Как в 1С сделать приказ об увольнении

Увольнение сотрудника в 1С оформляется одним документом, который одновременно решает несколько задач: прекращает трудовой договор, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, формирует печатную форму приказа и готовит данные для отчётности в СФР. Если заполнить документ корректно, программа сама подтянет средний заработок, удержания и налоги — ручных расчётов почти не потребуется.

Основной инструмент — документ «Увольнение» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или одноимённый кадровый документ в 1С:Бухгалтерии. Ниже разобран порядок действий в типовых конфигурациях, проверка расчётов, печать формы Т-8 и типичные ошибки, из-за которых приходится сторнировать документы.

Что нужно проверить перед оформлением приказа

До создания документа убедитесь, что в базе корректно заведены кадровые данные сотрудника: приём на работу проведён, все переводы и отпуска отражены, начисления за текущий месяц рассчитаны. Если сотрудник был принят «черновиком» или документ приёма не проведён, увольнение не создастся либо расчёт компенсации будет нулевым.

Проверьте остаток отпусков: в ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» в карточке сотрудника или в разделе «Кадры → Отчёты». Если остатки в программе расходятся с фактическими данными (например, отпуска вводились начальными остатками с ошибкой), компенсация при увольнении посчитается неверно, и исправлять её придётся вручную.

Также уточните дату увольнения. От неё зависит расчёт: последний день работы включается в период для среднего заработка, а при увольнении в последний календарный день месяца этот месяц попадает в расчётный период компенсации — это законная особенность, а не ошибка программы.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать → Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные приказы по каждому сотруднику, но заполняется одной формой.

В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Поле «Основание увольнения» заполняется ссылкой на статью Трудового кодекса: чаще всего это пункт 3 части 1 статьи 77 (по собственному желанию) или пункт 1 части 1 статьи 77 (соглашение сторон). Формулировка из справочника автоматически попадёт в печатную форму приказа и в сведения о трудовой деятельности.

Поле «Документ-основание» (заявление сотрудника, соглашение) заполняется в произвольной форме — туда вносят реквизиты заявления, чтобы они отразились в приказе. После заполнения основных полей нажмите «Провести» — документ зарегистрирует прекращение трудового договора.

1. 1
   Откройте «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату увольнения
3. 3
   Заполните основание увольнения по ТК РФ и реквизиты заявления
4. 4
   Проверьте на вкладке расчёта компенсацию отпуска и средний заработок
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму Т-8
6. 6
   Сформируйте выплату и сведения ЭФС-1

Если увольнение в выходной день

Программа позволяет указать датой увольнения выходной или праздничный день — это допустимо, когда последний день работы приходится на нерабочую дату по графику сотрудника. Проверьте, чтобы дата не противоречила графику работы подразделения, иначе в табеле могут появиться лишние отметки.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

После выбора сотрудника и даты документ автоматически рассчитывает компенсацию: программа определяет количество дней неиспользованного отпуска и среднедневной заработок за последние 12 календарных месяцев. Результат виден на вкладке «Компенсация отпуска» или в отдельной области документа — в зависимости от версии конфигурации.

Если у сотрудника есть долг по отпуску (он отгулял больше, чем заработал), документ рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание применяется не всегда: при увольнении по сокращению штата и ряде других оснований удерживать за неотработанные дни нельзя — в этом случае сумму в документе нужно скорректировать вручную, сняв соответствующий флаг.

Дополнительные начисления при увольнении — выходное пособие при сокращении, компенсация по соглашению сторон — добавляются в документ вручную через кнопку «Добавить» в таблице начислений, если вид расчёта заранее создан в настройках. Проверьте, что пособие настроено как не облагаемое НДФЛ и взносами в пределах установленного лимита, иначе налоги посчитаются неверно.

Контрольные точки

Как проверить расчёт компенсации

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни больше или меньше остатка — проверяйте начальные остатки отпусков

Средний заработок

Норма

Расчётный период — 12 месяцев, суммы совпадают с расчётными листками

Тревожный признак

Период неполный без причины или суммы не сходятся с начислениями

Итог к выплате

Норма

Начислено минус НДФЛ и удержания равно сумме в ведомости

Тревожный признак

Разница между документом увольнения и ведомостью на выплату

Печать приказа по форме Т-8

Печатная форма вызывается из проведённого документа кнопкой «Печать → Приказ об увольнении (Т-8)». Унифицированная форма Т-8 необязательна к применению, но в типовой конфигурации используется по умолчанию, потому что содержит все необходимые реквизиты: дату прекращения договора, основание по ТК, реквизиты заявления.

Если в организации утверждена собственная форма приказа, её подключают через механизм внешних печатных форм («Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки»). Самостоятельно редактировать макет Т-8 внутри конфигурации не рекомендуется — изменения затрутся при обновлении.

