Другое · 8 мин
Как в 1С сделать отчет по больничным листам
Как сформировать отчет по больничным листам в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: типовые отчеты, расшифровка начислений, настройка отборов и проверка данных.
Отчет по больничным листам в 1С нужен кадровикам и бухгалтерам в нескольких ситуациях: для контроля расходов на пособия, подготовки данных для СФР (Фонд пенсионного и социального страхования), анализа заболеваемости сотрудников и сверки начислений с расчетными листками. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия — набор инструментов отличается, но логика построения отчета везде похожа.
В типовых конфигурациях уже есть готовые отчеты, которые покрывают большинство задач: реестры пособий, расшифровки начислений, анализ отсутствий. Если типового варианта не хватает, отчет собирается через настройки варианта отчета или универсальный отчет по регистрам. Ниже разобраны оба подхода с конкретными действиями.
Какие данные о больничных хранятся в 1С и где они находятся
Каждый больничный лист в программе оформляется отдельным документом — «Больничный лист» (в ЗУП) или «Больничный лист» в разделе кадровых документов Бухгалтерии. Документ создает начисление по виду расчета «Больничный за счет работодателя» и «Больничный за счет ФСС», а также формирует отсутствие в табеле рабочего времени.
Именно поэтому отчет по больничным можно строить с разных сторон: по документам (список листков нетрудоспособности), по начислениям (суммы пособий), по отсутствиям (дни болезни в табеле). Прежде чем строить отчет, определите, какой срез нужен: кадровый (кто и когда болел) или финансовый (сколько начислено и за чей счет).
Типовые отчеты по больничным в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной набор отчетов находится в разделе «Отчетность, справки». Для анализа больничных используются несколько встроенных отчетов, каждый под свою задачу.
Отчет «Реестр пособий за счет ФСС» показывает список больничных листов с суммами пособий, оплачиваемых за счет фонда. Отчет «Отсутствия сотрудников» дает кадровый срез: периоды болезни по каждому сотруднику. «Анализ начислений и удержаний» позволяет отфильтровать начисления по видам расчета, связанным с больничными, и увидеть суммы в разрезе сотрудников и месяцев.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Реестр пособий за счет ФСС»
- 2Укажите период отчета и при необходимости организацию
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте список листков
- 4Для детализации откройте «Настройки» и добавьте отбор по сотруднику или подразделению
- 5Сохраните вариант отчета кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не настраивать заново
Если нужен отчет по суммам пособий за счет работодателя (первые дни болезни), используйте «Анализ начислений и удержаний»: в настройках добавьте отбор по виду начисления «Больничный за счет работодателя». Это удобно для расчета нагрузки на фонд оплаты труда.
Отчет по больничным в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия набор зарплатных отчетов скромнее, но базовые задачи решаются. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Здесь доступны «Анализ начислений и удержаний», «Расчетные листки» и свод начислений.
Чтобы выделить только больничные, откройте «Анализ начислений и удержаний», нажмите «Показать настройки» и на закладке «Отбор» добавьте условие: «Вид расчета» равно «Больничный». Сформированный отчет покажет суммы пособий по сотрудникам за выбранный период. Для кадрового среза по дням болезни используйте «Табель учета рабочего времени (Т-13)» — дни больничного отмечаются в нем кодом «Б».
Настройка отбора и сохранение варианта отчета
Практически все зарплатные отчеты в 1С построены на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко настраивать без программирования. Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает окно, где задаются отборы, группировки и выводимые поля.
Типовая настройка для отчета по больничным выглядит так: отбор по виду расчета (больничный за счет работодателя и за счет ФСС), группировка по сотрудникам и месяцам, вывод суммы начислено и количества оплаченных дней. После настройки сохраните вариант через «Сохранить вариант отчета» — он появится в списке отчетов под вашим названием, например «Больничные за месяц по подразделениям».
Универсальный отчет по регистрам как альтернатива
Если типовые отчеты не дают нужного среза, используйте «Универсальный отчет» (в Бухгалтерии — раздел «Отчеты», в ЗУП доступен через настройки или добавляется администратором). Он позволяет построить выборку напрямую по регистру накопления «Начисления и удержания по сотрудникам» или регистру расчета начислений.
В универсальном отчете выберите объект данных, укажите период, добавьте отбор по виду расчета и сгруппируйте по сотрудникам. Этот способ требует понимания структуры регистров, зато позволяет получить практически любую аналитику, включая данные, которые типовые отчеты не показывают.
Как выбрать способ построения отчета
Проверка корректности данных перед отчетом
Отчет показывает только то, что введено в базу. Перед формированием убедитесь, что все больничные листы за период проведены: откройте журнал документов «Больничные листы» и проверьте статусы. Непроведенный документ не попадет ни в один отчет.
Дополнительно сверьте итоги отчета с данными расчетных листков сотрудников и с оборотами по счетам расчетов с персоналом в бухгалтерском учете. Расхождения обычно означают, что часть больничных введена в другом периоде или документ создан, но не рассчитан.
Как проверить результат
Количество листков совпадает за выбранный период
В отчете меньше документов — есть непроведенные или введенные другой датой
Суммы совпадают с реестром для фонда
Есть расхождения — проверьте сторнирования и перерасчеты
Код «Б» стоит во все дни периода нетрудоспособности
Дни отсутствуют — документ не учтен в табеле или период указан неверно
Ограничения и частые вопросы
Типовые отчеты не всегда показывают номер электронного больничного или диагноз — эти данные есть в самом документе, но в аналитические отчеты выводятся не везде. Для такой детализации используйте журнал документов с настройкой колонок или доработанный отчет.
Если в организации ведется раздельный учет по нескольким обособленным подразделениям, проверяйте отбор по организации: пособия могут начисляться на разные юрлица, и сводный отчет без отбора даст смешанные данные.
Что важно запомнить
Отчет по больничным строится из типовых отчетов раздела «Отчетность, справки» (ЗУП) или «Отчеты по зарплате» (Бухгалтерия) с отбором по виду расчета. Перед формированием проверьте, что все больничные листы проведены, и сохраните настроенный вариант отчета для повторного использования.
В каком отчете 1С:ЗУП видны все больничные за период?
Используйте «Реестр пособий за счет ФСС» для списка листков с суммами или «Отсутствия сотрудников» для кадрового среза по дням болезни. Оба находятся в разделе «Отчетность, справки».
Почему больничный не попадает в отчет?
Чаще всего документ не проведен, не рассчитан или введен датой другого периода. Проверьте журнал «Больничные листы» и период начисления в самом документе.
Как выгрузить отчет по больничным в Excel?
Сформируйте отчет и нажмите «Сохранить» (иконка дискеты) или Файл → Сохранить как, выбрав формат «Лист Excel». Табличный документ сохранится с сохранением структуры строк и колонок.
Можно ли сделать отчет по больничным за счет работодателя отдельно?
Да. В «Анализе начислений и удержаний» добавьте отбор по виду расчета «Больничный за счет работодателя» — отчет покажет только суммы первых дней болезни, оплачиваемые организацией.
Как автоматически получать отчет каждый месяц?
Сохраните настроенный вариант отчета и при наличии прав настройте рассылку отчетов по расписанию (в ЗУП — механизм рассылки отчетов в разделе администрирования). Отчет будет формироваться и отправляться автоматически.
Что делать, если типового отчета не хватает?
Используйте универсальный отчет по регистрам начислений или обратитесь к специалисту по 1С для разработки внешнего отчета на системе компоновки данных — это не требует изменения конфигурации.