Как в 1С рассчитать работу в выходной день

Работа в выходной день в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни». Документ фиксирует факт привлечения сотрудника к работе в его законный выходной, регистрирует отработанные часы и формирует начисление по двойной ставке либо отработанное время с предоставлением другого дня отдыха (отгула) — по выбору сотрудника.

Корректность расчета зависит от трех вещей: правильно заполненного графика работы сотрудника, выбранного способа компенсации и настройки вида начисления. Если хотя бы один из этих элементов настроен неверно, программа посчитает оплату неправильно или вообще не включит ее в расчет за месяц. Ниже разобран полный цикл — от оформления документа до проверки результата в расчетном листке.

Какие нормы регулируют оплату работы в выходной день

По правилам трудового законодательства работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Сдельщикам — по двойным сдельным расценкам, работникам на окладе — не менее одинарной дневной или часовой части оклада сверх оклада, если работа выполнялась сверх месячной нормы времени.

По желанию сотрудника вместо повышенной оплаты ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Этот выбор сотрудник должен подтвердить письменно, и именно его нужно отразить в документе 1С.

Важно понимать: привлечение к работе в выходной требует согласия сотрудника и приказа работодателя. В 1С эти основания фиксируются реквизитами документа, поэтому перед вводом данных убедитесь, что кадровое оформление завершено.

Где в программе находится нужный документ

В 1С:ЗУП 3.1 документ называется «Работа в выходные и праздничные дни». Найти его можно в разделе «Зарплата» — «Работа сверхурочно» либо в разделе «Кадры» — «Все кадровые документы» с фильтром по виду документа. В некоторых настройках интерфейса документ доступен из раздела «Настройка» — «Шаблоны документов», если используется ввод по шаблону.

Перед созданием документа проверьте, что в настройках расчета зарплаты включена возможность регистрации работы в выходные. Обычно это включено по умолчанию, но если документ отсутствует в списках, проверьте раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» — ссылку на настройку состава начислений и удержаний.

Как оформить документ «Работа в выходные и праздничные дни»

Создайте новый документ и заполните поля последовательно. В шапке укажите организацию и дату документа. В табличной части добавьте сотрудника, выберите день (или дни) работы и укажите количество отработанных часов. Программа автоматически определит день как выходной по графику сотрудника — если день по графику рабочий, документ предупредит об этом.

В поле способа компенсации выберите вариант: «Повышенная оплата» (двойная) или «Отгул». Если выбран отгул, день отдыха регистрируется отдельным документом «Отгул» или в том же документе, в зависимости от версии конфигурации. В поле «Основание» укажите реквизиты приказа и согласия сотрудника — эти данные попадут в печатные формы и отчеты.

Если работа оплачивается по часам, убедитесь, что количество часов в документе соответствует фактическим. Программа рассчитает часовую ставку из оклада сотрудника по выбранному в настройках способу пересчета: исходя из месячной нормы по графику, среднегодового количества часов или нормы по производственному календарю.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Работа сверхурочно» и создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни»
2. 2
   Добавьте сотрудника, укажите дату работы и количество часов
3. 3
   Выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул
4. 4
   Заполните основание (реквизиты приказа и согласия сотрудника)
5. 5
   Проведите документ и выполните расчет зарплаты за месяц
6. 6
   Проверьте начисление в расчетном листке сотрудника

Как программа рассчитывает сумму оплаты

При выборе повышенной оплаты программа создает начисление «Оплата работы в выходные и праздничные дни» (или аналогичное, в зависимости от настроек). Формула расчета: часовая ставка сотрудника, умноженная на количество отработанных часов и на два. Часовая ставка определяется делением оклада (совокупной тарифной ставки) на норму часов — способ пересчета задается в настройках расчета зарплаты.

При выборе отгула начисление формируется в одинарном размере, а в учете рабочего времени отработанные часы регистрируются как отработанные. Когда сотрудник использует день отдыха, этот день отражается документом «Отгул» и не оплачивается — норма времени за месяц при этом корректно уменьшается.

Расчет выполняется не в самом документе, а при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Поэтому если вы провели документ, но суммы не видно, — сначала выполните расчет зарплаты, а затем проверяйте расчетный листок.

