Как заполнить 1С Кадры: практическое руководство

Заполнение кадрового блока в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это не разовое действие, а последовательность: сначала настраивается организация и учётная политика, затем вводятся подразделения, должности и штатное расписание, и только после этого оформляются приёмы на работу. Если нарушить порядок, документы начнут «ругань» на незаполненные реквизиты, а отчёты — показывать пустые или неверные данные.

Материал ориентирован на конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1, но общая логика подходит и для других решений на базе «1С:Предприятие 8». Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы и настроек прав пользователя, однако состав разделов и документов сохраняется.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или полные права, а база обновлена до актуального релиза — от этого зависят формы отчётности и состав регламентированных документов. Все действия лучше сначала отработать на копии базы, особенно если в ней уже есть данные прошлых периодов.

Подготовка: что настроить до ввода сотрудников

Откройте раздел «Настройка» и проверьте карточку организации: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в налоговой и фондах. Эти реквизиты подтягиваются в трудовые договоры, приказы и отчётность, поэтому ошибка здесь размножится по всем документам.

Далее заполните учётную политику организации: укажите, ведётся ли штатное расписание, используется ли воинский учёт, какие виды отпусков применяются. В параметрах расчёта зарплаты проверьте включённые начисления и удержания — от этого зависит, какие поля появятся в кадровых документах.

Отдельно проверьте графики работы сотрудников в разделе «Настройка — Графики работы». Стандартная пятидневка обычно уже есть, но если в организации сменный или гибкий график, создайте его заранее: при приёме на работу программа потребует указать график каждому сотруднику.

Создание подразделений и должностей

Подразделения создаются в разделе «Настройка — Подразделения» или «Кадры — Подразделения» в зависимости от версии. Для каждого подразделения укажите наименование, при необходимости — родительское подразделение для построения иерархии, а также территорию и условия труда, если они используются в учёте.

Должности заводятся в справочнике «Должности». Помимо названия, здесь можно указать категорию должности, вредные условия труда и другие характеристики, влияющие на отчётность и дополнительные отпуска. Заполняйте справочник аккуратно: дубли вида «Менеджер», «менеджер», «Менеджер отдела продаж/менеджер» потом мешают аналитике и штатному расписанию.

Полезная практика — согласовать наименования должностей с реальным штатным расписанием организации до начала ввода. Если в бумажном документе должность называется «Ведущий инженер-конструктор», именно так она должна называться и в программе, чтобы печатные формы приказов совпадали с локальными актами.

Штатное расписание: включение и заполнение

Если в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания, все приёмы и переводы будут привязываться к штатным единицам. Это даёт контроль вакансий, автоматическую подстановку оклада и корректные отчёты по численности.

Штатное расписание формируется документами «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» в разделе «Кадры». В документе добавляются позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад или тариф, надбавки. Каждое изменение состава или оплаты оформляется новым документом с даты изменения — история сохраняется автоматически.

1. 1
   Откройте Кадры — Штатное расписание и создайте документ утверждения или изменения.
2. 2
   Добавьте строку: укажите подразделение, должность и количество ставок.
3. 3
   Задайте оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки, если они предусмотрены.
4. 4
   Проверьте дату вступления в силу — именно с неё позиция станет доступна для приёма.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для сверки с бумажным оригиналом.

Если организация небольшая и штатное расписание решили не вести, отключите соответствующую настройку — тогда при приёме оклад и надбавки указываются прямо в документе приёма. Учтите: переключение режима в середине работы требует аккуратной сверки уже введённых данных.

Приём сотрудника на работу

Сначала заведите физическое лицо в справочнике «Сотрудники» или прямо из документа приёма: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес, контакты. Программа контролирует дубли физлиц по ИНН и СНИЛС — не игнорируйте предупреждения, иначе в отчётности появятся «двойники».

Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры — Приёмы»). В нём указываются организация, подразделение, должность или штатная позиция, дата приёма, график работы, вид занятости, условия трудового договора и начисления. На вкладке «Трудовой договор» заполняются номер и дата договора, срок испытания, характер работы.

