Как в 1С рассчитывается среднесписочная численность

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: его запрашивают налоговая инспекция, статистика, фонды и контрагенты при проверках. В 1С:Зарплата и управление персоналом (и в ERP с кадровым блоком) показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов и графиков работы сотрудников, но результат напрямую зависит от полноты и корректности исходных данных.

Ошибка в расчёте чаще всего означает не сбой программы, а незакрытые кадровые события: неуволенные сотрудники, неправильно заполненные ставки, отсутствие графиков работы. Поэтому важно понимать, как именно 1С собирает данные, и уметь проверить результат вручную.

Ниже разобрано, по какой формуле программа считает ССЧ, какие отчёты использовать в разных конфигурациях, какие настройки влияют на расчёт и как найти расхождения, если цифра не совпадает с ожиданиями.

Какая формула заложена в расчёт

1С рассчитывает среднесписочную численность по методике Росстата (указания по заполнению формы П-4). Базовая формула: ССЧ за месяц = сумма списочной численности за каждый календарный день месяца / количество календарных дней. Выходные и праздничные дни принимаются по численности предшествующего рабочего дня.

ССЧ за квартал, полугодие или год — это сумма помесячных значений, делённая на количество месяцев в периоде. Если организация работала неполный год (например, создана в марте), делить нужно всё равно на 12, а не на число отработанных месяцев — это частая причина расхождений при ручной проверке.

Сотрудники с неполным рабочим временем, для которых это установлено по соглашению (а не в силу закона), учитываются пропорционально отработанному времени. Работники, которым сокращённое время положено по закону (несовершеннолетние, вредные условия труда), входят в расчёт как целые единицы.

Кто включается и кто исключается из расчёта

В списочную численность 1С включает сотрудников, с которыми заключён трудовой договор, — включая находящихся на больничном, в командировке, в ежегодном отпуске и отпуске без сохранения зарплаты (при соблюдении условий методики). Внешние совместители и лица по договорам ГПХ в ССЧ не входят — они учитываются отдельными показателями.

Из расчёта исключаются: сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком, работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты (при определённых условиях), а также сотрудники, принятые по совместительству из других организаций. В ЗУП эти категории определяются автоматически по виду отсутствия, зарегистрированному кадровым документом.

Важный нюанс: внутренние совместители учитываются в ССЧ один раз — по основному месту работы. Если в программе совместительство оформлено как отдельный сотрудник с отдельным приёмом, проверьте, что вид занятости указан корректно, иначе человек посчитается дважды.

Где в 1С:ЗУП посмотреть готовый расчёт

Основной инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» (в некоторых релизах — «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты»). В настройках отчёта выберите вариант «Среднесписочная численность» или добавьте соответствующий показатель через кнопку «Настройки».

Для сдачи сведений в налоговую используйте регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» либо расчёт по страховым взносам, где ССЧ выводится на титульном листе: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Программа заполнит показатель автоматически по данным информационной базы.

Дополнительно полезны отчёты «Списочный состав организации» и «Штатные сотрудники» — они показывают численность на конкретную дату и помогают сверить, кого программа учитывает в списках, прежде чем разбираться со средним значением.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров»
2. 2
   Установите период отчёта (месяц, квартал или год)
3. 3
   В настройках отчёта включите показатель «Среднесписочная численность»
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте итоговое значение
5. 5
   При сомнениях расшифруйте показатель до списка сотрудников через детализацию
6. 6
   Сверьте результат со списочным составом на начало и конец периода

От чего зависит точность расчёта

Ключевое условие — все кадровые события должны быть проведены документами: приёмы, увольнения, кадровые переводы, отпуска по уходу за ребёнком. Если увольнение оформлено «задним числом» после формирования отчёта, пересчитайте отчёт — данные берутся из проведённых документов на момент формирования.

Второй фактор — графики работы сотрудников. Для работников с неполным рабочим временем программа определяет пропорцию отработанного времени по графику. Если график не заполнен или назначен некорректно (например, сотруднику на 0,5 ставки оставлен полный график), расчёт пропорциональной численности будет неверным.

Третий фактор — подразделения и организации. В базе с несколькими организациями ССЧ считается отдельно по каждой: убедитесь, что в настройках отчёта выбрана нужная организация, иначе получите сводную цифру, которую нельзя сдавать в отчётности.

Расчёт в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 прямого отчёта по среднесписочной численности в базовых поставках может не быть — показатель подставляется в регламентированную отчётность на основании данных о сотрудниках. Если кадровый учёт в БП ведётся укрупнённо, ССЧ часто считают вручную или в ЗУП, а в бухгалтерскую программу переносят итоговое значение.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации кадровый блок повторяет механику ЗУП: те же документы, те же отчёты. Путь к отчёту может отличаться названием раздела («Зарплата и кадры»), но логика расчёта идентична.

