Другое · 10 мин
Как в 1С Бухгалтерии отразить возврат зарплаты
Как отразить возврат излишне выплаченной зарплаты в 1С Бухгалтерия 8.3: сторнирование начислений, возврат в кассу и на расчётный счёт, удержания и проводки.
Возврат зарплаты — ситуация, с которой сталкивается почти каждый бухгалтер: сотруднику ошибочно перечислили лишнюю сумму, выплатили аванс уволившемуся работнику или переплатили отпускные. В 1С Бухгалтерии 8.3 нет отдельного документа «Возврат зарплаты», поэтому порядок отражения зависит от причины возврата и способа, которым деньги приходят обратно — в кассу, на расчётный счёт или через удержание из следующих выплат.
Ключевой принцип: сначала нужно скорректировать само начисление и налоги, а уже потом оформлять движение денег. Если просто провести поступление в кассу без сторнирования начисления, по счёту 70 зависнет долг за сотрудником, а отчётность по НДФЛ и страховым взносам исказится.
Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0», где зарплата ведётся во встроенном подсистеме учёта. Если расчёт ведётся в 1С:ЗУП с последующей синхронизацией, корректировка делается на стороне ЗУП, а в бухгалтерию переносятся уже исправленные данные.
Определите причину возврата — от неё зависит схема проводок
Прежде чем что-либо проводить в программе, установите, почему деньги возвращаются. От этого зависит, нужно ли сторнировать начисление и налоги или достаточно просто принять деньги в счёт погашения долга. Различают три типовые ситуации.
Первая — счётная ошибка: бухгалтер неверно рассчитал сумму, и начисление изначально завышено. Здесь требуется полное сторнирование излишка: зарплаты, НДФЛ и взносов. Вторая — возврат неотработанного аванса или отпускных при увольнении: начисление было правомерным на момент выплаты, но обязательства сотрудника изменились. Третья — техническая ошибка банка или кассира, когда сумма перечислена дважды, а начислена один раз: сторнировать начисление не нужно, возврат просто закрывает дебиторку.
Как выбрать схему отражения
Сторнирование излишне начисленной зарплаты
Если начисление было ошибочным, его нужно уменьшить. В 1С Бухгалтерии 8.3 штатного документа «Сторнирование начислений» нет, поэтому чаще всего используют документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). В нём отражают сторно проводкой Дт 70 Кт 70 с отрицательной суммой либо обратную проводку по дебету затратного счёта (20, 25, 26, 44) и кредиту 70 с минусом.
Одновременно сторнируют НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01 с минусом) и страховые взносы (Дт затратного счёта Кт 69 с минусом). Важно: ручные проводки по счёту 70 не всегда корректно попадают в регистры учёта НДФЛ и взносов, поэтому после операции сверяйте оборотно-сальдовую ведомость с регистрами «НДФЛ» и отчётом «Анализ взносов».
Альтернатива — отменить проведение ошибочного документа «Начисление зарплаты» и создать его заново с правильными суммами. Это безопаснее для регистров, но допустимо только если период ещё не закрыт и отчётность не сдана. Если РСВ или 6-НДФЛ уже отправлены, исправляйте сторном и подавайте уточнённые расчёты.
Возврат денег в кассу
Когда сотрудник вносит излишне полученную сумму наличными, оформите документ «Поступление наличных» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Возврат от сотрудника» или, в зависимости от версии конфигурации, «Прочее поступление». В проводках укажите Дт 50.01 Кт 70 — так задолженность по расчётам с сотрудником закроется.
В документе обязательно выберите конкретного сотрудника в поле контрагента-работника, иначе аналитика по счёту 70 не сведётся. В основании укажите реквизиты заявления сотрудника или приказа — эти документы подтверждают добровольность возврата и защищают компанию при спорах.
Если возврат происходит в том же месяце, что и выплата, и начисление уже исправлено, достаточно одной проводки поступления. Если переплата висела как дебиторка по счёту 70 (например, двойное перечисление), поступление в кассу её закроет без дополнительных сторно.
- 1Получите от сотрудника заявление на возврат излишне выплаченной суммы
- 2Откройте «Банк и касса» → «Поступление наличных»
- 3Выберите вид операции «Возврат от сотрудника» (или «Прочее поступление»)
- 4Укажите сотрудника, сумму и счёт расчётов 70
- 5Проверьте проводки: Дт 50.01 Кт 70
- 6Сформируйте ОСВ по счёту 70 по сотруднику — сальдо должно закрыться
Возврат на расчётный счёт
Если сотрудник вернул деньги безналичным переводом, дождитесь загрузки выписки банка или создайте документ «Поступление на расчётный счёт» вручную. Вид операции — «Прочее поступление» (в некоторых релизах доступен «Возврат от сотрудника»), счёт расчётов — 70, аналитика — конкретный сотрудник. Проводка: Дт 51 Кт 70.
