Как провести работу в выходной день в 1С

Работа в выходной или праздничный день — кадровое событие, которое в 1С:ЗУП оформляется отдельным документом и влияет сразу на несколько участков учёта: табель, начисление зарплаты, средний заработок и остаток отгулов. Если просто «дорисовать» часы в табеле, программа не начислит повышенную оплату корректно, а при проверке кадровых документов возникнет расхождение между приказом и учётными данными.

Правовая база проста: по ТК РФ привлечение к работе в выходной допускается с письменного согласия сотрудника (за исключением аварийных ситуаций), а оплата производится не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха. Программа поддерживает оба варианта, но выбор должен быть зафиксирован до расчёта зарплаты.

Ниже — порядок действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1). В 1С:КА и 1С:ERP документы называются аналогично, отличается лишь расположение в интерфейсе.

Что подготовить до ввода документа

До того как открыть программу, убедитесь, что основание оформлено по кадровым правилам: есть приказ руководителя о привлечении к работе в выходной день и письменное согласие сотрудника. В самой 1С приказ можно не формировать, но документ в базе должен опираться на реальное распоряжение — иначе при выгрузке данных для проверки возникнут вопросы.

Проверьте график работы сотрудника. Документ «Работа в выходные и праздничные дни» корректно работает, только если программа видит, что указанная дата для этого сотрудника действительно является выходной по его графику. Если сотрудник трудится по сменному графику и день для него рабочий, документ не нужен — это обычная смена.

Также уточните выбранную форму компенсации: двойная оплата либо одинарная оплата с отгулом. От этого зависит, какой вид расчёта применит программа и как заполнить табель в дальнейшем.

Где находится документ и как его создать

В 1С:ЗУП 3.1 документ расположен в разделе «Зарплата» → «Работа сверхурочно» → «Работа в выходные и праздничные дни» (в некоторых релизах доступен также из раздела «Кадры» → «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, дату документа и подразделение.

В табличную часть добавьте сотрудника или список сотрудников — документ допускает групповое оформление, что удобно при вывозе на работу целого подразделения. Для каждого сотрудника укажите дату (или период) работы и количество часов. Если сотрудник отработал неполный день, часы указываются явно — программа рассчитает оплату пропорционально.

Поле «Способ компенсации» определяет дальнейший расчёт. Вариант «Повышенная оплата» означает двойную ставку без отгула, вариант «Отгул» — одинарную оплату с правом на дополнительный день отдыха. Выбор фиксируется в документе, поэтому согласуйте его с сотрудником заранее.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Работа сверхурочно» → «Работа в выходные и праздничные дни» и создайте документ
2. 2
   Заполните организацию, дату и подразделение, добавьте сотрудников в табличную часть
3. 3
   Укажите дату работы и количество отработанных часов
4. 4
   Выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул
5. 5
   Проведите документ и проверьте по ссылке «Начислено» предварительный расчёт
6. 6
   Рассчитайте зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов» и сверьте результат

Двойная оплата или отгул: как выбрать и что изменится

При выборе «Повышенная оплата» программа рассчитает доплату по виду расчёта «Оплата работы в выходные и праздничные дни» — как правило, в двойном размере от дневной или часовой ставки. Эти часы отразятся в табеле кодом «РВ» (или «03»), и никакого отгула сотруднику не полагается.

При выборе «Отгул» оплата за работу в выходной начисляется в одинарном размере, а у сотрудника накапливается право на дополнительный день отдыха. Когда сотрудник решит его использовать, день отгула оформляется отдельным документом «Отгул» (раздел «Кадры» или «Зарплата» → «Все отсутствия»), и в табеле этот день пройдёт соответствующим кодом без оплаты.

Частая ситуация: сотрудник отработал в выходной, а отгул решил взять в следующем месяце. Это нормально — закон не ограничивает срок использования отгула жёстко, но рекомендуется контролировать остатки, чтобы не копить обязательства. В программе остаток отгулов виден в отчётах по рабочему времени и в документе «Отгул» при подборе сотрудника.

Сравнение вариантов компенсации

Повышенная (двойная) оплата

Подходит, когда сотрудник хочет получить деньги. Отгул не предоставляется, расходы на ФОТ выше. В табеле — код РВ.

Одинарная оплата + отгул

Подходит, когда сотруднику важнее дополнительный день отдыха. Оплата за работу в выходной — в одинарном размере, день отгула не оплачивается. Требует последующего документа «Отгул».

Как документ влияет на табель и расчёт зарплаты

После проведения документа часы работы в выходной автоматически попадают в табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») с буквенным кодом «РВ» и количеством часов. Вручную править табель не требуется — более того, ручная правка через «Данные для расчёта зарплаты» может привести к двойному учёту.

Сама доплата рассчитывается не в момент проведения кадрового документа, а при заполнении «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Программа подтянет данные документа и добавит строку с видом расчёта оплаты работы в выходные. Если в расчётном документе строка не появилась — первым делом проверьте, проведён ли документ и попадает ли дата работы в расчётный месяц.

