Как в 1С сделать график работы сотрудников

График работы в 1С — это не просто справочная информация, а основа для расчёта зарплаты, табеля учёта рабочего времени, отпусков, больничных и сверхурочных. Если график настроен неправильно, программа будет неверно считать норму времени, оплату за ночные и праздничные часы, а табель придётся исправлять вручную каждый месяц.

В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Для каждого графика задаётся шаблон заполнения: пятидневка, сменный цикл вида «два через два», скользящий график или индивидуальное расписание. После настройки график привязывается к сотруднику через кадровый документ — приём на работу или кадровый перевод.

Ниже разобран полный цикл: от создания графика до проверки, что норма времени и табель заполняются корректно. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика аналогична и в других конфигурациях, где есть учёт рабочего времени.

Где в 1С хранятся графики работы и что нужно подготовить

В 1С:ЗУП 3.1 справочник графиков находится в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если раздел не виден, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт рабочего времени, а у пользователя есть права кадровика или расчётчика. В более старых конфигурациях (например, ЗУП 2.5) графики находятся в меню «Расчёт зарплаты» или «Кадровый учёт».

Перед созданием графика полезно определить: производственный календарь, от которого будет наследоваться норма; виды времени, которые используются (явка, ночные, вечерние часы); и тип графика — стандартный, сменный или гибкий. От этих решений зависит, какой шаблон заполнения выбрать.

Также убедитесь, что производственный календарь в программе заполнен и актуален: именно от него наследуются выходные и праздничные дни для стандартных графиков. Проверить это можно в разделе «Настройка» → «Производственные календари».

Создание стандартного графика: пятидневка и шестидневка

Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование — лучше информативное, например «Пятидневка 8 часов (офис)», чтобы потом не путать графики при массовом назначении. В поле «Производственный календарь» выберите календарь, от которого график унаследует праздники и переносы выходных.

В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели». В таблице расписания задайте для каждого дня недели часы работы: например, с понедельника по пятницу — 8 часов, суббота и воскресенье — выходные. Если применяется сокращённый предпраздничный день, программа учтёт это автоматически по производственному календарю.

Если в организации есть перерывы на обед, которые не входят в рабочее время, их можно указать в расписании через несколько интервалов рабочего времени в течение дня. Для большинства расчётов достаточно задать суммарную продолжительность дня в часах.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование и выберите производственный календарь
3. 3
   Установите способ заполнения «По дням недели»
4. 4
   Задайте часы работы для каждого дня недели
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте норму времени за месяц

Настройка сменного и скользящего графика

Для режимов вида «сутки через трое», «два через два» или гибкого графика используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». В этом случае вместо привязки к дням недели задаётся цикл: последовательность рабочих и выходных дней с указанием часов. Дата отсчёта цикла фиксируется в поле «Дата отсчёта» — от неё программа раскладывает цикл на календарь.

Например, для графика «два через два по 11 часов» цикл состоит из четырёх элементов: два рабочих дня по 11 часов и два выходных. Важно правильно указать дату отсчёта: если она не совпадёт с реальным началом цикла сотрудника, рабочие и выходные дни «съедут», и табель заполнится неверно.

Если смены включают ночные часы, добавьте в расписание соответствующий вид времени «Ночные часы» с указанием количества. Это нужно для автоматического расчёта доплаты за ночную работу. Вечерние часы задаются аналогично, если в организации предусмотрена такая доплата.

Несколько смен в одном подразделении

Когда сотрудники работают в две или три смены, для каждой смены создаётся отдельный график со своей датой отсчёта, чтобы смены чередовались без наложений. Наименования должны явно указывать номер смены: «Смена 1 (2/2)», «Смена 2 (2/2)». Это упрощает назначение и последующий анализ загрузки персонала.

Назначение графика сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно привязать к сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке условий труда. Для действующего сотрудника изменение графика оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»): в документе ставится отметка об изменении графика и выбирается новое значение с даты изменения.

Для массового перевода группы сотрудников на новый график используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет изменить график сразу нескольким сотрудникам одним документом. Это удобно при сезонной смене режима работы подразделения.

Временную замену графика на конкретный месяц (например, сотрудник временно выходит в другую смену) можно оформить документом «Изменение графика работы списком сотрудников» или индивидуальным графиком — в зависимости от настроек конфигурации. Индивидуальный график действует только в указанном месяце и не меняет постоянный график сотрудника.