При загрузке из клиент-банка программа может автоматически определить операцию как «Прочее поступление» и подставить счёт 73.03 или 76 — проверьте и вручную замените на 70, иначе долг по расчётам с персоналом не закроется, а по счёту 73 появится необоснованное сальдо.
Назначение платежа в выписке часто содержит формулировку «возврат излишне перечисленной заработной платы» — сохраните её в документе без изменений, это упростит идентификацию платежа при проверках.
Удержание из следующих выплат вместо возврата денег
Часто сотрудник не возвращает деньги напрямую, а соглашается на удержание переплаты из следующей зарплаты. В этом случае движения денег нет: сумма просто уменьшает очередную выплату. Если начисление уже отсторнировано, задолженность по счёту 70 закроется автоматически при следующем начислении.
Помните об ограничении: по Трудовому кодексу общий размер удержаний из зарплаты, как правило, не может превышать 20 % от причитающейся суммы, а удержание излишне выплаченной зарплаты допускается только в строго ограниченных случаях — счётная ошибка, признание вины работника органом по трудовым спорам или неправомерные действия работника, установленные судом. Без этих оснований нужно письменное согласие сотрудника.
Корректировка НДФЛ и страховых взносов
Излишне удержанный НДФЛ с возвращённой суммы подлежит зачёту в счёт будущих платежей или возврату сотруднику по его заявлению. В учёте это отражается сторнирующей проводкой Дт 70 Кт 68.01. В 6-НДФЛ корректировка попадает в период фактического пересчёта, поэтому за прошлый период подаётся уточнённый расчёт.
Страховые взносы с возвращённой суммы корректируются через уточнённый РСВ за период начисления. В разделе 3 уточнёнки по сотруднику указываются исправленные суммы базы и взносов. Если переплата по взносам образовалась, она зачитывается в счёт будущих платежей или возвращается по заявлению.
Как проверить результат
Сальдо по сотруднику равно нулю или соответствует текущей задолженности
Дебетовое сальдо по 70 — переплата не закрыта
Исчисленный и удержанный НДФЛ соответствуют исправленному начислению
НДФЛ завышен относительно фактической базы
База взносов уменьшена на возвращённую сумму
Переплата по взносам не отражена в уточнёнке
Поступление зарегистрировано с верной аналитикой сотрудника
Платёж завис на счёте 73 или 76
Типичные ошибки и частые вопросы
Самая распространённая ошибка — принять деньги в кассу проводкой по счёту 73 или 76 «до разбирательства» и забыть перенести на 70. Вторая — сторнировать начисление, но не тронуть НДФЛ и взносы, из-за чего отчётность расходится с учётом. Третья — редактировать документы закрытого периода вместо сторнирования текущей датой.
Нужно ли сторнировать начисление, если банк перечислил зарплату дважды?
Нет. Если начисление одно, а выплат было две, сторнировать нечего — по счёту 70 возникает дебиторская задолженность сотрудника. Оформите возврат документом «Поступление наличных» или «Поступление на расчётный счёт» с корреспонденцией по счёту 70, и задолженность закроется.
Как отразить возврат, если зарплата ведётся в 1С:ЗУП?
Все корректировки начислений, НДФЛ и взносов выполняются в ЗУП (документами «Сторнирование начислений» или перерасчётом), затем через синхронизацию исправленные данные переносятся в бухгалтерию. В 1С Бухгалтерии вручную только отражают фактическое движение денег, если оно не пришло из ЗУП.
Можно ли удержать переплату из зарплаты без согласия сотрудника?
Только при счётной ошибке, доказанной вине работника по решению органа по трудовым спорам или при неправомерных действиях, установленных судом. В остальных случаях требуется письменное согласие. Размер удержания за одну выплату, как правило, ограничен 20 % от причитающейся суммы.
Что делать с НДФЛ, удержанным с возвращённой суммы?
Излишне удержанный налог засчитывается в счёт предстоящих платежей по НДФЛ либо возвращается сотруднику на основании его заявления. В учёте отражается сторно по проводке Дт 70 Кт 68.01, а за период первоначального начисления подаётся уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
Сотрудник уволился и не возвращает переплату — как закрыть долг?
Задолженность остаётся на счёте 70 (или переводится на 76) до взыскания. Взыскать сумму можно через суд, если есть основания. Если взыскание невозможно, долг списывается на прочие расходы (счёт 91.02) по истечении срока исковой давности или при невозможности взыскания, с оформлением приказа и инвентаризации расчётов.
Что важно запомнить
Возврат зарплаты в 1С Бухгалтерии отражается в два шага: корректировка начисления и налогов (сторно или исправление документа), затем поступление денег проводкой Дт 50/51 Кт 70 с указанием сотрудника. За сданные периоды подавайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ, а удержания проводите только с законным основанием и в пределах 20 % от выплаты. Контроль — нулевое сальдо по счёту 70 по сотруднику.