После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-1 и сверьте его с трудовым договором. Если данные в печатной форме пустые или неверные — почти всегда причина в незаполненных реквизитах карточки сотрудника или организации, а не в самом документе.

Контрольные точки

Как проверить корректность приёма

Печатная форма Т-1

Норма

Все реквизиты заполнены, оклад и должность совпадают с договором

Тревожный признак

Пустые поля, неверный оклад или должность

Карточка сотрудника

Норма

Одна карточка физлица, ИНН и СНИЛС уникальны

Тревожный признак

Дубли физлиц, предупреждения о совпадениях

Отчёт по штатному расписанию

Норма

Сотрудник занимает штатную единицу, вакансия закрыта

Тревожный признак

Сотрудник есть, а ставка осталась вакантной

Текущие кадровые документы: переводы, отпуска, увольнения

Каждое кадровое событие оформляется отдельным документом, а не правкой карточки. Перевод на другую должность или в другое подразделение — документом «Кадровый перевод», изменение оклада — «Изменение оплаты труда» или кадровым переводом с изменением начислений, отпуск — документом «Отпуск», увольнение — документом «Увольнение».

При увольнении проверьте дату, статью ТК, компенсацию отпуска и порядок расчёта. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если остатки отпусков велись корректно. Если остаток явно неверный — проверьте, все ли отпуска прошлых периодов введены документами, а не «в уме».

Для временных событий — больничные, командировки, прогулы — используются соответствующие документы раздела «Кадры» или «Зарплата». Важно, чтобы отсутствия были оформлены до расчёта зарплаты за месяц, иначе программа посчитает время как отработанное.

Проверка данных и кадровая отчётность

После ввода данных сформируйте контрольные отчёты: «Штатное расписание» (форма Т-3), «Список сотрудников», «Остатки отпусков», сведения о численности. Они находятся в разделе «Кадры — Кадровые отчёты». Сверьте численность по отчёту с реальным количеством работающих — расхождение укажет на непроведённые приёмы или увольнения.

Перед сдачей регламентированной отчётности (СЗВ-ТД, ЕФС-1, персонифицированные сведения) используйте встроенные проверки заполнения. Программа подсвечивает сотрудников с пустыми СНИЛС, ИНН или адресами — устраните замечания до формирования файла выгрузки.

Регулярно делайте резервные копии базы, особенно перед массовым вводом документов, обновлением релиза или переносом данных. Восстановление кадровых данных вручную — трудоёмкий процесс с риском потери истории.

Частые вопросы по заполнению 1С Кадры

Можно ли заполнить кадровые данные загрузкой из Excel?

Да, часть данных — физлица, сотрудники, подразделения — можно загрузить через универсальную обработку загрузки из табличных документов или типовые механизмы переноса. Однако кадровые события (приёмы, переводы) корректнее вводить документами, чтобы сохранить историю и связи с расчётами. Перед загрузкой обязательно сделайте копию базы и проверьте результат на нескольких записях.

Что делать, если сотрудник заведён дважды?

Не удаляйте карточку, если по ней есть проведённые документы. Определите «правильную» карточку, перенесите на неё документы второй, а лишнюю пометьте на удаление после проверки отчётности. В новых релизах есть механизм объединения дублей физических лиц — используйте его вместо ручной правки.

Обязательно ли вести штатное расписание в программе?

Нет, настройка отключается в учётной политике. Без штатного расписания оклад и надбавки указываются в документе приёма. Но для организаций с контролем вакансий и несколькими подразделениями ведение штатки заметно упрощает учёт и отчётность.

Как исправить ошибку в уже проведённом приказе о приёме?

Если ошибка в реквизитах, не влияющих на расчёты (например, номер договора), отредактируйте и перепроведите документ. Если неверны дата, должность или оклад и по сотруднику уже были начисления — оформите исправление отдельным документом (кадровым переводом или изменением условий) с нужной даты, чтобы не ломать историю расчётов.

Почему в отчёте по численности не видно нового сотрудника?

Чаще всего документ приёма не проведён, либо дата приёма позже периода отчёта. Также проверьте, не заведён ли сотрудник без оформления приёма — карточка в справочнике сама по себе не создаёт трудовых отношений в учёте.