Другое · 11 мин
Как в 1С изменить оклад сотруднику: пошаговая инструкция
Как изменить оклад сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», индексация, проверка расчёта и типичные ошибки.
Изменение оклада сотрудника в 1С оформляется не редактированием карточки сотрудника напрямую, а специальным кадровым документом. Такой подход сохраняет историю изменений, корректно рассчитывает зарплату за переходный месяц и позволяет распечатать дополнительное соглашение к трудовому договору. Если просто поменять цифру в справочнике, программа либо проигнорирует изменение при расчёте, либо потеряет данные о прежнем окладе — и восстановить корректную историю будет сложно.
Конкретный документ зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП используют «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», в 1С:Бухгалтерии — «Кадровый перевод» из раздела «Зарплата и кадры». Ниже разобраны оба варианта, а также массовая индексация окладов и проверка результата.
Что подготовить перед изменением оклада
Перед оформлением документа убедитесь, что у вас есть основание для изменения: подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору или приказ руководителя. Дата в документе 1С должна совпадать с датой, с которой новый оклад вступает в силу по бумажным документам, иначе расхождения вылезут при проверке.
Проверьте права доступа: документы кадрового учёта доступны пользователям с ролями кадровика или расчётчика. Если документ не создаётся или не проводится, попросите администратора проверить настройку профилей групп доступа.
Также уточните, не завершён ли уже расчёт за текущий месяц. Если зарплата рассчитана и выплачена, изменение оклада задним числом потребует перерасчёта — это отдельная процедура, описанная ниже.
Изменение оклада в 1С:ЗУП через «Кадровый перевод»
Основной способ в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» — документ «Кадровый перевод». Он подходит, когда оклад меняется одному сотруднику, при этом само начисление (вид расчёта «Оплата по окладу») остаётся прежним, меняется только его размер.
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы») и создайте новый документ «Кадровый перевод». Заполните поля по шагам ниже.
- 1Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этого дня начнёт действовать новый оклад
- 2Установите флажок «Изменить начисления» — откроется таблица начислений сотрудника
- 3В строке «Оплата по окладу» в колонке с новым значением введите новый размер оклада
- 4Проверьте, что остальные начисления (надбавки, премии) не задеты, если меняется только оклад
- 5Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ и дополнительное соглашение по кнопке «Печать»
После проведения документа программа при расчёте зарплаты за переходный месяц автоматически разобьёт начисление: за дни до даты перевода — по старому окладу, после — по новому. Проверить это можно в документе «Начисление зарплаты и взносов», раскрыв детализацию по сотруднику.
Обратите внимание: если перевод оформлен с середины месяца, а в табеле стоят неявки, расчёт выполняется пропорционально отработанному времени по каждому из двух периодов. Это нормальное поведение, а не ошибка.
Изменение оклада через «Изменение оплаты труда» в ЗУП
Документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников») удобнее, когда меняется только состав или размер начислений без кадрового перемещения — без смены подразделения, должности или графика. Он также поддерживает список сотрудников, что удобно при точечном повышении окладов нескольким людям.
Создайте документ, добавьте сотрудника или список сотрудников, в табличной части укажите новый размер начисления «Оплата по окладу» и дату изменения. Документ формирует те же движения по регистрам плановых начислений, что и кадровый перевод, но не создаёт кадрового события.
Чем отличаются два документа
Если вместе с окладом меняется должность или подразделение — используйте только «Кадровый перевод», иначе кадровые данные разойдутся с расчётными. Если меняется исключительно сумма оплаты, подойдёт любой из документов, но «Изменение оплаты труда» проще и быстрее.
Сравнение вариантов
Подходит, когда вместе с окладом меняются должность, подразделение или график. Создаёт кадровое событие, печатает приказ о переводе.
Подходит, когда меняется только размер или состав начислений. Позволяет обработать список сотрудников одним документом.
Подходит для массового пропорционального повышения окладов на коэффициент по всей организации или подразделению.
Изменение оклада в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал проще, но принцип тот же. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ. Укажите сотрудника, дату перевода, установите признак изменения начислений и введите новый оклад в таблице начислений.
Если в вашей настройке программы ведётся только сводный учёт зарплаты (расчёт ведётся в ЗУП), изменения оклада делаются в ЗУП и затем синхронизируются в бухгалтерию. Не дублируйте документы в обеих программах — это приведёт к задвоению начислений при обмене.
Массовое изменение окладов: индексация
Когда оклады повышаются всем сотрудникам организации или подразделения на один коэффициент, заводить перевод на каждого человека долго и чревато ошибками. В ЗУП для этого есть документ «Изменение плановых начислений» с режимом индексации (в разных релизах — «Индексация заработка» или флажок «Учитывать как индексацию заработка»).
