Другое · 9 мин
Как сделать штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3
Как создать штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3: включение функциональности, заполнение позиций, индексация, изменение и отличия от 1С:ЗУП. Пошаговая инструкция.
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3 — это список штатных единиц организации с указанием должностей, количества ставок и окладов. По умолчанию эта возможность отключена: программа ориентирована на учёт и расчёт, а кадровый блок работает в упрощённом режиме. Чтобы начать вести штатное расписание, его нужно включить в настройках учёта зарплаты.
Важно понимать ограничение: штатное расписание в «Бухгалтерии» — упрощённый инструмент. Оно подходит небольшим организациям, где нужно фиксировать оклады и контролировать соответствие начислений штатке. Полноценное управление штатным расписанием с историей изменений, надбавками по позициям и отчётом по форме Т-3 реализовано в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Если кадровый учёт в компании развит, разумнее вести зарплату в ЗУП, а в «Бухгалтерию» переносить только проводки.
Ниже разобрано, как включить штатное расписание, создать и утвердить документ, изменить его, проиндексировать оклады и проверить, что начисления соответствуют утверждённым позициям.
Как включить штатное расписание в настройках
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Настройка зарплаты» (в некоторых релизах путь: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты»). В открывшейся форме установите флажок «Ведется штатное расписание». Сохраните настройку — в разделе «Зарплата и кадры» появится новый блок документов.
Если флажок недоступен, проверьте права пользователя: изменять настройки учёта может только пользователь с правами администратора или полными правами на учёт зарплаты. Также убедитесь, что в программе заведена хотя бы одна организация и заполнен справочник подразделений — позиции штатного расписания привязываются к подразделениям.
Перед включением полезно проверить справочник «Должности» и перечень подразделений: они станут основой позиций. Чистый, не задублированный справочник должностей сэкономит время при вводе штатки и исключит расхождения в отчётах.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройка зарплаты»
- 2Установите флажок «Ведется штатное расписание»
- 3Проверьте, что в разделе появились документы «Штатное расписание» и «Изменение штатного расписания»
- 4Убедитесь, что заполнены справочники «Подразделения» и «Должности»
Создание документа «Штатное расписание»
Откройте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» и создайте новый документ. Укажите дату, с которой расписание вступает в силу, и организацию. Дата важна: приём сотрудника на работу программа сверяет с действующим на дату приёма расписанием.
В табличной части добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад (тарифная ставка). При необходимости укажите надбавки, если релиз конфигурации их поддерживает. Количество ставок может быть дробным — например, 0,5 для полставки.
Проведите документ. С этого момента позиции считаются утверждёнными, и при оформлении приёма на работу программа предложит выбрать позицию из штатного расписания, подставив оклад автоматически.
Как изменить штатное расписание
Действующее расписание не редактируют напрямую — изменения оформляют отдельным документом «Изменение штатного расписания». Так сохраняется история: всегда можно посмотреть, какие позиции действовали на конкретную дату.
В документе изменения укажите дату вступления в силу и скорректируйте позиции: добавьте новые, измените оклады или количество ставок, закройте ненужные. Проведённый документ формирует новую редакцию расписания, при этом старая остаётся доступной для просмотра.
Изменение оклада в штатном расписании не меняет автоматически оклады уже принятых сотрудников. Для сотрудников кадровое изменение оклада оформляется документом «Кадровый перевод» (или изменением условий трудового договора в зависимости от релиза). Это принципиальное отличие от ЗУП, где связь штатки и начислений жёстче.
Индексация окладов
Для массового повышения окладов в «Бухгалтерии» предусмотрен документ индексации заработка (в разных релизах — «Индексация заработка» или аналогичный механизм в разделе зарплаты). Он позволяет увеличить оклады на заданный коэффициент сразу по группе сотрудников.
Порядок такой: сначала оформите изменение штатного расписания с новыми окладами, затем — индексацию заработка сотрудников, чтобы кадровые данные соответствовали новой штатке. Проверьте результат по расчётному листку одного из сотрудников: оклад в начислении должен совпасть с новым значением.
Индексация влияет и на расчёт среднего заработка: коэффициент индексации учитывается при расчёте отпускных и командировочных. Поэтому дату индексации указывайте точно — ошибка в дате исказит средний заработок за весь расчётный период.