Где считать ССЧ

1С:ЗУП

Полноценный автоматический расчёт по методике Росстата, расшифровка до сотрудников. Оптимально, если кадровый учёт ведётся в программе

1С:Бухгалтерия

Показатель подставляется в отчётность, но детальных кадровых инструментов меньше. Подходит при небольшом штате и простом учёте

Ручной расчёт

Приемлем как проверка: списочная численность по дням делится на календарные дни. Трудоёмко при штате больше нескольких десятков человек

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — «висячие» сотрудники: человек фактически уволился, но документ увольнения не проведён. Такой сотрудник продолжает попадать в списочную численность и завышает ССЧ. Проверяется отчётом «Списочный состав» с фильтром по дате увольнения.

Вторая ошибка — дубли физических лиц. Если при приёме завели нового сотрудника вместо поиска существующего, один человек может учитываться дважды. Используйте обработку поиска дублей (Администрирование → Обслуживание → поиск дублей, в ЗУП — механизмы контроля в карточке физлица).

Третья группа ошибок — неправильное оформление неполного времени и отсутствий. Отпуск по уходу за ребёнком, оформленный как «прогул» или не оформленный вовсе, исключает сотрудницу из расчёта некорректно или, наоборот, оставляет её в численности. Всегда оформляйте отсутствия профильными документами.

Как проверить результат вручную

Возьмите списочную численность на каждый день месяца: начните с численности на 1-е число и корректируйте её на приёмы и увольнения по датам. Сложите значения за все дни и разделите на число календарных дней. Для стабильного штата без движений ССЧ равна списочной численности — это быстрый тест адекватности.

Проверочный пример: в январе (31 день) с 1 по 15 число работало 20 человек, с 16-го принят ещё один. ССЧ = (20 × 15 + 21 × 16) / 31 = (300 + 336) / 31 ≈ 20,5. Если программа показывает заметно иное значение, ищите сотрудника с некорректными датами приёма или увольнения.

Для точечной проверки используйте расшифровку отчёта: двойной щелчок по показателю или настройка группировки «по сотрудникам» покажет, какой вклад внёс каждый работник. Сотрудник с дробным значением, который работал полный месяц на полной ставке, — сигнал проверить его график и вид занятости.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ при стабильном штате

Норма

Равна списочной численности на любую дату

Тревожный признак

Отличается без приёмов и увольнений в периоде

Сотрудник на полной ставке весь месяц

Норма

Вклад в ССЧ равен 1

Тревожный признак

Дробное значение — проверьте график и вид занятости

Уволенный в прошлом месяце

Норма

В текущем периоде не учитывается

Тревожный признак

Попадает в расчёт — документ увольнения не проведён

ССЧ за год

Норма

Сумма помесячных ССЧ / 12

Тревожный признак

Деление на число отработанных месяцев

Частые вопросы

Почему ССЧ в 1С получается дробным числом?

Это нормально: показатель считается как среднее арифметическое, поэтому результат почти всегда дробный. В отчётности правила округления зависят от формы: чаще округляют до целых по арифметическим правилам, но сверьтесь с указаниями к конкретной форме — программа в регламентированных отчётах округляет автоматически.

Учитываются ли в ССЧ сотрудники на больничном?

Да. Работники, отсутствующие по временной нетрудоспособности, входят в списочную численность за все дни болезни, пока действует трудовой договор. Исключаются только отдельные категории длительных отсутствий, прежде всего отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Как посчитать ССЧ, если организация создана в середине года?

Помесячные значения считаются обычным способом начиная с месяца создания, а годовая ССЧ определяется как сумма помесячных значений, делённая на 12, а не на количество месяцев работы. Тот же принцип действует для квартала — деление на 3 месяца.

Входят ли работники по договорам ГПХ в среднесписочную численность?

Нет, лица, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера, в ССЧ не включаются. Для статистики они могут учитываться отдельным показателем — средней численностью по ГПХ. В 1С:ЗУП эти категории разведены по типу договора, проверьте корректность оформления.

Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Последовательно проверьте: выбран ли правильный период и организация в настройках отчёта; проведены ли документы приёма на работу; не сброшен ли вариант отчёта на настройки без показателя ССЧ. Также убедитесь, что в базе ведётся учёт именно в той организации, по которой строится отчёт.

Нужно ли пересчитывать ССЧ после проведения документов задним числом?

Да. Отчёт берёт данные из проведённых документов на момент формирования, поэтому после ретроспективных приёмов, увольнений или исправлений отчёт нужно сформировать заново. Если сведения уже сданы и значение изменилось, подайте уточнённый расчёт или корректирующие сведения.