Другое · 12 мин
Как в 1С провести отпуск без содержания
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, настройка вида отсутствия, влияние на расчёт зарплаты, стаж и типичные ошибки.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск «за свой счёт») в программах 1С оформляется кадровым документом, который регистрирует отсутствие сотрудника и автоматически исключает дни отпуска из оплачиваемого времени при расчёте зарплаты. Конкретный документ и путь к нему зависят от конфигурации: в 1С:ЗУП это «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Отпуск», в 1С:Бухгалтерии — документ «Отпуск» из раздела «Зарплата и кадры».
Правильное оформление важно сразу по нескольким причинам: отпуск без содержания влияет на табель учёта рабочего времени, на средний заработок для будущих отпускных и больничных, на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска (в стаж засчитывается только часть такого отпуска в пределах установленного лимита) и на персональную отчётность. Ошибка в документе приведёт к неверной зарплате и замечаниям при проверке.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и в 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0), настройка вида отсутствия, проверка результата и типичные ошибки.
Что подготовить перед оформлением документа
До ввода документа убедитесь, что в базе корректно заведён сотрудник, по нему оформлен приём на работу и назначено плановое начисление (оклад или тариф). Если сотрудник работает по графику, проверьте, что график заполнен на период отпуска — именно от графика зависит, сколько рабочих дней программа исключит из нормы времени.
Также потребуется основание: заявление сотрудника с датами отпуска и приказ руководителя. В типовых конфигурациях печатная форма приказа (Т-6 или собственная) формируется прямо из документа, поэтому даты в документе должны совпадать с заявлением. Если отпуск предоставляется льготной категории работников (пенсионерам по возрасту, инвалидам, участникам боевых действий и др.), вид отсутствия может отличаться — это важно для учёта стажа и статистики.
Оформление отпуска без содержания в 1С:ЗУП 3.1
Основной сценарий в ЗУП — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Он находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» либо в разделе «Зарплата» → «Отсутствия». Создайте новый документ, укажите организацию (если ведётся несколько), сотрудника и период отсутствия — дату начала и дату окончания отпуска.
В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск без оплаты» (соответствует коду ДО в табеле) или «Отпуск без оплаты по обстоятельствам, предусмотренным законодательством» (код ОЗ), если отпуск обязателен по закону. Программа автоматически рассчитает количество календарных и рабочих дней отсутствия по графику сотрудника.
Если отсутствие приходится на часть рабочего дня (например, сотрудник отпросился на несколько часов), в документе предусмотрен флаг «Отсутствие в течение части смены» — тогда указывается количество часов, а остаток дня считается отработанным. После заполнения проведите документ. При необходимости из него выводится печатная форма приказа.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
- 2Укажите сотрудника, вид отсутствия «Отпуск без оплаты» и даты начала и окончания
- 3Проверьте рассчитанные дни по графику сотрудника, при необходимости отметьте «часть смены»
- 4Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке «Печать»
- 5Проверьте табель учёта рабочего времени и расчёт зарплаты за месяц
Альтернатива: документ «Отпуск»
В ЗУП 3.1 также доступен документ «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Отпуска»), в котором на закладке видов отпусков можно отметить флаг «Отпуск без оплаты» и указать период. Этот вариант удобен, когда сотруднику одновременно оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск и отпуск за свой счёт — всё регистрируется одним приказом. Результат для учёта будет тем же: дни без содержания не оплачиваются и попадают в табель со своим кодом.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 3.0
В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал проще, но отпуск без содержания оформить можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска» и создайте документ «Отпуск». Укажите сотрудника и период. В поле вида отпуска выберите «Отпуск без оплаты» — программа не будет начислять отпускные, а дни отсутствия учтёт при расчёте зарплаты за месяц.
Обратите внимание: в бухгалтерской конфигурации расчёт зарплаты за неполный месяц выполняется пропорционально отработанным дням по производственному календарю или графику сотрудника. Если у сотрудника индивидуальный график, убедитесь, что он задан в карточке сотрудника, иначе пропорция будет посчитана неверно.
Если в базе ведётся только бухгалтерский учёт без полноценного кадрового, а отпуск длится целый месяц, иногда проще в документе «Начисление зарплаты» вручную обнулить начисление сотруднику. Это допустимый, но грубый способ: табель и кадровые отчёты в этом случае отсутствие не отразят, поэтому для корректного учёта лучше всегда вводить документ отпуска.
Сравнение вариантов оформления
Универсальный способ: корректный табель, учёт стажа, печать приказа. Подходит для большинства случаев.
Удобен при совмещении оплачиваемого отпуска и отпуска за свой счёт одним приказом.
Простое оформление в небольших компаниях; функционал по видам отсутствий ограничен.
Только как крайняя мера: табель и кадровая отчётность отсутствие не отразят.
Настройка вида расчёта и учёт в стаже
Если типового вида отсутствия недостаточно (например, нужен отдельный вид для учёта в статистической отчётности), в ЗУП можно создать собственный вид расчёта в разделе «Настройка» → «Начисления»: скопируйте типовое «Отсутствие без оплаты», задайте своё наименование и код. Важно не менять назначение начисления — оно должно оставаться «Отсутствие без оплаты», иначе расчёт среднего заработка и табель собьются.
