Другое · 11 мин
Как в 1С начислять аванс и зарплату с 2023 года: НДФЛ с аванса и порядок выплат
Пошаговая инструкция по начислению аванса и зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии с 2023 года: удержание НДФЛ с аванса, ведомости, отчетность 6-НДФЛ.
С 1 января 2023 года изменился порядок исчисления НДФЛ: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда стал день выплаты, а не последний день месяца. Из-за этого налог теперь удерживается и с аванса (зарплаты за первую половину месяца), а не только при окончательном расчете. В программах 1С это отразилось в документах начисления, ведомостях на выплату и отчете 6-НДФЛ.
В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механизм реализован через документ «Начисление за первую половину месяца» и ведомости, в которых автоматически рассчитывается НДФЛ к удержанию. Если конфигурация давно не обновлялась, старые релизы могут считать налог по-старому — это прямой путь к ошибкам в отчетности и штрафам.
Ниже разобран практический порядок работы: настройка, начисление аванса, удержание НДФЛ, окончательный расчет и контроль результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, для 1С:Бухгалтерии логика аналогична, отличаются названия документов.
Что изменилось в расчете зарплаты с 2023 года
Главное изменение — дата получения дохода по зарплате теперь совпадает с днем выплаты денег сотруднику. Раньше доход признавался последним днем месяца, и НДФЛ с аванса не удерживался вовсе: налог считался один раз при окончательном расчете.
Теперь каждая выплата — и аванс, и зарплата — является отдельным событием для НДФЛ. Налоговая база считается нарастающим итогом с начала года, а налог удерживается при каждой выплате. Срок перечисления НДФЛ в бюджет тоже единый: до 28-го числа за период удержания с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего.
Практическое следствие: аванс больше нельзя выплачивать «чистой» суммой без расчета налога. Если в ведомости на аванс НДФЛ не рассчитан, в 6-НДФЛ возникнут расхождения, а у сотрудника при окончательном расчете может не хватить суммы к выплате для полного удержания налога.
Подготовка: настройки учетной политики и графика выплат
Перед началом работы проверьте, что релиз конфигурации поддерживает правила 2023 года. В 1С:ЗУП 3.1 нужные изменения появились в релизах линии 3.1.24 и выше; более старые версии обновите до актуальных, иначе корректный расчет невозможен.
В разделе «Настройка — Реквизиты организации — Учетная политика» укажите дату выплаты зарплаты и дату аванса. Эти даты используются в документах по умолчанию и влияют на определение периода удержания НДФЛ. Типичная схема: аванс — до 30-го числа текущего месяца, зарплата — до 15-го числа следующего.
Проверьте также настройку способа расчета аванса. В 1С доступны варианты: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчетом за фактически отработанное время первой половины месяца. С точки зрения контролирующих органов безопаснее расчет за фактически отработанное время — он исключает ситуацию, когда аванс превышает реальный заработок.
Способы расчета аванса
Аванс пропорционален отработанному времени. Рекомендуемый вариант: нет переплат и проблем с НДФЛ, но требует актуальных табелей.
Просто в настройке, но в коротких месяцах или при отсутствиях возможна переплата и невозможность удержать НДФЛ.
Максимально просто, но не учитывает фактическую работу сотрудника. Подходит только при стабильных графиках.
Как начислить аванс за первую половину месяца
Аванс оформляется документом «Зарплата и кадры — Все начисления — Начисление за первую половину месяца» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры — Начисление зарплаты» с видом операции «Аванс»). Укажите месяц начисления и дату — документ заполнится списком сотрудников с рассчитанными суммами.
При способе «расчет за первую половину месяца» программа берет данные об отработанном времени с 1-го по 15-е число. Если сотрудник был в отпуске или на больничном, сумма аванса уменьшится автоматически — при условии, что документы отсутствий введены до расчета.
Проверьте состав начислений в документе: в аванс должны входить оклад и постоянные доплаты (например, за совмещение), но не премии и иные выплаты, которые считаются по итогам месяца. Лишние начисления в авансе усложняют окончательный расчет.
- 1Убедитесь, что все отсутствия и кадровые изменения за 1–15 число введены в программу.
- 2Создайте документ «Начисление за первую половину месяца», укажите месяц и заполните по кнопке «Заполнить».
- 3Проверьте суммы по сотрудникам: сверьте отработанное время с табелем.
- 4Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с датой фактической выплаты.
- 5Проверьте, что в ведомости рассчитан НДФЛ к удержанию, и сумма «к выплате» уменьшена на налог.
Удержание НДФЛ с аванса в ведомости на выплату
НДФЛ с аванса рассчитывается не в документе начисления, а в ведомости на выплату — «Ведомость в банк», «Ведомость на счета» или «Ведомость через кассу». Дата ведомости должна совпадать с фактической датой выплаты, потому что именно она определяет дату получения дохода и период удержания налога.
При заполнении ведомости программа подтягивает суммы аванса и рассчитывает НДФЛ нарастающим итогом с начала года с учетом вычетов. Колонка «НДФЛ» должна быть заполнена; колонка «К выплате» — равна начисленному авансу минус налог. Если НДФЛ равен нулю без видимой причины — проверьте, не применились ли вычеты повторно.
Стандартные вычеты на детей по правилам 2023 года предоставляются при первой выплате месяца, то есть обычно с аванса. Если вычет «съел» весь налог с аванса, при расчете зарплаты НДФЛ будет больше — это нормально, а не ошибка.
Окончательный расчет: начисление зарплаты и зачет аванса
В конце месяца создайте документ «Начисление зарплаты и взносов». Он рассчитывает все начисления за полный месяц, страховые взносы и НДФЛ за месяц целиком. Сумма аванса здесь отдельно не вычитается — программа учитывает его как уже выплаченное при формировании итоговой ведомости.
