Другое · 11 мин
Как в 1С провести отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С:ЗУП: документ, пособия, приказ, возврат на работу и типичные ошибки кадровиков.
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С:ЗУП оформляется одним кадровым документом, который одновременно приостанавливает начисление зарплаты сотруднику и назначает пособия. Ошибки на этом этапе приводят к тому, что сотруднику продолжают начислять оклад, пособие не рассчитывается или в отчеты СФР уходят неверные сведения.
Инструкция ниже написана для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно в ней чаще всего ведут кадровый учет. В «1С:Бухгалтерии 8» механизм похож, но документ называется иначе и часть настроек отсутствует. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника и свидетельство о рождении ребенка (или сведения о нем) — эти данные понадобятся при заполнении.
Важно понимать структуру отпуска: до 1,5 лет сотруднику положено ежемесячное пособие, период с 1,5 до 3 лет — это продолжение того же отпуска без пособия от работодателя (при этом с 2023 года пособие на ребенка до 1,5 лет в рамках единого пособия может назначаться СФР по нуждаемости). В программе оба периода оформляются в одном документе.
Что подготовить перед оформлением документа
Проверьте, что в программе корректно заведены данные сотрудника: прием на работу проведен, указан график работы, нет незакрытых кадровых переводов. Если сотрудница только вышла из отпуска по беременности и родам, убедитесь, что документ «Больничный лист» по БиР закрыт нужной датой — отпуск по уходу должен начаться со следующего дня после окончания больничного.
Также понадобятся: дата начала отпуска (по заявлению), дата окончания (день, когда ребенку исполняется 3 года), сведения о ребенке (ФИО, дата рождения), информация о том, является ли отпуск первым по счету на этого сотрудника, и справка от второго родителя о том, что он пособие не получает (для назначения пособия до 1,5 лет).
Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»
Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска»). Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск по уходу за ребенком». Документ также доступен из раздела «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска» — это один и тот же объект.
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату документа. В поле «Начало» укажите первый день отпуска, в поле «По» — дату, когда ребенку исполняется 3 года. Программа автоматически покажет возраст ребенка на даты 1,5 и 3 лет, если сведения о ребенке внесены.
- 1Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» → «Создать»
- 2Выберите организацию и сотрудника, укажите дату документа
- 3Заполните период отпуска: начало — по заявлению, окончание — день исполнения 3 лет
- 4Внесите данные ребенка: ФИО, дату рождения, реквизиты свидетельства
- 5На вкладке «Начисления» включите пособие до 1,5 лет, при необходимости — до 3 лет
- 6Проведите документ и напечатайте приказ по кнопке «Печать»
Заполнение сведений о ребенке и пособиях
В поле «Ребенок» укажите ФИО и дату рождения. Если детей несколько (отпуск по уходу за двойней), добавьте каждого ребенка — от этого зависит расчет пособия, так как пособия суммируются с учетом ограничений. Реквизиты свидетельства о рождении заполняются для отчетности в СФР.
На вкладке «Начисления» установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую оно платится (день исполнения 1,5 лет). Программа рассчитает средний заработок на основании данных расчетной базы; при необходимости расчет можно открыть и проверить по кнопке с изображением калькулятора. Флажок пособия до 3 лет (компенсация 50 руб., если она еще применяется по внутренним соглашениям) включайте только если она реально выплачивается в вашей организации.
Отдельно проверьте вкладку, где отображается освобождение ставки: по умолчанию программа освобождает штатную позицию на время отпуска. Если на место сотрудника принимают замещающего работника, это удобно; если ставку освобождать не нужно, настройку можно изменить в учетной политике или прямо в документе (в зависимости от версии).
Проверка расчета пособия до 1,5 лет
Пособие рассчитывается как 40% среднего заработка, но не ниже минимального и не выше максимального размера, установленных законодательством. Программа применяет эти ограничения автоматически, но только если своевременно обновляется — лимиты хранятся встроенных данных и меняются ежегодно (плюс индексации). Убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза.
Откройте расчет среднего заработка из документа и сверьте: какие месяцы вошли в расчет, какие суммы учтены, не попали ли туда периоды, которые должны быть исключены (например, предыдущий отпуск по уходу). Если сотрудница переходит «из декрета в декрет», ей может быть выгодна замена лет расчетного периода — это оформляется по ее заявлению прямо в форме расчета среднего заработка.
Как проверить результат
В карточке сотрудника виден отпуск по уходу, начисления по окладу прекращены
В «Начислении зарплаты» сотруднику по-прежнему считается оклад
При заполнении «Начисления зарплаты и взносов» появляется строка пособия до 1,5 лет
Пособия нет — проверьте флажок начисления и даты в документе отпуска
Дата окончания совпадает с днем исполнения ребенку 3 лет
Дата отличается — отпуск закроется раньше или позже положенного
Приказ, отчетность и кадровые следствия
Из проведенного документа по кнопке «Печать» формируется приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — доступна типовая форма Т-6 или свободная форма приказа организации. Подпишите приказ и ознакомьте с ним сотрудника.
