Другое · 12 мин
Как в 1С провести увольнение по сокращению штата
Как оформить увольнение по сокращению штата в 1С:ЗУП: документ увольнения, выходное пособие, средний заработок, выплаты и проверка расчёта.
Увольнение по сокращению штата — одна из самых «дорогих» для работодателя процедур: помимо стандартного расчёта при увольнении сотруднику положены выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. Ошибка в расчёте или в оформлении документов грозит спорами с бывшим работником и претензиями со стороны трудовой инспекции, поэтому важно провести операцию в 1С корректно с первого раза.
В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) и «1С:Комплексная автоматизация» / «1С:ERP» процедура в целом одинакова: создаётся документ «Увольнение» (или «Кадровый перевод» — нет, именно «Увольнение»), в нём указывается основание «сокращение численности или штата» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), а программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и сохраняемый заработок. Ниже разобран полный порядок действий, типичные ошибки и способы проверки результата.
Подготовка: что должно быть оформлено до документа увольнения
Прежде чем проводить увольнение в программе, убедитесь, что соблюдена кадровая часть процедуры. Сотрудник должен быть уведомлен о сокращении персонально под подпись не менее чем за два месяца, службе занятости и профсоюзу (при наличии) направлены соответствующие уведомления, а работнику предложены имеющиеся вакансии. Эти документы в 1С не формируются автоматически — их готовят вне программы или через печатные формы приказов.
Также проверьте, что в базе корректно отражён штат: если используется штатное расписание, позиция сокращаемого сотрудника должна быть исключена или уменьшено количество ставок документом «Изменение штатного расписания» с даты, не позднее даты увольнения. Иначе в отчётах по штатной расстановке возникнет расхождение.
Создание документа «Увольнение»
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одновременно, удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу работников одной операцией.
В документе заполните ключевые поля:
- Сотрудник — выберите работника из справочника;
- Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника;
- Основание увольнения — выберите из справочника «Основания увольнения» пункт «Сокращение численности или штата работников, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»;
- Компенсация отпуска — программа по умолчанию предложит «Компенсировать неиспользованный отпуск» и рассчитает количество дней;
- Выходное пособие — при выбранном основании «сокращение» программа автоматически подставит начисление «Выходное пособие»;
- Сохраняемый средний заработок — укажите период, за который выплачивается средний заработок на время трудоустройства.
После заполнения нажмите кнопку «Рассчитать» или просто проведите документ — 1С выполнит расчёт всех сумм: зарплаты за отработанные дни, компенсации отпуска, пособия и НДФЛ со страховыми взносами.
- 1Убедитесь, что процедура сокращения соблюдена: уведомления, предложение вакансий, изменение штатного расписания
- 2Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»)
- 3Укажите сотрудника, дату увольнения и основание «Сокращение штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»
- 4Проверьте автоматически подставленные начисления: компенсация отпуска, выходное пособие, сохраняемый заработок
- 5Проведите документ и откройте расчётный листок для проверки сумм
- 6Сформируйте приказ по форме Т-8 и записку-расчёт Т-61 из документа кнопкой «Печать»
- 7Зарегистрируйте выплату документом «Ведомость» и отчитайтесь по НДФЛ и взносам
Какие выплаты рассчитает программа
При увольнении по сокращению сотруднику положены: заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства — по общему правилу до двух месяцев с зачётом выходного пособия (в исключительных случаях — до трёх по решению службы занятости).
В 1С:ЗУП эти выплаты отражаются отдельными начислениями. Выходное пособие и сохраняемый заработок рассчитываются исходя из среднего дневного заработка и количества рабочих дней в оплачиваемом периоде. Важно понимать: пособие при сокращении в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Программа учитывает это автоматически, если начисления настроены корректно.
Проверка среднего заработка и количества дней
Главный источник ошибок — неверный средний заработок. Откройте в документе увольнения расшифровку расчёта среднего (кнопка с «карандашом» рядом с суммой или печатная форма «Расчёт среднего заработка»). Проверьте расчётный период: по умолчанию это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Из периода должны быть исключены время и суммы больничных, отпусков, командировок и простоев — программа делает это сама, если эти отсутствия были оформлены соответствующими документами.
Если сотрудник недавно принят и отработал меньше расчётного периода, средний считается из фактически отработанного времени. Если в расчёт попал месяц, в котором сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты, а вы его не оформляли документом — средний заработок исказится. В таком случае сначала введите недостающий кадровый документ, затем пересчитайте увольнение.
Отдельно сверьте количество дней компенсации отпуска. Программа считает остаток по данным регистров учёта отпусков; если раньше отпуска вводились «вручную» начислениями без кадровых документов, остаток может быть неверным. Исправить ситуацию помогут документы «Отпуск» за прошлые периоды или корректировка остатков отпусков (справочник «Начальные остатки отпусков» в карточке сотрудника).
Как проверить результат расчёта
Расчётный период 12 месяцев, исключены больничные и отпуска, суммы совпадают с расчётными листками
В расчёт попали суммы отпускных или пособий, период сдвинут
Остаток совпадает с данными кадрового учёта и личной карточки Т-2
Остаток нулевой или явно завышенный при фактически использованных отпусках
Начисление «Выходное пособие» присутствует, НДФЛ не удержан в пределах лимита
Пособия нет в расчёте или с него удержан НДФЛ полностью
Последний рабочий день, совпадает с приказом и уведомлением
Дата раньше окончания двухмесячного срока предупреждения без согласия работника
Выплата, отчётность и кадровые документы
Все суммы при увольнении должны быть выплачены в последний рабочий день сотрудника. В 1С оформите ведомость на выплату («Выплаты» → «Ведомости в банк» / «…в кассу») с видом выплаты «Увольнение». Если выплата проходит в межрасчётный период, убедитесь, что НДФЛ удержан и отражён с корректной датой — от этого зависит заполнение отчёта 6-НДФЛ.