Маршрут решения

Как выбрать способ компенсации

Сотрудник хочет получить деньги и письменно подтвердил выбор двойной оплатыВ документе выберите «Повышенная оплата» — начисление пройдет в текущем месяце

Сотрудник просит дополнительный день отдыхаВыберите «Отгул», а день отдыха оформите документом «Отгул» в месяце его использования

Сотрудник работал в свой рабочий день по графику сменности, совпавший с праздникомИспользуйте оплату работы в праздничные дни по графику — документ «Работа в выходные» не нужен, доплата считается автоматически

Проверка расчета и отражения в учете времени

После расчета зарплаты откройте расчетный листок сотрудника (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетный листок»). В нем должна появиться строка с начислением за работу в выходной день, количеством часов и суммой. Сверьте часовую ставку: разделите сумму начисления на удвоенное количество часов — полученное значение должно совпадать с расчетной часовой ставкой сотрудника.

Проверьте табель учета рабочего времени (отчет «Табель Т-13» или «Табель учета рабочего времени»). День работы в выходной должен быть отмечен кодом «РВ» с указанием часов. Если в табеле день пустой или отмечен обычным кодом, значит, документ не проведен, введен на другую дату или не учтен при расчете.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в расчетном листке

Норма

Есть начисление «Оплата работы в выходные и праздничные дни» с верными часами и суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна одинарной ставке при выбранной двойной оплате

Табель учета рабочего времени

Норма

День отмечен кодом «РВ» с фактическими часами

Тревожный признак

День пустой, отмечен «В» (выходной) или обычным рабочим кодом

Норма времени за месяц

Норма

При отгуле норма уменьшилась на день отдыха в месяце его использования

Тревожный признак

Норма не изменилась — возможно, документ «Отгул» не проведен

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — документ введен, но зарплата рассчитана раньше, чем он был проведен. В этом случае начисление не попадает в расчет. Решение: отмените расчет зарплаты за месяц или выполните перерасчет, после чего заполните «Начисление зарплаты и взносов» заново.

Вторая распространенная ситуация — у сотрудника изменен график задним числом, и день, который был выходным, стал рабочим. Документ при этом может перестать учитываться или, наоборот, учесться некорректно. Проверяйте актуальность графиков до ввода документа и после любых кадровых изменений.

Третья ошибка — ручное редактирование начисления в документе расчета зарплаты. Ручные правки «отвязывают» строку от документа-основания, и при следующем перерасчете сумма может измениться непредсказуемо. Если сумма не сходится, ищите причину в настройках, а не правьте цифру вручную.

Особые случаи: сменные графики, праздники и неполное время

Для сотрудников на сменных графиках день, являющийся рабочим по графику, но попавший на праздничную дату, оформляется не документом «Работа в выходные», а оплачивается автоматически по повышенной ставке при расчете зарплаты — если в настройках предусмотрено соответствующее начисление за работу в праздничные дни. Вводить документ в этом случае не нужно, иначе оплата задвоится.

Если сотрудник работал в выходной неполный день, указывайте фактические часы, а не полную смену. Оплата будет рассчитана пропорционально. Для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени логика та же, но дополнительно отслеживайте общую переработку за учетный период — она оформляется отдельным механизмом оплаты сверхурочных.

Частые вопросы

Можно ли оформить работу в выходной за прошлый месяц?

Да, документ можно ввести датой закрытого периода. Однако если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчет: программа предложит выполнить доначисление в текущем месяце через механизм перерасчетов. Учтите, что это повлияет на НДФЛ и взносы текущего периода.

Почему в расчетном листке сумма в одинарном размере, хотя выбрана повышенная оплата?

Чаще всего причина в том, что работа в пределах месячной нормы времени по настройкам вида начисления оплачивается в одинарном размере сверх оклада, а двойной расчет применяется только сверх нормы. Проверьте формулу начисления в разделе «Настройка» — «Начисления» и норму времени по графику сотрудника.

Как оформить работу в выходной сразу для группы сотрудников?

В документе «Работа в выходные и праздничные дни» можно добавить несколько сотрудников в табличную часть — по кнопке «Добавить» или через подбор. Для каждого указываются свои часы и способ компенсации. Отдельные документы на каждого сотрудника создавать не обязательно.

Что делать, если документа «Работа в выходные и праздничные дни» нет в списке?

Проверьте права пользователя и настройки функциональности: раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» — настройка состава начислений и удержаний. Также документ может быть скрыт настройкой навигации раздела — используйте «Все функции» или поиск, чтобы открыть журнал документов напрямую.

Нужно ли оформлять документ, если сотрудник работал в выходной по своей инициативе без приказа?

С точки зрения учета — нет: без приказа и согласия работа в выходной не считается привлечением к работе и двойной оплате не подлежит. Оформление документа в 1С без кадрового основания создаст риск при проверке и спорах с сотрудником, поэтому сначала оформляются приказ и согласие, затем документ в программе.