Другое · 12 мин
Как в 1С провести выходное пособие при увольнении
Пошаговая инструкция: как начислить и провести выходное пособие в 1С:ЗУП, настроить вид начисления, рассчитать средний заработок и отразить выплату в отчетности.
Выходное пособие — компенсационная выплата сотруднику при увольнении по определенным основаниям: сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу и другие случаи, предусмотренные Трудовым кодексом. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая выплата оформляется через документ «Увольнение» с автоматическим расчетом компенсации по среднему заработку.
Ключевая особенность пособия — оно не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах трехкратного среднего месячного заработка (для работников Крайнего Севера — шестикратного). Если программа настроена правильно, превышение лимита она доначислит и обложит налогом автоматически. Ошибки в настройке вида начисления приводят к неверной отчетности по НДФЛ и РСВ, поэтому перед первой выплатой стоит проверить параметры начисления.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от проверки настроек до проведения выплаты и контроля результата. Инструкция подходит и для типовой конфигурации, и для базовой версии с небольшими отличиями в расположении команд.
Проверьте настройки вида начисления перед расчетом
Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что в программе есть корректно настроенный вид начисления для выходного пособия. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределенное начисление «Выходное пособие». В типовой поставке оно уже создано, но параметры стоит сверить.
На вкладке «Налоги, взносы, учет» проверьте: НДФЛ — «Не облагается» с кодом дохода, соответствующим необлагаемым выплатам при увольнении; страховые взносы — вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами» либо аналогичная настройка с учетом необлагаемого лимита. Именно от этих параметров зависит, как пособие попадет в 6-НДФЛ и расчет по взносам.
Если начисления нет или оно было отредактировано вручную, создайте копию типового вида и задайте формулу расчета по среднему заработку за рабочие дни в периоде сохранения заработка. Не используйте для пособия обычную премию или «прочее начисление» — это исказит налогообложение и средний заработок для последующих расчетов.
Оформите увольнение сотрудника
Создайте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Увольнение» (либо «Увольнение списком», если сокращается группа сотрудников). Заполните организацию, сотрудника, дату увольнения и основание — от основания зависит право на пособие и его размер.
При сокращении штата или ликвидации организации пособие положено в размере среднего месячного заработка, плюс сохраняется средний заработок на период трудоустройства. При увольнении по соглашению сторон пособие выплачивается только если оно предусмотрено трудовым или коллективным договором — программа это не проверяет, контроль лежит на кадровике.
После выбора основания перейдите на вкладку «Компенсации при увольнении». Здесь укажите количество дней (или месяцев) сохраняемого среднего заработка, за которые выплачивается пособие. Программа подставит средний дневной заработок автоматически на основании данных о заработке за расчетный период.
- 1Создайте документ «Увольнение», заполните сотрудника, дату и основание
- 2Откройте вкладку «Компенсации при увольнении»
- 3Укажите количество дней (месяцев) оплаты выходного пособия
- 4Проверьте автоматически рассчитанный средний заработок по кнопке с суммой
- 5Проверьте итоговую сумму пособия и НДФЛ по остальным начислениям
- 6Проведите документ и сформируйте расчетный листок для контроля
Как программа рассчитывает средний заработок
Средний заработок для выходного пособия считается по правилам для командировок и других случаев сохранения среднего: заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению, делится на фактически отработанные дни. Полученный среднедневной заработок умножается на число рабочих дней в оплачиваемом периоде.
Щелкните по сумме среднего заработка в документе — откроется форма с детализацией расчета: какие начисления вошли в базу, какие периоды исключены. Проверьте, что в расчет не попали отпускные, больничные и другие суммы, начисленные по среднему, — они должны быть исключены вместе с соответствующими днями.
Если сотрудник отработал меньше года или в расчетном периоде нет заработка, программа использует доступные данные, а при их полном отсутствии — расчет из оклада. В таких случаях сверьте результат вручную: автоматический расчет при нестандартной истории требует особого внимания.
Налогообложение и необлагаемый лимит
Пособие в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх лимита облагаются НДФЛ, а по взносам — сверхлимитная часть включается в облагаемую базу.
В 1С:ЗУП контроль лимита выполняется автоматически: если в документе указать пособие больше трехкратного заработка, программа разделит сумму на необлагаемую и облагаемую части. Убедиться в этом можно, открыв подробный расчет НДФЛ и взносов в документе увольнения или сформировав расчетный листок.
Дополнительные компенсации, установленные соглашением сторон сверх законодательных норм, также попадают под общий лимит трехкратного заработка вместе с пособием. Если организация выплачивает «отступные» по локальному акту, суммируйте их с пособием и проверяйте совокупную величину.
Выплата пособия и отражение в отчетности
Выходное пособие выплачивается в день увольнения вместе с зарплатой и компенсацией отпуска. Оформите ведомость («Выплаты» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу») с видом выплаты «Увольнение» — документ подберет все суммы, начисленные при увольнении, включая пособие.
В отчетности пособие отражается особым образом. В 6-НДФЛ необлагаемая часть может не показываться или показываться с кодом вычета в зависимости от текущих правил заполнения — сверяйте поведение программы с актуальными разъяснениями по форме. В расчете по страховым взносам необлагаемые суммы отражаются в составе выплат с выделением необлагаемой части.