Создайте документ, укажите дату индексации и коэффициент (например, 1,07 при повышении на 7%). Программа заполнит список сотрудников по выбранному подразделению или всей организации и пересчитает оклады автоматически. Перед проведением откройте несколько строк и сверьте новые суммы с приказом об индексации.
Флажок «учитывать как индексацию» важен для расчёта среднего заработка: при индексации средний заработок для отпускных и командировок пересчитывается с учётом коэффициента. Если повышение оформить обычными переводами, этот механизм не сработает, и отпускные могут быть занижены.
Как проверить, что изменение сработало
После проведения документа откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» (или «Оплата труда») — там должна отображаться история: старый оклад до даты изменения и новый после. Если истории нет, документ не проведён или заполнен с ошибкой.
Затем создайте черновик «Начисление зарплаты и взносов» за месяц изменения и проверьте сумму по сотруднику. При изменении с первого числа месяца начисление должно равняться новому окладу при полностью отработанном времени. При изменении в середине месяца — сумме двух частей, рассчитанных пропорционально дням.
Как проверить результат
Видны две записи: старый оклад до даты изменения и новый после
Только одна запись или дата нового оклада не совпадает с приказом
Начисление разбито на две строки по периодам или равно новому окладу при изменении с 1-го числа
Начислен полный месяц по старому окладу — документ не учтён
Сумма соответствует новому окладу с учётом отработанного времени
Сумма не изменилась или задвоена
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — попытка исправить оклад прямым редактированием данных сотрудника или ручным вводом суммы в документе начисления зарплаты. Такое «исправление» действует только на один месяц, не отражается в кадровом учёте и ломает расчёт среднего заработка.
Вторая типичная проблема — неверная дата документа. Если поставить дату документа вместо даты начала действия нового оклада, расчёт за переходный месяц будет неверным. Всегда сверяйте поле «Дата перевода» (или «Дата изменения») с датой в дополнительном соглашении.
Изменение оклада задним числом и перерасчёт
Если дополнительное соглашение подписано позже даты, с которой действует новый оклад, документ всё равно оформляется с фактической датой изменения. Программа при следующем расчёте автоматически выполнит доначисление за прошлый период — в ЗУП для этого работает механизм доначислений и перерасчётов.
Если зарплата за прошлый месяц уже выплачена, разница будет доначислена в текущем расчётном месяце отдельной строкой. Проверьте, что НДФЛ и взносы с доначисления учтены корректно — они отразятся в периоде фактического начисления.
Если же оклад по ошибке был завышен и нужно уменьшить начисленное за прошлый период, используйте документ «Сторнирование начислений» или отмену перерасчёта — не редактируйте прошлые документы вручную, это нарушит последовательность расчёта.
Что важно запомнить
Оклад меняется только кадровым документом: «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» в ЗУП, «Кадровый перевод» в Бухгалтерии. Дата документа должна совпадать с датой дополнительного соглашения. Массовое повышение оформляйте индексацией. После проведения проверьте историю начислений и расчёт зарплаты за переходный месяц.
Частые вопросы
Можно ли просто исправить оклад в карточке сотрудника?
Нет. Карточка сотрудника отображает данные из кадровых документов, а не является их источником. Прямое редактирование либо недоступно, либо не повлияет на расчёт. Всегда создавайте «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда».
Оклад изменился с середины месяца — как программа посчитает зарплату?
Начисление разделится на две части: дни до даты изменения рассчитаются по старому окладу, дни после — по новому, каждая часть пропорционально отработанному времени. В документе «Начисление зарплаты и взносов» это видно при детализации строки сотрудника.
Нужно ли менять оклад, если сотруднику просто добавили надбавку?
Нет. Новая надбавка добавляется как отдельное начисление в том же «Кадровом переводе» или «Изменении оплаты труда» — строкой с новым видом расчёта. Сам оклад при этом не трогают.
Как повысить оклады всем сотрудникам на одинаковый процент?
Используйте документ индексации («Изменение плановых начислений» с коэффициентом) в ЗУП. Он обработает всех сотрудников организации или подразделения одним документом и обеспечит правильный расчёт среднего заработка.
Документ проведён, но зарплата считается по старому окладу. Что проверить?
Сначала сверьте дату изменения в документе — она должна попадать в расчётный месяц. Затем убедитесь, что документ проведён, а в таблице начислений заполнено новое значение именно по строке «Оплата по окладу». Если месяц уже был рассчитан, перезаполните и пересчитайте документ начисления зарплаты.
Можно ли отменить ошибочное изменение оклада?
Если зарплата по документу ещё не рассчитана — пометьте документ на удаление или распроведите его. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените перерасчёт или сторнируйте начисления, и только потом отменяйте кадровый документ, иначе нарушится последовательность расчёта.