Как в 1С провести премию: практическая инструкция

Начисление премии в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — типовая операция, но у неё есть нюансы: от того, как настроен вид начисления, зависит налогообложение, включение премии в расчет среднего заработка и корректность отчетности. Ошибка в настройке оборачивается перерасчетами, вопросами налоговой и недовольством сотрудников.

Порядок действий зависит от вида премии: разовая премия к празднику оформляется иначе, чем ежемесячная производственная или годовая. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:ЗУП 3.1, а также особенности для пользователей 1С:Бухгалтерии 8, где кадровый блок ограничен.

Какие виды премий бывают и почему это важно для учета

Прежде чем заводить документ, определите характер выплаты. От этого зависит код дохода по НДФЛ, база по страховым взносам и включение суммы в расчет среднего заработка для отпускных и больничных.

Производственные премии — за результаты труда: ежемесячные, квартальные, годовые. Они облагаются НДФЛ и взносами, включаются в средний заработок по правилам положения об особенностях исчисления средней заработной платы. Код дохода по НДФЛ — 2002.

Непроизводственные премии — к юбилею, празднику, профессиональному дню. Они также облагаются НДФЛ и взносами, но в средний заработок не включаются. Код дохода — 2003. Путаница между этими кодами — одна из самых частых причин ошибок в расчете 6-НДФЛ и расхождений с ФСС.

Настройка вида начисления для премии

Если подходящий вид начисления уже есть в программе (в типовой поставке ЗУП есть «Премия», «Премия за интенсивность» и другие), проверьте его настройки. Если нужного нет — создайте новый: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать».

Ключевые параметры, которые нужно проверить на вкладках вида начисления:

• Назначение и способ выполнения — «Премия», выполняется «По отдельному документу» (для разовых) или «Ежемесячно» (для плановых).
• Формула расчета — фиксированная сумма, процент от оклада или произвольный показатель, который вводится вручную.
• НДФЛ — код дохода 2002 (производственная) или 2003 (непроизводственная), категория дохода «Оплата труда».
• Страховые взносы — вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
• Средний заработок — для производственных премий включать в базу среднего заработка, для премий к праздникам — нет.
• Бухгалтерский учет — способ отражения (по умолчанию или отдельная статья затрат, если премия финансируется за счет прибыли).

Как провести разовую премию документом «Премия»

Основной инструмент для разовых выплат — документ «Премия»: раздел «Зарплата» → «Премии» → «Создать». Он подходит и для производственных, и для непроизводственных разовых премий.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Премии» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, дату документа и месяц начисления — от него зависит период отражения в учете.
3. 3
   Выберите вид премии (вид начисления), проверьте подставившийся код дохода.
4. 4
   Заполните табличную часть: подбором добавьте сотрудников и укажите сумму или процент каждому.
5. 5
   Проверьте колонки НДФЛ и взносов — программа рассчитает их автоматически при проведении.
6. 6
   Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт» или через отчет «Полный свод», чтобы убедиться в корректности отражения.

Если премия рассчитывается как процент от базы (например, 20% от оклада), убедитесь, что в виде начисления настроена соответствующая формула и база расчета. Тогда в документе достаточно указать процент — сумма подтянется автоматически.

НДФЛ с премии считается на дату выплаты, а не на дату начисления. Поэтому фактическая выплата оформляется ведомостью, и именно дата ведомости определяет срок перечисления налога. Это важно для корректного заполнения 6-НДФЛ.

Ежемесячные и квартальные премии: плановое начисление

Если премия носит регулярный характер и предусмотрена системой оплаты труда, её удобнее назначить сотруднику в плановом порядке. Тогда она будет рассчитываться автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» вместе с окладом.

Назначение выполняется кадровыми документами: «Прием на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). В табличной части добавьте вид начисления премии и укажите процент или показатель.

Для квартальных и годовых премий плановое назначение обычно не используют — их проводят тем же документом «Премия», но с указанием периода, за который выплачивается вознаграждение. Это важно для среднего заработка: годовая премия учитывается в расчете по особым правилам независимо от месяца начисления.