Чем отличаются способы назначения

Приём на работу

График задаётся при трудоустройстве; подходит только для новых сотрудников

Кадровый перевод

Постоянная смена графика с конкретной даты; история сохраняется

Индивидуальный график

Временное отклонение на один месяц без смены основного графика

Кадровый перевод списком

Массовое изменение графика для группы сотрудников одним документом

Проверка настройки: норма времени и табель

После создания графика откройте его карточку и посмотрите норму времени за текущий месяц: для пятидневки она должна совпадать с нормой производственного календаря. Расхождение означает ошибку в расписании — например, лишний рабочий день или неверно указанные часы.

Затем проверьте заполнение табеля: документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отсутствия и табели») за месяц должен автоматически заполниться по графику сотрудника. Рабочие дни должны попасть в явку, выходные — остаться пустыми, ночные часы — выделиться отдельным видом времени.

Дополнительная проверка — расчёт зарплаты сотрудника с повременной оплатой: норма дней и часов в документе «Начисление зарплаты и взносов» должна соответствовать графику. Если сотрудник отработал неполный месяц, программа пересчитает оклад пропорционально норме из его графика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма времени в карточке графика

Норма

Совпадает с производственным календарём (для стандартных графиков)

Тревожный признак

Норма больше или меньше — ошибка в расписании

Табель за месяц

Норма

Явки и выходные соответствуют реальному режиму

Тревожный признак

Рабочие дни смещены — неверная дата отсчёта цикла

Расчёт зарплаты

Норма

Норма дней/часов подтянулась из графика

Тревожный признак

Норма нулевая или из другого графика — сотруднику не назначен график

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — сотруднику вообще не назначен график. В этом случае программа либо не считает норму времени, либо подставляет значение по умолчанию, и расчёт оклада искажается. Второй типовой случай — неверная дата отсчёта в сменном графике: цикл раскладывается со сдвигом, и табель показывает рабочие дни в фактические выходные сотрудника.

Ещё одна проблема — редактирование графика «задним числом» после расчёта зарплаты. Норма времени пересчитывается для всех сотрудников на этом графике, начисления «плывут», и приходится пересчитывать закрытые периоды. Правильный подход — создать новый график и перевести сотрудников с даты изменения.

Учтите ограничение: если сотрудник работает по суммированному учёту рабочего времени, одного графика недостаточно — нужно дополнительно настроить учётный период и контролировать переработки отдельно. Также график не заменяет документы отклонений: отпуска, больничные и командировки оформляются своими документами, которые при расчёте вытесняют время по графику.

FAQ: частые вопросы о графиках работы в 1С

Как сделать график «сутки через трое» в 1С:ЗУП?

Создайте график со способом заполнения «По циклам произвольной длины». Задайте цикл из четырёх элементов: один рабочий день с нужным количеством часов (с выделением ночных, если смена их включает) и три выходных. Укажите дату отсчёта, совпадающую с реальным началом цикла сотрудника, и проверьте раскладку по табелю.

Можно ли одному сотруднику назначить два графика одновременно?

Нет, в один период действует только один график. Если режим меняется, оформите кадровый перевод с новой даты. Для временного отклонения на один месяц используйте индивидуальный график — он не меняет постоянный режим сотрудника.

Почему табель заполняется не по графику сотрудника?

Чаще всего причины три: график не назначен сотруднику кадровым документом, неверно указана дата отсчёта цикла в сменном графике, либо в месяце есть документы отклонений (отпуск, больничный), которые вытесняют время по графику. Проверьте карточку сотрудника и журнал кадровых документов.

Как изменить график группе сотрудников сразу?

Используйте документ «Кадровый перевод списком» из раздела «Кадры». Добавьте нужных сотрудников, установите отметку изменения графика и укажите новое значение с даты вступления в силу. Программа оформит перевод для всех сотрудников одним документом.

Что делать, если график нужно изменить с середины месяца?

Оформите кадровый перевод с даты изменения — программа разобьёт норму времени: до даты перевода посчитает по старому графику, после — по новому. Не редактируйте старый график, иначе пересчитаются уже начисленные периоды.

Нужно ли заполнять производственный календарь для сменных графиков?

Да. Сменный график не наследует выходные из календаря напрямую, но календарь используется для определения праздничных дней при расчёте доплат и для стандартных графиков других сотрудников. Незаполненный календарь приводит к ошибкам в расчётах по всей организации.