При заполнении ведомости на выплату зарплаты программа определяет долг на конец месяца: начислено за месяц минус выплаченный аванс. НДФЛ к удержанию рассчитывается как разница между налогом за месяц и налогом, уже удержанным с аванса. Проверьте эту арифметику по нескольким сотрудникам вручную — это лучший способ убедиться в корректности настроек.
Если аванс оказался больше итоговой суммы к выплате (например, сотрудник болел всю вторую половину месяца), в ведомости появится отрицательная или нулевая сумма. Не проводите такую выплату «в ноль» без разбора: возможно, образовалась излишне выплаченная сумма, которую нужно отразить как долг за сотрудником.
Как проверить результат
Колонка НДФЛ заполнена, «к выплате» = аванс минус налог
НДФЛ = 0 у всех сотрудников без вычетов
К выплате = начислено за месяц − аванс − НДФЛ за месяц + НДФЛ с аванса
Программа предлагает выплатить полную сумму без зачета аванса
Видны начисление, аванс, НДФЛ и итог к выплате без долгов
Непонятные долги за организацией или сотрудником
Аванс и зарплата отражены по датам фактических выплат
Весь доход сгруппирован последним днем месяца
Отражение в 6-НДФЛ и уплата налога
В расчете 6-НДФЛ аванс и зарплата теперь показываются по фактическим датам выплаты. В разделе 1 сумма удержанного налога распределяется по срокам перечисления, в разделе 2 — по датам получения дохода и удержания. Аванс, выплаченный, например, 25-го числа, и зарплата, выплаченная 10-го числа следующего месяца, попадут в разные строки.
Особая ситуация — зарплата за декабрь, выплаченная в начале января: доход и удержание относятся к январю, а не к декабрю. Раньше действовало обратное правило, и по инерции здесь допускают больше всего ошибок.
Уплата НДФЛ производится в составе единого налогового платежа. Уведомление об исчисленных суммах подается до 25-го числа, уплата — до 28-го. В 1С уведомление формируется из раздела отчетности на основании удержанного налога за соответствующий период.
Особые ситуации: отпуск, увольнение, новые сотрудники
Сотрудник уходит в отпуск во второй половине месяца
Отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, и с них тоже удерживается НДФЛ в момент выплаты. Если отпуск оформлен до расчета аванса, программа автоматически уменьшит аванс на время отсутствия. Если отпуск введен после выплаты аванса — при окончательном расчете возникнет переплата, которую нужно аккуратно отразить.
Увольнение в середине месяца
При увольнении окончательный расчет выплачивается в день увольнения, и НДФЛ удерживается в этот же день. Документ «Увольнение» в 1С:ЗУП сам рассчитывает компенсацию отпуска и налог. Если сотрудник уже получил аванс, программа зачтет его при расчете.
Новый сотрудник принят не с начала месяца
Для сотрудника, принятого после 15-го числа, аванс обычно не начисляется — в документе «Начисление за первую половину месяца» он либо не появится, либо получит сумму пропорционально отработанным дням. Проверьте это вручную: выплата аванса за время до приема на работу — частая ошибка при массовом заполнении.
Перед первой выплатой по новым правилам сделайте тестовый прогон на копии базы: начислите аванс и зарплату за один месяц, сформируйте расчетные листки и сверку НДФЛ. Так вы увидите ошибки настройки до того, как они попадут в реальную отчетность.
Что важно запомнить
С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате — и с аванса, и с зарплаты. В 1С аванс оформляется документом «Начисление за первую половину месяца», налог считается в ведомости на выплату, дата ведомости должна совпадать с фактической выплатой. Контролируйте результат через расчетные листки и отчеты по НДФЛ.
Частые вопросы
Нужно ли платить НДФЛ с аванса, если сотруднику предоставляется вычет на детей?
Да, но вычет применяется при первой выплате месяца, то есть обычно с аванса. Если вычет полностью покрывает налоговую базу аванса, НДФЛ с аванса будет нулевым, а весь налог удержится при выплате зарплаты. Повторно применять вычет со второй выплаты нельзя.
Что делать, если аванс выплатили без удержания НДФЛ по ошибке?
Удержите недостающий налог при ближайшей следующей выплате этому же сотруднику — закон позволяет удержать налог при фактической выплате дохода. Отразите корректные суммы в 6-НДФЛ за период удержания и заплатите налог в срок, чтобы избежать пеней.
Можно ли выплачивать аванс фиксированной суммой 40% от оклада?
Формально можно, но с осторожностью. Если сотрудник не отработал первую половину месяца полностью, возникнет переплата, которую сложно вернуть. Безопаснее вариант «расчет за первую половину месяца» — он автоматически учитывает отсутствия.
Почему в ведомости на зарплату НДФЛ меньше, чем за месяц в целом?
Это нормально: часть налога уже удержана при выплате аванса. В ведомости на зарплату показывается только остаток НДФЛ к удержанию. Сумма налога с аванса и с зарплаты вместе должна равняться НДФЛ за месяц.
Как отразить в 6-НДФЛ зарплату за декабрь, выплаченную в январе?
По правилам, действующим с 2023 года, доход считается полученным в день выплаты. Значит, декабрьская зарплата, выплаченная в январе, отражается в расчете 6-НДФЛ за первый квартал, а не за прошлый год.
Обязательно ли обновлять 1С для расчета зарплаты по новым правилам?
Да. Релизы, вышедшие до 2023 года, рассчитывают НДФЛ по старой схеме — с датой дохода на последний день месяца. Работа на такой версии приведет к систематическим ошибкам в учете и отчетности, поэтому обновление обязательно.