Оплата работы в выходной входит в базу для расчёта среднего заработка и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Отдельных настроек для этого не требуется — типовые виды расчёта уже настроены корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

День отмечен кодом РВ с указанием часов

Тревожный признак

День пустой или стоит обычный выходной «В»

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка «Оплата работы в выходные и праздничные дни» с суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна обычной дневной ставке при выборе двойной оплаты

Остаток отгулов (при выборе отгула)

Норма

У сотрудника появился неиспользованный день отгула

Тревожный признак

Отгул не накопился — проверьте способ компенсации в документе

Особые ситуации и ограничения

Работа в выходной в командировке

Если сотрудник в командировке работал в выходной день, оформляется тот же документ «Работа в выходные и праздничные дни». Суточные при этом выплачиваются в обычном порядке, а оплата за выходной — по правилам повышенной оплаты. Средний заработок за этот день двойным не считается: начисляется именно оплата работы в выходной.

Несколько дней и неполное время

Документ допускает указание периода из нескольких дней и неполного количества часов. Если сотрудник привлекался на 4 часа, укажите 4 — программа рассчитает долю от дневной ставки. Не округляйте до полного дня: это завысит начисление и вызовет вопросы при сверке с табелем.

Категории, которых привлекать нельзя или ограниченно

Беременных женщин и несовершеннолетних (кроме отдельных творческих профессий) привлекать к работе в выходной запрещено. Инвалидов и женщин с детьми до трёх лет — только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний. Программа эти ограничения не контролирует: ответственность за соблюдение норм лежит на кадровой службе.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — отражение работы в выходной только в табеле через ручной ввод данных, без кадрового документа. В этом случае доплата либо не рассчитается вовсе, либо рассчитается некорректно, а при обновлении релиза ручные данные могут конфликтовать с автоматическим заполнением.

Вторая ошибка — неверный способ компенсации. Если сотруднику обещали отгул, а в документе оставили «Повышенная оплата», отгул в программе не накопится, и оформить его позже «задним числом» будет сложно. Исправление: отмените проведение документа до расчёта зарплаты, поменяйте способ компенсации и проведите снова. Если зарплата уже рассчитана, потребуется перерасчёт месяца.

Третья ошибка — оформление документа на день, который по графику сотрудника является рабочим. Программа либо откажется проводить документ, либо задвоит часы. Проверяйте график через отчёт «График работы сотрудников» перед вводом.

Проверка результата перед выплатой

Перед выплатой зарплаты выполните контрольную сверку. Откройте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что строка оплаты работы в выходные присутствует и сумма соответствует выбранному способу компенсации: двойная ставка при повышенной оплате или одинарная при отгуле.

Сформируйте табель Т-13 и проверьте код «РВ» с правильным количеством часов. Если выбран отгул — дополнительно убедитесь, что в отчёте по отгулам у сотрудника появился накопленный день. Эти три проверки занимают несколько минут и исключают большинство претензий со стороны сотрудников и проверяющих.

Частые вопросы

Можно ли оформить работу в выходной за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?

Можно, но документ изменит начисления закрытого периода. Потребуется перерасчёт месяца, доплата сотруднику и, возможно, уточнённые формы отчётности по НДФЛ и взносам. Безопаснее оформлять документ в текущем периоде с фактической датой работы, согласовав порядок перерасчёта с расчётчиком.

Сотрудник отработал в выходной 3 часа — как это оплачивается?

В документе укажите 3 часа. Программа рассчитает оплату пропорционально: при повышенной оплате — двойная часовая ставка за каждый час, при отгуле — одинарная, при этом право на отгул обычно предоставляется на полный день независимо от числа отработанных часов.

Нужен ли отдельный приказ в 1С или достаточно документа?

Документ «Работа в выходные и праздничные дни» — учётный, а не распорядительный. Приказ о привлечении к работе в выходной и письменное согласие сотрудника оформляются по кадровым правилам организации, в бумажном виде или в системе ЭДО. В типовой ЗУП печатной формы приказа из этого документа нет.

Почему доплата не появилась в «Начислении зарплаты и взносов»?

Проверьте три вещи: проведён ли документ, попадает ли дата работы в расчётный месяц и не является ли день рабочим по графику сотрудника. Также убедитесь, что в настройках вида расчёта не отключён автоматический учёт — в типовой конфигурации он включён по умолчанию.

Как оформить использование накопленного отгула?

Введите документ «Отгул» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия» или «Зарплата») на дату, когда сотрудник отдыхает. Программа спишет накопленный день, отразит отсутствие в табеле соответствующим кодом, и день не будет оплачен.

Влияет ли работа в выходной на средний заработок для отпускных?

Да, суммы оплаты работы в выходные и праздничные дни включаются в базу расчёта среднего заработка. Отдельно настраивать это не нужно — типовой вид расчёта уже имеет корректные настройки включения в средний заработок.