Как в 1С провести отпуск с последующим увольнением

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, когда сотрудник сначала уходит в отпуск, а последний день отпуска становится датой увольнения. В 1С такой случай оформляется двумя связанными кадровыми событиями: начислением отпуска и увольнением. Важно правильно выстроить их последовательность, чтобы корректно рассчитались отпускные, компенсация за неиспользованные дни и окончательный расчёт.

Основная сложность в том, что расчёт с сотрудником (выплата отпускных и всех причитающихся сумм) производится до начала отпуска, а формально трудовые отношения прекращаются позже. Если в программе перепутать даты или порядок документов, получится ошибка в остатке отпусков, в среднем заработке или в отчётности по НДФЛ и взносам.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) как наиболее полнофункциональной конфигурации, а также особенности для 1С:Бухгалтерии, где кадровый учёт ведётся в ограниченном объёме.

Что проверить до оформления документов

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что у сотрудника корректно посчитан остаток отпусков. Откройте справку «Остатки отпусков» (в ЗУП: Кадры — Отчеты, справки — Остатки отпусков) и сверьте количество накопленных дней. От этого зависит, будет ли программа рассчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск или, наоборот, удержание за дни, использованные авансом.

Проверьте, что все начисления за текущий месяц введены: зарплата за отработанные дни, премии, больничные. Если какие-то документы будут добавлены после расчёта увольнения, средний заработок придётся пересчитывать вручную через перерасчёты, что увеличивает риск ошибок.

Также уточните даты: день, предшествующий первому дню отпуска, — это последний рабочий день сотрудника, когда нужно выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и произвести полный расчёт. Дата увольнения в программе указывается как последний день отпуска.

Оформление в 1С:ЗУП документом «Увольнение»

Самый надёжный способ в ЗУП — использовать единый документ «Увольнение» (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения — последний день отпуска.

В документе установите флажок «Предоставить отпуск» (в некоторых релизах — «Отпуск с последующим увольнением») и укажите период отпуска: дату начала и количество календарных дней. Программа автоматически рассчитает отпускные за предоставляемые дни и, если остаток отпусков превышает предоставляемые дни, компенсацию за неиспользованный отпуск. Если сотрудник отгулял больше положенного, будет рассчитано удержание за неотработанные дни отпуска.

На вкладке с начислениями проверьте состав выплат: зарплата за отработанные дни месяца, отпускные, компенсация, удержания. Откройте расчёт среднего заработка по кнопке с карандашом и убедитесь, что в расчётный период попали корректные суммы. После проверки проведите документ.

1. 1
   Проверьте остаток отпусков сотрудника через отчёт «Остатки отпусков»
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату увольнения — последний день отпуска
3. 3
   Установите флажок предоставления отпуска и задайте период отпуска
4. 4
   Проверьте расчёт отпускных, компенсации и среднего заработка
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату до начала отпуска
6. 6
   Распечатайте приказ по форме Т-6 и Т-8 (или Т-8а) и записку-расчёт Т-61

Альтернатива: отдельные документы «Отпуск» и «Увольнение»

Если по какой-то причине единый документ не подходит (например, отпуск нужно согласовать и провести раньше, а решение об увольнении принято позже), можно оформить два документа. Сначала создаётся документ «Отпуск» (Кадры — Отпуска) на весь период отдыха, включая дни, которые фактически идут «в счёт» будущего увольнения. Затем создаётся «Увольнение» с датой, равной последнему дню отпуска.

При таком подходе следите за тем, чтобы программа не посчитала компенсацию дважды: дни, уже предоставленные документом «Отпуск», должны уменьшить остаток, и компенсация при увольнении рассчитается только за фактически неиспользованный остаток. Обычно ЗУП делает это автоматически, но при ручной корректировке остатков возможны расхождения — сверьте справку остатков после проведения обоих документов.

Сравнение способов оформления

Единый документ «Увольнение» с флажком отпуска

Подходит для типовой ситуации: один документ, единый расчёт, минимальный риск двойного учёта дней. Ограничение: отпуск и увольнение проводятся одновременно.

Отдельные «Отпуск» и «Увольнение»

Подходит, когда отпуск согласован заранее, а увольнение оформляется позже. Требует контроля остатка отпусков, чтобы компенсация не рассчиталась повторно.