Перед печатью проверьте подписанта: данные руководителя берутся из карточки организации в разделе «Подписи». Если в приказе пустое поле подписанта или указан прежний руководитель, исправьте сведения в карточке организации и пересформируйте печатную форму.

Выплата, НДФЛ и удержания при увольнении

Все причитающиеся суммы — зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, пособия — должны быть выплачены в день увольнения. В ЗУП выплата оформляется стандартными ведомостями: из документа увольнения можно сразу создать ведомость по кнопке «Выплатить», программа подтянет итоговую сумму с учётом НДФЛ и зарегистрированных удержаний (алименты, займы, долги по авансам).

НДФЛ с компенсации отпуска и зарплаты исчисляется в документе увольнения автоматически. Срок перечисления налога стандартный, но дата фактического получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день, поэтому важно, чтобы ведомость на выплату была датирована днём увольнения, иначе в отчёте 6-НДФЛ возникнут расхождения.

Исполнительные листы проверьте отдельно: при увольнении алиментоплательщика нужно удержать суммы за последний период и направить уведомление приставу или получателю. Программа удерживает алименты в документе увольнения автоматически, если исполнительный лист заведён в базе, но уведомление формируется вручную.

Отчётность: ЭФС-1 и сведения о трудовой деятельности

После проведения увольнения необходимо направить в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЭФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки → 1С-Отчётность»; кадровое событие «Увольнение» подтягивается из документа автоматически вместе с датой и основанием.

Если сотрудник вёл электронную трудовую книжку, сведения об увольнении в ЭФС-1 заменяют запись в бумажной книжке. Если сотрудник выбрал бумажную трудовую, запись вносится в книжку вручную по реквизитам приказа — программа в этом случае нужна только как источник формулировки и номера документа.

Дополнительно при увольнении сотруднику выдают справки: о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из раздела 3 РСВ и персонифицированных сведений, выписку из ЭФС-1. Все они формируются из карточки сотрудника через кнопку «Печать» или из раздела «Отчётность, справки → Справки сотрудникам».

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры → Кадровые документы». Он регистрирует прекращение договора и позволяет напечатать приказ, но полноценный расчёт компенсации в бухгалтерской конфигурации выполняется отдельным документом «Начисление зарплаты» с видом расчёта «Компенсация отпуска при увольнении».

Если в базе ведётся упрощённый кадровый учёт без полного расчёта зарплаты, суммы компенсации и среднего заработка придётся рассчитать вне программы и ввести вручную. Для организаций с регулярными увольнениями и сложными расчётами корректнее использовать ЗУП, а в бухгалтерию переносить только отражение в учёте.

Где оформлять увольнение

1С:ЗУП

Полный цикл: приказ, компенсация, средний заработок, ЭФС-1, справки. Подходит при штатном кадровом учёте

1С:Бухгалтерия

Приказ и базовый расчёт. Ограничение: нет полноценного кадрового учёта, часть справок формируется вручную

1С:КАМИН, отраслевые решения

Логика аналогична ЗУП, но названия документов и разделы могут отличаться — сверяйтесь с документацией конфигурации

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отменить ошибочно проведённое увольнение?

Да. Пометьте документ на удаление или распроведите его, если по нему ещё не созданы ведомости и отчёты. Если выплата уже прошла или ЭФС-1 отправлен, потребуется сторнирующий документ и корректирующий отчёт в СФР. После отмены проверьте, что сотрудник снова отображается как работающий.

Почему в документе не рассчиталась компенсация отпуска?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника нет остатка отпуска в регистрах программы: отпуска не вводились начальными остатками или документы отпусков не проведены. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» — если там ноль, а фактически дни есть, сначала исправьте остатки, затем пересчитайте увольнение.

Как оформить увольнение задним числом?

Технически документ можно создать любой датой, но если период уже закрыт (рассчитаны взносы, сдана отчётность), потребуется пересчёт налогов и корректирующие отчёты. Увольнение задним числом допустимо только при реальном документальном основании — фиктивная дата создаёт риски при проверке.

Нужно ли распечатывать приказ, если в компании электронный документооборот?

Нет, при использовании КЭДО приказ подписывается электронными подписями сторон, и бумажный экземпляр не обязателен. Условие — в организации должен быть принят локальный акт о применении электронного кадрового документооборота, а у сотрудника — возможность подписания документов.

Что делать, если в приказе не заполнился подписант?

Данные руководителя берутся из карточки организации: откройте «Настройка → Реквизиты организации → Подписи» и проверьте, что на дату приказа указан действующий руководитель. После исправления пересформируйте печатную форму — документ перепроводить не нужно.

Как уволить сотрудника, который находится в отпуске или на больничном?

По инициативе работодателя уволить в период отпуска или нетрудоспособности нельзя, по собственному желанию сотрудника — можно. В 1С документ создаётся обычным образом, но проверьте, что период отпуска или больничного корректно отражён, чтобы не было двойных начислений за одни дни.