Из документа увольнения печатаются приказ по форме Т-8 (или Т-8а для списка) и записка-расчёт Т-61. Также не забудьте про сведения о трудовой деятельности: при увольнении нужно сформировать и отправить отчёт в СФР (форма ЕФС-1, подраздел о кадровых событиях) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП это делается через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность».
Выдача документов сотруднику: трудовая книжка (если велась на бумаге), сведения о стаже (выписка из ЕФС-1), справка о заработке для расчёта пособий, раздел 3 расчёта по взносам с персонифицированными сведениями. Все эти формы формируются из программы.
Особые ситуации
Досрочное увольнение с согласия работника
Сотрудник может согласиться уволиться до истечения двухмесячного срока предупреждения. Тогда ему дополнительно выплачивается компенсация в размере среднего заработка за время, оставшееся до истечения срока. В 1С это оформляется тем же документом «Увольнение»: дату ставят фактическую, а дополнительную компенсацию добавляют вручную соответствующим начислением (в типовой поставке — «Дополнительная компенсация при досрочном увольнении по сокращению» или аналогичное, зависит от настроек).
Внешний совместитель и сезонные работники
Совместителям выходное пособие выплачивается на общих основаниях, а вот сохраняемый заработок на период трудоустройства — только если они не трудоустроены по основному месту работы. Сезонным работникам пособие выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка, работникам с договором до двух месяцев — по общему правилу пособие не положено, если иное не установлено договором. В программе такие нюансы придётся скорректировать вручную, уменьшив или убрав автоматически рассчитанные суммы.
Работник на больничном или в отпуске в день увольнения
Уволить по сокращению в период временной нетрудоспособности или отпуска нельзя — дату увольнения придётся перенести на первый рабочий день после выхода. Если документ уже проведён, отмените его проведение, скорректируйте дату и пересчитайте начисления.
Перед массовым сокращением сделайте копию базы и проведите увольнение одного сотрудника «пробно»: сверьте расчёт среднего заработка с ручным подсчётом по расчётным листкам. Если цифры сходятся, остальные документы можно оформлять уверенно; если нет — ищите проблему в учёте отпусков или неоформленных отсутствиях до проведения остальных увольнений.
Частые вопросы
Программа не начислила выходное пособие автоматически. Что делать?
Проверьте, что в основании увольнения выбран именно пункт о сокращении штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) — автоматическое начисление пособия привязано к нему. Если основание верное, добавьте начисление «Выходное пособие» в табличную часть документа вручную и пересчитайте. Также проверьте, что вид начисления не отключён в настройках состава начислений.
Как выплатить сохраняемый заработок за второй месяц, если сотрудник не трудоустроился?
Оформите документ «Разовое начисление» (или «Премия» с соответствующим видом расчёта) в месяце выплаты, выбрав начисление «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства». Основание — заявление бывшего работника и трудовая книжка без записи о новом месте работы. В документе увольнения начисляют обычно только первый месяц (выходное пособие).
Облагается ли выходное пособие НДФЛ, если оно больше трёх окладов?
Не облагается сумма в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для Крайнего Севера). С превышения НДФЛ и взносы начисляются. В типовой 1С:ЗУП лимит контролируется автоматически при корректной настройке вида начисления — сверьте результат в расчётном листке.
Можно ли оформить сокращение через «Увольнение списком»?
Да, документ «Увольнение списком» позволяет оформить несколько сотрудников одновременно. В каждой строке указывается сотрудник, дата и основание; расчёт выполняется по каждому отдельно. После проведения по каждому работнику можно распечатать индивидуальный приказ Т-8 и расчётный листок.
Сотрудник передумал и хочет остаться, а увольнение уже проведено. Как отменить?
Если ведомость на выплату ещё не проведена, просто пометьте документ увольнения на удаление или распроведите его. Если выплата прошла, ситуация сложнее: потребуется сторнировать выплату, скорректировать НДФЛ и взносы, а при уже сданном ЕФС-1 — подать корректирующий отчёт. До восстановления сотрудника убедитесь, что на его место не принят новый работник.
Что делать, если средний заработок в программе не совпадает с ручным расчётом?
Откройте форму расчёта среднего в документе и сравните помесячно суммы и отработанные дни с расчётными листками. Чаще всего расхождение вызвано неоформленными отсутствиями (больничный, отпуск без сохранения введён только в табеле) или премиями, начисленными не тем видом расчёта. Исправьте исходные документы и пересчитайте увольнение, а не правьте суммы вручную.
Что важно запомнить
Увольнение по сокращению в 1С оформляется документом «Увольнение» с основанием по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ; программа сама считает компенсацию отпуска, пособие и сохраняемый заработок. Задача бухгалтера — проверить средний заработок, остаток дней отпуска, необлагаемый лимит пособия, вовремя выплатить суммы и сдать ЕФС-1. Ошибки чаще всего кроются в неоформленных отсутствиях и ручном учёте отпусков.