Другое · 10 мин
Как в 1С сделать аванс по зарплате
Как в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии начислить и выплатить аванс по зарплате: настройка, документы, ведомости, удержание НДФЛ, проверка и типичные ошибки.
Аванс по зарплате в 1С оформляют двумя способами: фиксированной суммой или расчётом за фактически отработанное время в первой половине месяца. В «1С:Зарплате и управление персоналом» (ЗУП) для этого есть специальные документы «Начисление за первую половину месяца» и ведомости на выплату, в «1С:Бухгалтерии» аванс обычно выплачивают без полноценного расчёта — через ведомость на выплату зарплаты с типом «Аванс».
Выбор способа зависит от того, как прописан аванс в локальных нормативных документах компании: положении об оплате труда, трудовых или коллективном договоре. Если там указан процент от оклада или фиксированная сумма — используют выплату без расчёта. Если «за фактически отработанное время» — программа должна рассчитать аванс по табелю.
Ниже разобраны оба сценария для ЗУП и для бухгалтерской конфигурации, настройка суммы аванса, выплата через банк и кассу, а также удержание НДФЛ и проверка результата.
Какой способ выплаты аванса выбрать
По Трудовому кодексу зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты устанавливает работодатель. Сумму за первую половину месяца компания определяет сама: фиксированной величиной, процентом от оклада или расчётом по фактически отработанному времени. От этого решения зависит, какие документы понадобятся в программе.
Расчёт за отработанное время точнее: при приёме или увольнении сотрудника в середине месяца, при отпусках и больничных сумма автоматически корректируется. Фиксированный аванс проще в учёте, но рискованнее: если сотрудник в первой половине месяца не работал, выплаченный аванс превратится в переплату, которую придётся удерживать или возвращать.
Сравнение способов выплаты аванса
Подходит при нестабильной загрузке, приёмах и увольнениях в течение месяца. Требует документа начисления и корректного табеля.
Проще и быстрее: достаточно ведомости. Риск переплаты при отсутствиях сотрудника, сумму нужно контролировать вручную.
Для небольших компаний, где расчёт ведётся в ЗУП или упрощённо. НДФЛ фиксируется при выплате.
Настройка дат и суммы аванса в 1С:ЗУП
Даты выплаты задаются в настройках организации: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Там указывают дату аванса и дату окончательного расчёта, например 20-е и 5-е число. Эти даты программа подставляет в ведомости автоматически.
Размер аванса по умолчанию задаётся там же: вариант «Расчёт за первую половину месяца» или «Фиксированной суммой / процентом от тарифа». Если для отдельных сотрудников сумма отличается, её переопределяют кадровым документом «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» → «Изменения аванса» или через журнал кадровых документов). Без этого документа программа будет использовать общую настройку организации.
Аванс расчётом: документ «Начисление за первую половину месяца»
Откройте раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления и организацию; по кнопке «Заполнить» программа подберёт всех сотрудников, отработавших хотя бы один день в первой половине месяца, и рассчитает сумму по их плановым начислениям и табелю.
Проверьте вкладку с НДФЛ и удержаниями: при расчётном авансе программа может исчислить налог сразу, чтобы при выплате удержать его. Это соответствует текущему порядку, при котором НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода. Если в вашей учётной политике аванс платится без расчёта налога, убедитесь, что настройки отражают выбранный порядок.
- 1Проверьте, что табель за первую половину месяца актуален: внесены отпуска, больничные, командировки
- 2Создайте «Начисление за первую половину месяца» и заполните его кнопкой «Заполнить»
- 3Проверьте суммы, НДФЛ и удержания по спорным сотрудникам через расшифровку в строке
- 4Проведите документ и создайте ведомость на выплату с видом «Аванс»
- 5Оплатите ведомость и проверьте, что она получила статус «Выплачено»
Фиксированный аванс: выплата без документа начисления
Если аванс платится фиксированной суммой, документ начисления не нужен. Сразу создайте ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу», «через раздатчика»). В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет сотрудников и суммы аванса из настроек.
При необходимости сумму по конкретному сотруднику редактируют вручную прямо в табличной части. Учтите: ручная правка действует только в этой ведомости и не меняет настройку аванса на будущее. Для постоянного изменения используйте документ «Изменение аванса».
Аванс в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» нет полноценного расчёта первой половины месяца, поэтому аванс оформляют документом «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты»). В поле «Выплатить» выберите «Аванс», укажите месяц, способ выплаты (через банк или кассу) и заполните список сотрудников.
