Если нужен быстрый результат «на бумаге» — подойдёт типовой отчёт «Штатная расстановка» или «Списки сотрудников». Если требуется нестандартная группировка, фильтрация по условиям или выгрузка в Excel — лучше использовать универсальный отчёт либо настройку СКД.

Перед формированием списка важно убедиться, что в базе корректно ведутся кадровые данные: сотрудники приняты на работу документами «Приём на работу», переводы оформлены документально, а подразделения созданы в справочнике «Подразделения организаций». Ошибки в исходных данных напрямую искажают итоговый список.

Проверка исходных данных перед формированием списка

Отчёт покажет только то, что реально записано в информационной базе. Если сотрудник работает, но приём на работу не проведён документом, в список он не попадёт. Поэтому первый шаг — открыть справочник «Сотрудники» и проверить наличие карточек, а затем убедиться, что по каждому сотруднику есть действующий кадровый документ.

Второй момент — справочник подразделений. Подразделения должны быть созданы заранее и иметь понятную иерархию (например, «Производство → Цех №1 → Участок»). Если кадровики записывали подразделение вручную текстом или дублировали элементы справочника, группировка в отчёте развалится: один и тот же отдел появится несколько раз.

Полезно также проверить даты: список формируется на конкретную дату, и сотрудники, уволенные раньше этой даты, в него не войдут. Если нужен список «на начало месяца», устанавливайте именно эту дату в параметрах отчёта, а не текущую.

Формирование списка через типовой отчёт «Штатная расстановка»

В 1С:ЗУП самый прямой путь — отчёт «Штатная расстановка». Он расположен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт выводит список позиций штатного расписания с указанием подразделений и занимающих их сотрудников, сгруппированных по структуре организации.

Откройте отчёт, установите дату, на которую нужен список, при необходимости выберите конкретную организацию и нажмите «Сформировать». По умолчанию данные группируются по подразделениям, внутри — по должностям. Если ведётся история штатного расписания, убедитесь, что в настройках выбран актуальный вариант.

Для получения чистого списка физических лиц без штатных позиций удобнее отчёт «Списки сотрудников» (там же, в «Кадровых отчётах»). В нём можно выбрать вариант «Сотрудники по подразделениям» и получить именно перечень людей с табельными номерами, должностями и датами приёма.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Штатная расстановка» или «Списки сотрудников»
3. 3
   Установите дату и организацию, нажмите «Сформировать»
4. 4
   Проверьте группировку по подразделениям и итоговые числа
5. 5
   Сохраните результат в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить»

Настройка отбора и группировки в отчёте

Типовые отчёты 1С построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому их можно гибко настраивать без программирования. Нажмите кнопку «Настройки» в форме отчёта — откроется окно с вкладками «Отбор», «Группировка», «Поля», «Сортировка».

На вкладке «Отбор» добавьте условие, если нужен не весь список: например, только работающие сотрудники, только конкретное подразделение с учётом иерархии или только женщины/мужчины для статистики. Для отбора по подразделению с вложенными отделами используйте вид сравнения «В группе».

На вкладке «Группировка» можно изменить структуру: убрать должность и оставить только подразделение, либо наоборот — добавить детализацию до уровня физического лица. После изменений сформируйте отчёт заново и при удачном результате сохраните вариант настройки под понятным именем, чтобы не повторять работу.

Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, чем в ЗУП, но список по подразделениям получить можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или справочник «Сотрудники». В списке справочника включите отображение колонки «Подразделение» через «Ещё» → «Изменить форму» (или настройку списка).

Для группировки используйте отбор и сортировку: установите отбор по организации, отсортируйте по подразделению и распечатайте список. В некоторых релизах доступен отчёт «Списки сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате».

Если типовых средств не хватает, примените «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Администрирование» в зависимости от конфигурации). Выберите источник данных — регистр сведений «Кадровая история сотрудников» (в Бухгалтерии) или «Текущие кадровые данные сотрудников», добавьте поля «Сотрудник» и «Подразделение», установите группировку по подразделению.

Произвольная выборка через запрос (для разработчика)

Когда нужен нестандартный список — например, сотрудники с окладами, занимаемыми ставками и датами последних переводов — используется запрос к регистру сведений «Кадровая история сотрудников» (в ЗУП) с получением среза последних на нужную дату.

Типовой запрос выбирает сотрудника, подразделение и должность из среза последних регистра кадровой истории, отфильтровывает действующих сотрудников и упорядочивает результат по подразделению. Такой запрос можно выполнить в консоли запросов или встроить в собственную внешнюю обработку.

ВЫБРАТЬ
	КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
	КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
	КадроваяИстория.Должность КАК Должность
ИЗ
	РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадроваяИстория
ГДЕ
	КадроваяИстория.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	Подразделение, Сотрудник

Работайте с запросами в копии базы или в режиме «только чтение»: консоль запросов сама по себе данных не меняет, но эксперименты с пакетными обработками на рабочей базе способны повредить учётные данные.

Выгрузка списка в Excel и печать

Сформированный отчёт сохраняется через меню «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели табличного документа. Выберите формат MXL, Excel или PDF. Для дальнейшей обработки (сводных таблиц, рассылки) удобнее всего Excel: группировка по подразделениям сохранится как строки-заголовки.

При печати проверьте параметры страницы: широкие списки с табельными номерами и датами часто не помещаются в альбомную ориентацию. Установите масштаб «По ширине страницы» либо уберите лишние колонки в настройках отчёта до формирования.

Если список нужен регулярно — например, ежемесячно для руководства — сохраните настройку отчёта как вариант и добавьте его в избранное. В ЗУП также можно настроить рассылку отчётов по расписанию на электронную почту через механизм «Рассылка отчётов».

Типичные ошибки и их устранение

Отдельная ситуация — сотрудники, оформленные в одном подразделении, а работающие фактически в другом. Отчёт покажет данные учёта, а не фактическое положение. Если руководству нужна «реальная» расстановка, её придётся вести отдельно или привести кадровые документы в соответствие с реальностью через переводы.

Частые вопросы