Проведенный документ автоматически влияет на: табель (дни отпуска отражаются кодом «ОЖ»), штатное расписание (ставка освобождается, если включена настройка), стаж для отпусков и отчетность. Сведения о пособии передаются в СФР через регламентированные отчеты и документы «Исходящий документооборот с СФР» — следите, чтобы реквизиты ребенка и заявления были заполнены, иначе отправка вернется с ошибкой.
Имейте в виду: период отпуска по уходу не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (в отличие от отпуска по беременности и родам). Программа учитывает это при расчете остатков отпусков автоматически, но при ручных корректировках стажа проверяйте этот момент отдельно.
Если сотрудник во время отпуска по уходу хочет работать неполный день с сохранением пособия, оформите документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (или кадровый перевод на неполную ставку — в зависимости от версии ЗУП) и включите в нем начисление зарплаты. Просто ставить ему часы в табеле без документов нельзя — расчет будет неверным.
Досрочный выход из отпуска и возврат на работу
Сотрудник вправе прервать отпуск в любой момент — и до 1,5, и до 3 лет. Для этого в 1С:ЗУП предназначен документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (тот же журнал, кнопка «Создать»). В нем указывают сотрудника и дату возврата; программа автоматически прекращает пособие и возобновляет плановые начисления (оклад, надбавки).
Если сотрудник выходит на работу ровно в день окончания отпуска (когда ребенку исполнилось 3 года), отдельный документ возврата обычно не нужен — отпуск завершится сам по дате «По». Но проверьте первое начисление зарплаты после окончания: оклад должен рассчитаться пропорционально отработанным дням.
Отличия в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отпуск оформляется кадровым документом «Отпуск по уходу за ребенком» из раздела «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» либо через карточку сотрудника. Функциональность уже: расчет пособия и обмен с СФР в базовых версиях ограничены, часть сведений приходится вводить вручную.
Если в организации ведется полноценный расчет пособий, несколько сотрудников в отпусках по уходу и регулярная отчетность в СФР, практичнее вести зарплатный участок в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию выгружать только проводки — это стандартная схема интеграции двух конфигураций.
Сравнение вариантов
Полный цикл: расчет пособия, приказ, табель, обмен с СФР, изменение условий и возврат. Подходит при любом числе сотрудников
Достаточно для микробизнеса: кадровое оформление есть, но расчет пособий и отчетность ограничены
Рискованно: легко пропустить даты окончания отпуска и индексации пособий, отчетность придется готовить вручную
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить один документ сразу до 3 лет или нужно два — до 1,5 и до 3?
Достаточно одного документа «Отпуск по уходу за ребенком» с датой окончания в день исполнения 3 лет. Внутри него пособие до 1,5 лет включается отдельным флажком со своей датой окончания, поэтому начисление пособия прекратится само, а отпуск продолжится.
Сотрудница идет из отпуска по уходу за первым ребенком сразу в отпуск по второму. Как оформить?
Сначала проведите «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (или закройте первый отпуск нужной датой), затем оформите новый отпуск по уходу уже на второго ребенка. При расчете пособия проверьте замену лет расчетного периода — по заявлению сотрудницы можно взять годы с большим заработком.
Пособие не попадает в ведомость на выплату. Что проверить?
Убедитесь, что в документе отпуска включен флажок начисления пособия и даты корректны; проверьте, что документ проведен; затем посмотрите, заполнен ли документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц — пособие до 1,5 лет начисляется именно им, после чего попадает в ведомость.
Как отразить работу на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу?
Используйте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (в ряде версий — «Изменение оплаты труда» или кадровый перевод на неполную ставку). В нем укажите график неполного времени и сохраните начисление пособия — право на него при неполном дне сохраняется.
Нужно ли увольнять сотрудника после окончания отпуска до 3 лет, если он не вышел на работу?
Нет, автоматически трудовой договор не прекращается. Если сотрудник не вышел и не подал новых заявлений, это повод для служебного разбирательства, а не для автоматического увольнения. В программе отпуск просто завершается по дате, дальнейшие действия — кадровое решение, оформляемое отдельными документами.
Отпуск оформили ошибочным документом «Отсутствие». Как исправить?
Отмените проведение (или пометьте на удаление) ошибочного документа, затем создайте корректный «Отпуск по уходу за ребенком» с правильными датами. После этого пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов» за затронутые месяцы и проверьте, не ушли ли уже неверные сведения в отчетность — если ушли, подайте корректировки.
Что важно запомнить
Отпуск до 3 лет оформляется одним документом «Отпуск по уходу за ребенком» с указанием точных дат по заявлению и дню рождения ребенка. Пособие до 1,5 лет включается флажком в этом же документе, а его расчет зависит от полноты данных о заработке. Досрочный выход и неполный рабочий день фиксируются отдельными документами, а результат всегда проверяется через начисление зарплаты и табель.