Проверка соответствия начислений штатному расписанию
После настройки полезно сверить, что фактические начисления не выходят за рамки утверждённых позиций. Используйте отчёты раздела «Зарплата и кадры»: сведения о штатном расписании и расчётные ведомости. Сопоставьте оклады по позициям с окладами в кадровых документах сотрудников.
Признак проблемы: сотрудник занимает должность, которой нет в действующем расписании, или его оклад не совпадает с окладом позиции без оформленного кадрового изменения. Такие расхождения находят ручной сверкой списка сотрудников с действующей редакцией штатки.
Как проверить результат
Позиции доступны при приёме на работу с нужной даты
При приёме позиции не предлагаются или подставляется неверный оклад
Оклад в расчётном листке совпадает с позицией или есть оформленное изменение
Расхождения без кадровых документов
Каждая корректировка — отдельный документ «Изменение штатного расписания»
Старые документы отредактированы задним числом
Когда «Бухгалтерии» недостаточно
Упрощённое штатное расписание в «Бухгалтерии» не формирует унифицированную форму Т-3 «из коробки» со всеми реквизитами, не ведёт сложные схемы надбавок по позициям и не контролирует вакантные ставки в полном объёме. Для организации с сотнями сотрудников, частыми реорганизациями и бюджетированием ФОТ этого мало.
Альтернатива — 1С:Зарплата и управление персоналом, где штатное расписание ведётся с полной историей, надбавками, графиками работы по позициям и печатной формой Т-3. Данные о начислениях затем синхронизируются с «Бухгалтерией» для формирования проводок.
Сравнение вариантов
Подходит малым организациям: простые позиции, оклады, количество ставок. Ограничение — нет полноценной формы Т-3 и сложных надбавок
Полноценный кадровый учёт: история позиций, надбавки, Т-3, контроль вакансий. Требует отдельной конфигурации и синхронизации с бухгалтерией
Допустимо при 2–5 сотрудниках, но нет контроля соответствия начислений и истории изменений в программе
Частые вопросы о штатном расписании в 1С 8.3
Почему в разделе «Зарплата и кадры» нет документа «Штатное расписание»?
Чаще всего не включена настройка: откройте «Настройка зарплаты» и установите флажок «Ведется штатное расписание». Если флажок недоступен — проверьте права пользователя. В очень старых релизах конфигурации документа может не быть вовсе, тогда потребуется обновление.
Изменится ли зарплата сотрудников после изменения оклада в штатном расписании?
Нет, автоматически не изменится. Начисления рассчитываются по данным кадровых документов сотрудника. После изменения штатки оформите кадровое изменение оклада для каждого сотрудника или документ индексации заработка.
Можно ли распечатать штатное расписание по форме Т-3 из «Бухгалтерии»?
Унифицированная форма Т-3 со всеми реквизитами в «Бухгалтерии» не формируется. Доступна печать списка позиций из документа. Если нужна именно Т-3, используйте 1С:ЗУП или внешнюю печатную форму.
Как закрыть позицию, которая больше не нужна?
Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой закрытия и удалите позицию из новой редакции либо установите нулевое количество ставок — в зависимости от релиза. Убедитесь, что на позиции нет действующих сотрудников: сначала оформите их перевод или увольнение.
Что делать, если приёмы оформлены раньше, чем введено штатное расписание?
Введите штатное расписание датой не позже самого раннего приёма либо оставьте текущую дату и сверьте оклады в кадровых документах вручную. Программа не перезаполнит уже проведённые приёмы автоматически.
Нужно ли вести штатное расписание, если в организации три сотрудника?
Закон обязывает организацию иметь штатное расписание как локальный документ, но вести его именно в 1С не обязательно. Для микробизнеса достаточно бумажного документа; в программе штатка удобна тем, что оклады подставляются при приёме и проще контролировать изменения.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3 включается флажком в настройке зарплаты, создаётся документом с датой вступления в силу, а изменяется только отдельным документом «Изменение штатного расписания». Оклады сотрудников меняются кадровыми документами, а не штаткой. Для полноценного кадрового учёта с формой Т-3 используйте 1С:ЗУП.