Особенности для 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии с полноценным расчётом зарплаты порядок похожий: создаётся документ «Увольнение» (Зарплата и кадры — Все начисления или Кадровые документы), в нём отмечается предоставление отпуска с последующим увольнением, указывается период. Программа рассчитает отпускные и компенсацию в одном документе.

Ограничение бухгалтерской конфигурации — менее детальный учёт остатков отпусков и среднего заработка. Если у сотрудника сложная история отпусков (переносы, отпуска без сохранения, длительные больничные), остаток лучше пересчитать вручную и сверить с программным. При расхождениях количество дней компенсации можно скорректировать вручную в документе увольнения.

В версии 1С:Бухгалтерии, где расчёт зарплаты ведётся во внешней программе, кадровые документы создаются только для учёта: приказ на отпуск и приказ об увольнении вводятся без расчёта сумм, а сами начисления импортируются из ЗУП.

Выплата и отчётность после проведения

После проведения кадровых документов сформируйте ведомость на выплату (Зарплата — Ведомости в банк/кассу) с датой не позднее последнего рабочего дня сотрудника. В ведомость должны попасть зарплата, отпускные, компенсация за вычетом НДФЛ. Удержание за неотработанные дни отпуска, если оно было, уменьшит сумму к выдаче.

Не забудьте про отчётность: на сотрудника подаётся уведомление по НДФЛ в общем порядке, сведения в Соцфонд (форма ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение») — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а также раздел 2 расчёта 6-НДФЛ и персонифицированные сведения за соответствующий период. В ЗУП эти формы заполняются автоматически на основании проведённых документов, но дату увольнения в ЕФС-1 стоит сверить вручную.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения всех документов выполните контрольную сверку. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть видны оплата по окладу за отработанные дни, отпускные, компенсация или удержание, НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте остаток отпусков — после увольнения он должен обнулиться.

Проверьте табель (Отчёты — Табель учёта рабочего времени Т-13): дни отпуска должны быть отмечены кодом «ОТ», рабочие дни до отпуска — явками. Если в табеле дни отпуска стоят как неявки, значит, документ «Отпуск» не проведён или период указан неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток отпусков сотрудника после увольнения

Норма

Остаток равен нулю

Тревожный признак

Остались неиспользованные или отрицательные дни

Табель за месяц увольнения

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «ОТ», рабочие дни — явками

Тревожный признак

Дни отпуска пустые или отмечены как неявки

Расчётный листок

Норма

Есть отпускные, компенсация/удержание, НДФЛ, итог к выплате

Тревожный признак

Отсутствует компенсация или суммы дублируются

ЕФС-1 по сотруднику

Норма

Событие «Увольнение» с датой последнего дня отпуска

Тревожный признак

Дата увольнения не совпадает с приказом

FAQ

Можно ли в 1С:ЗУП оформить отпуск с последующим увольнением одним документом?

Да. В документе «Увольнение» есть флажок предоставления отпуска с последующим увольнением. Программа в одном документе рассчитает отпускные, компенсацию за неиспользованные дни и окончательный расчёт, а также сформирует печатные формы приказов.

Какую дату указывать в документе «Увольнение»?

Датой увольнения указывается последний день отпуска, даже если фактически сотрудник перестаёт работать раньше. Последний рабочий день — день перед началом отпуска: именно тогда выдаётся трудовая книжка и производится полный расчёт.

Что делать, если сотрудник отгулял отпуск авансом?

При увольнении программа автоматически рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание ограничено размером причитающихся выплат: если суммы расчёта не хватает, взыскать остаток можно только с согласия сотрудника или через суд.

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если период ещё не закрыт: отмените проведение документа «Увольнение» и связанных ведомостей на выплату. Если зарплата уже выплачена и отчётность сдана, используйте сторнирование и корректирующие формы, предварительно сделав резервную копию базы.

Как оформить, если сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением?

Дата увольнения не переносится: отпуск с последующим увольнением не продлевается на дни болезни. Больничный лист оплачивается в обычном порядке за весь период нетрудоспособности, включая дни после даты увольнения, если болезнь началась до неё.