Суммы вводят вручную или заполняют автоматически — в зависимости от версии программы доступно заполнение по проценту от оклада. При проведении ведомости формируются проводки по выплате (дебет 70 — кредит 51 или 50), а НДФЛ фиксируется удержанным на дату выплаты: дебет 70 — кредит 68.01.
Если зарплатный учёт ведётся в ЗУП, а в бухгалтерию данные переносятся синхронизацией, ведомости в 1С:Бухгалтерии создавать не нужно — они придут из ЗУП вместе с отражением в учёте. Дублирование документов в обеих программах приведёт к задвоению проводок.
Выплата через банк и кассу
Для перечисления на карты создайте «Ведомость в банк» и укажите зарплатный проект. После проведения сформируйте реестр для банка: кнопка «Выгрузить» или обмен с банком, если он настроен. Когда банк подтвердит зачисление, загрузите подтверждение — ведомость получит статус «Выплачено», и только тогда выплата считается завершённой в учёте.
При выплате наличными используйте «Ведомость в кассу». После фактической выдачи денег на её основании создают расходный кассовый ордер. Невыданные суммы по истечении срока выплаты депонируют — в ЗУП для этого есть механизм депонирования, который закрывает задолженность по невыплаченным строкам.
Проверка результата и типичные ошибки
После выплаты сверьте данные: отчёт «Расчётный листок» по сотруднику должен показывать выплаченный аванс, а оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — уменьшение задолженности на сумму выплаты. В ЗУП удобен отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам», где видны начисления, удержания и выплаты за период.
Частые проблемы: ведомость не заполняется (не задан способ выплаты аванса или не указан зарплатный проект у сотрудника), сумма аванса нулевая (сотрудник не отработал ни дня или нет планового начисления), НДФЛ не удерживается (не заполнен доход или нарушена последовательность документов). Большинство таких ситуаций решается проверкой настроек сотрудника и дат документов.
Как проверить результат
Ведомость проведена и имеет отметку «Выплачено»
Ведомость проведена, но оплата не подтверждена
В разделе «Выплачено» видна сумма аванса с правильной датой
Выплата отсутствует или дата не совпадает с реальной
Задолженность уменьшилась на сумму выплаченного аванса
Сальдо не изменилось или увеличилось
Налог удержан на дату выплаты и виден в регистрах
Удержанный НДФЛ отсутствует при наличии выплаты
Частые вопросы
Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем сразу?
Да. Создайте ведомость с видом «Аванс» и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» — добавьте нужного сотрудника вручную. Это удобно при приёме нового работника в середине периода или при досрочной выплате по заявлению.
Как изменить сумму аванса только для одного сотрудника?
Оформите документ «Изменение аванса» (в ЗУП: раздел «Зарплата» → журнал «Изменения аванса»), укажите сотрудника, новую сумму или процент и дату, с которой изменение действует. Разовая правка прямо в ведомости не сохранится на следующие месяцы.
Удерживается ли НДФЛ с аванса?
По действующему порядку датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой выплате, включая аванс. В ЗУП при расчётном авансе налог считается в документе начисления, при фиксированном — в ведомости на выплату.
Почему ведомость на аванс не заполняется сотрудниками?
Проверьте три вещи: задан ли способ выплаты аванса в настройках организации, указан ли у сотрудников зарплатный проект или способ выплаты в карточке, и есть ли у сотрудников плановые начисления в выбранном месяце. Чаще всего причина — незаполненный зарплатный проект у новых сотрудников.
Что делать, если аванс выплачен больше положенного?
Переплату удерживают из следующих выплат сотрудника. В ЗУП излишне выплаченная сумма автоматически учтётся при окончательном расчёте за месяц — программа уменьшит сумму к выплате. Если сотрудник увольняется, переплата отражается при окончательном расчёте; удержание сверх установленных законом ограничений требует согласия работника.
Нужен ли документ начисления аванса в 1С:Бухгалтерии?
Нет. В бухгалтерской конфигурации аванс оформляется только ведомостью на выплату с типом «Аванс», начисление зарплаты делается один раз — по итогам месяца документом «Начисление зарплаты». Проводки по выплате аванса формируются при проведении ведомости.
Что важно запомнить
Способ аванса в 1С должен совпадать с положением об оплате труда: расчёт за отработанное время — через «Начисление за первую половину месяца», фиксированный — напрямую ведомостью с видом «Аванс». Перед выплатой проверьте табель и настройки сотрудников, после — статус ведомости, расчётный листок и удержанный НДФЛ.