Способы проведения премии

Документ «Премия»

Для разовых выплат любому списку сотрудников. Гибко, но требует ручного ввода каждый раз.

Плановое начисление

Для регулярных ежемесячных премий. Рассчитывается автоматически, но не подходит для разовых и непроизводственных выплат.

Разовое начисление / матпомощь

Для выплат к праздникам, не связанных с трудовыми результатами, если премия как вид начисления не заведена.

Премия в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа «Премия». Разовую премию проводят документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления») с ручным добавлением строки: выбирается сотрудник, вид расчета «Премия» и сумма. Если нужного вида расчета нет — создайте его в справочнике «Начисления» с кодом дохода 2002 или 2003.

Ограничение этого способа: в Бухгалтерии нет детального учета премий для среднего заработка и сложных формул. Если премии регулярные, зависят от показателей и их много, корректнее вести расчет в ЗУП с последующей синхронизацией проводок.

Выплата премии и проверка результата

Начисленная премия выплачивается вместе с зарплатой или отдельной ведомостью: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Премию», чтобы в ведомость попали только премиальные суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Премия отображается отдельной строкой, НДФЛ удержан корректно

Тревожный признак

Сумма попала в оклад или НДФЛ не рассчитан

Отчет «Полный свод начислений»

Норма

Премия видна в месяце начисления с нужным видом расчета

Тревожный признак

Премии нет или она в другом периоде

6-НДФЛ

Норма

Доход с кодом 2002/2003 отражен по дате выплаты

Тревожный признак

Дата дохода совпадает с датой начисления, а не выплаты

Проводки (Дт/Кт)

Норма

Дт счета затрат — Кт 70, НДФЛ на 68.01, взносы на 69

Тревожный признак

Проводки не сформированы или счет затрат неверный

Дополнительно сверьте базу по страховым взносам в отчете «Анализ взносов в фонды»: премия должна попасть в облагаемую базу того месяца, в котором начислена.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ситуация — премия после увольнения. Если решение о премировании принято после ухода сотрудника, оформите документ «Премия» с указанием уволенного: программа начислит выплату, НДФЛ и взносы (взносы начисляются, если премия относится к периоду работы). Дата дохода по НДФЛ — день выплаты.

Перед массовым начислением годовой премии проведите тест на одном сотруднике: проверьте расчет НДФЛ, попадание в расчетный листок и проводки. Потом скопируйте документ и замените список сотрудников — это быстрее, чем исправлять ошибку в большом документе.

Частые вопросы

Каким кодом дохода облагать премию к юбилею компании?

Код 2003 — это вознаграждение, не связанное с результатами труда. Взносы все равно начисляются, а вот в средний заработок такая премия включаться не должна: проверьте соответствующий флаг в виде начисления.

Можно ли провести премию процентом от оклада разовым документом?

Да, если в виде начисления настроена формула «Процент от базы» и указана расчетная база. В документе «Премия» достаточно ввести процент — сумма рассчитается автоматически по данным сотрудника.

Что делать, если премия начислена в прошлом месяце, а обнаружили её сейчас?

Создайте документ «Премия» текущей датой, но укажите месяц начисления, к которому относится выплата. Если прошлый период закрыт и отчетность сдана, оцените необходимость уточненных расчетов по взносам и 6-НДФЛ.

Нужно ли удерживать алименты с премии?

С производственных премий алименты удерживаются, так как это доход от трудовой деятельности. В ЗУП вид начисления должен иметь назначение, входящее в базу удержаний — проверьте настройку «Удержания» в виде расчета.

Как премия попадает в средний заработок для отпускных?

Ежемесячные производственные премии учитываются по одной за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода, годовые — в размере 1/12 за каждый месяц независимо от времени начисления. В ЗУП это настраивается в виде начисления на вкладке «Средний заработок».

Почему в ведомость на выплату не попадает премия?

Чаще всего в ведомости выбран вид выплаты «Зарплата за месяц» вместо «Премия», либо документ «Премия» не проведен. Также проверьте, не установлена ли в учетной политике выплата премий только с зарплатой.