После проведения ведомости сформируйте расчетный листок сотрудника и сверку по взносам за месяц. Это финальная проверка: пособие должно присутствовать в начислениях, не попадать в облагаемую базу в пределах лимита и не увеличивать НДФЛ сверх удержанного с зарплаты и компенсации отпуска.
Как проверить результат
Пособие начислено отдельной строкой, НДФЛ с него не удержан в пределах лимита
Пособие обложено НДФЛ полностью или отсутствует в начислениях
В базу вошла только зарплата за отработанное время, исключены отпускные и больничные
В базу попали суммы по среднему заработку или лишние премии
При превышении трехкратного заработка программа выделила облагаемую часть
Вся сумма сверх лимита осталась необлагаемой
Вид выплаты «Увольнение», сумма совпадает с документом увольнения
Пособие не подобралось в ведомость или сумма не совпадает
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — пособие начисляют обычным ручным начислением («Разовое начисление») вместо вкладки компенсаций в увольнении. В результате ломается расчет среднего заработка, неверно считается лимит необлагаемой части, а выплата не связывается с кадровым событием.
Вторая ошибка — неверное количество оплачиваемых дней. Пособие за месяц считается по рабочим дням производственного календаря в оплачиваемом периоде, а не «30 дней» и не по календарю сотрудника, если он работал по индивидуальному графику. Проверяйте число дней до проведения документа.
Третья группа ошибок — измененные настройки налогообложения после обновлений конфигурации. При обновлении типовые начисления иногда перезаписываются, а доработанные — конфликтуют. После каждого обновления ЗУП проверяйте параметры начисления «Выходное пособие» на тестовом примере.
Особые сценарии
Пособие на период трудоустройства за второй и третий месяц
Сохраняемый заработок за второй и третий месяц после сокращения выплачивается уже после увольнения, по заявлению бывшего работника. В ЗУП это оформляется отдельным начислением после расторжения договора: документом «Разовое начисление» с видом «Выходное пособие» либо специализированным документом, если он есть в вашей версии. Средний заработок берется тот же, что рассчитан при увольнении.
Увольнение списком при массовом сокращении
При сокращении группы сотрудников используйте документ «Увольнение списком» — он создает расчет по каждому сотруднику с индивидуальным средним заработком и количеством дней. Не копируйте суммы между сотрудниками: средний заработок у каждого свой, и механическое дублирование приведет к ошибкам.
Совместители и неполное рабочее время
Для совместителей пособие рассчитывается по тому же алгоритму, но из заработка по конкретному месту работы. При неполном рабочем времени средний дневной заработок определяется исходя из фактически начисленных сумм и отработанных дней — дополнительных настроек не требуется, но результат стоит перепроверить вручную.
Перед первым реальным увольнением с пособием полезно провести тестовый расчет на копии базы или на учебном сотруднике: пройдите весь цикл от документа увольнения до ведомости и расчетного листка. Так вы заранее увидите, как ваша настройка начисления влияет на НДФЛ и взносы, без риска испортить реальные данные.
Что важно запомнить
Выходное пособие начисляется в документе «Увольнение» на вкладке компенсаций, рассчитывается по среднему дневному заработку за рабочие дни и не облагается НДФЛ и взносами в пределах трехкратного месячного заработка. Перед расчетом проверьте настройки вида начисления, после — расчетный листок и ведомость на выплату.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если в списке начислений нет вида «Выходное пособие»?
Создайте новое начисление копированием типового шаблона компенсации при увольнении либо вручную: назначение — «Компенсационные выплаты», способ расчета — по среднему заработку за рабочие дни, НДФЛ — не облагается с соответствующим кодом, взносы — необлагаемый вид дохода. После создания проверьте расчет на тестовом примере.
Как выплатить пособие, если сотрудник уже уволен, а сумму забыли начислить?
Доначисление оформляется документом «Разовое начисление» с видом «Выходное пособие» на дату, когда принято решение о выплате. Выплата проводится отдельной ведомостью. Учтите, что перерасчет может потребовать уточненной отчетности по НДФЛ и взносам за период увольнения.
Облагается ли пособие по соглашению сторон?
Компенсация при увольнении по соглашению сторон подпадает под общее правило: в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного для Севера) она не облагается НДФЛ и взносами, сверх лимита — облагается. Условие о выплате должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре либо в самом соглашении.
Почему программа рассчитала средний заработок не так, как я посчитал вручную?
Чаще всего расхождение возникает из-за состава базы: программа исключает отпускные, больничные и периоды сохранения среднего заработка вместе с днями. Откройте форму расчета среднего в документе и сверьте помесячно, какие суммы и дни вошли в базу. Также проверьте, не изменен ли расчетный период вручную.
Нужно ли показывать необлагаемое пособие в 6-НДФЛ?
Порядок отражения зависит от действующих правил заполнения формы: полностью необлагаемые выплаты могут не включаться в расчет. Программа формирует 6-НДФЛ по настройкам кода дохода начисления, поэтому корректная настройка вида начисления — ключ к правильному отчету. При сомнениях сверьте заполнение с актуальным порядком заполнения формы.
Как посчитать пособие за второй месяц, если сотрудник принес подтверждение нетрудоустройства?
Создайте разовое начисление с видом «Выходное пособие» на бывшего сотрудника, укажите количество рабочих дней во втором месяце после увольнения и средний заработок, рассчитанный при увольнении. Выплату оформите отдельной ведомостью. Основание — заявление работника и подтверждение отсутствия трудоустройства.