По трудовому законодательству в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается отпуск без содержания продолжительностью не более 14 календарных дней в течение рабочего года. В ЗУП этот контроль выполняется автоматически: программа накапливает дни отпусков без оплаты и при расчёте остатков отпусков сдвигает дату окончания рабочего года, если лимит превышен. Проверить это можно в отчёте «Остатки отпусков» или в справке сотрудника по отпускам.
Проверка результата: табель, зарплата, средний заработок
После проведения документа откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Дни отпуска без содержания должны быть отмечены кодом ДО (или ОЗ для обязательного отпуска), а количество отработанных дней — уменьшено на рабочие дни, попавшие в период отпуска.
Затем сформируйте «Расчётный листок» сотрудника за соответствующий месяц. Оплата по окладу должна быть рассчитана пропорционально отработанному времени: если сотрудник был в отпуске за свой счёт весь месяц, начисление по окладу будет нулевым. Премии и надбавки, зависящие от отработанного времени, пересчитаются аналогично; фиксированные начисления без связи с временем могут остаться — это нормально, если так задано в настройках.
Дни отпуска без содержания исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпускных и командировок — ЗУП делает это автоматически по данным учёта. Для больничных период отпуска без оплаты не исключается из календарных дней расчётного периода, что тоже учитывается программой. Проверить корректность можно в документе «Отпуск» или «Больничный лист» по кнопке с расшифровкой среднего заработка.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом ДО или ОЗ, отработанные дни уменьшены
Дни отображаются как явка (Я) или прогул (ПР) — документ не проведён или неверный вид отсутствия
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням
Оклад начислен полностью — проверьте даты документа и график работы
При превышении 14 дней за рабочий год дата рабочего года сдвинута
Сдвига нет при явном превышении лимита — проверьте вид отсутствия в документе
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверные даты в документе. Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, ЗУП корректно распределяет дни по месяцам, но в 1С:Бухгалтерии старых релизов иногда требовалось разбивать отпуск на два документа. Проверьте табель в обоих месяцах.
Вторая ошибка — выбор вида отсутствия «Прогул» или «Отсутствие по невыясненной причине» вместо отпуска без оплаты. Внешне результат похож (зарплата не начисляется), но это искажает табель, статистику и может создать проблемы при трудовых спорах: прогул — дисциплинарное нарушение, а не согласованный отпуск.
Третья типичная ситуация — документ введён после расчёта и выплаты зарплаты. В этом случае программа при следующем расчёте покажет перерасчёт и задолженность за сотрудником. Порядок исправления: провести документ отсутствия, затем выполнить перерасчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП перерасчёты регистрируются автоматически) и урегулировать переплату с сотрудником по согласованию — удержать из будущих выплат можно только в строго ограниченных законом случаях.
Особые ситуации
Если сотрудник уходит в отпуск без содержания и одновременно у него приостанавливаются другие начисления (например, надбавка за вредность), в ЗУП обычно ничего дополнительно настраивать не нужно: начисления, зависящие от отработанного времени, пересчитаются сами. Начисления «фиксированной суммой» продолжат действовать — при необходимости их прекращают документом «Изменение оплаты труда» или прекращением начисления.
Для длительных отпусков без содержания (несколько месяцев) вводите один документ на весь период — программа сама распределит дни по месяцам при расчёте. Убедитесь, что на весь период заполнен график работы сотрудника, иначе в «пустые» месяцы программа не сможет определить рабочие дни.
Если отпуск без содержания оформляется внешнему совместителю, документ вводится по соответствующему месту работы отдельно — отсутствие по основному месту автоматически на совместительство не распространяется.
Перед массовым оформлением отпусков без содержания (например, при простое по инициативе работодателя такие отпуска оформлять нельзя — это нарушение) сверьтесь с юристом по трудовому праву. Отпуск за свой счёт оформляется только по инициативе и заявлению сотрудника, иначе компания рискует получить требование оплатить вынужденный простой.
Частые вопросы
Уменьшит ли отпуск без содержания будущие отпускные?
Да. Дни отпуска без оплаты исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпускных. В ЗУП это происходит автоматически: при расчёте документа «Отпуск» дни без содержания не попадут ни в отработанное время, ни в базу начислений.
Как оформить отпуск без содержания на несколько часов?
В документе «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в ЗУП установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Зарплата за день будет рассчитана за фактически отработанные часы, а в табеле отразится отработанное время и часы отсутствия.
Нужно ли начислять страховые взносы за период отпуска без содержания?
База для взносов — это начисленные выплаты. За период отпуска без оплаты начислений нет, поэтому и взносов с этого периода не возникает. Сотрудник при этом остаётся застрахованным лицом, исключать его из отчётности не нужно.
Что делать, если документ введён, а зарплата уже выплачена полностью?
Проведите документ отсутствия, затем выполните перерасчёт в следующем расчёте зарплаты — ЗУП зарегистрирует перерасчёт автоматически. Образовавшуюся переплату удерживайте только по правилам трудового законодательства: произвольно удержать переплаченную зарплату нельзя, обычно требуется согласие сотрудника.
Каким кодом отражается отпуск без содержания в табеле?
Отпуск без сохранения зарплаты по соглашению сторон — код ДО (или цифровой 16). Отпуск без оплаты, который работодатель обязан предоставить по закону, — код ОЗ (цифровой 17). Вид отсутствия в документе определяет код автоматически.
Влияет ли отпуск без содержания на право на ежегодный оплачиваемый отпуск?
В стаж для ежегодного отпуска включается не более 14 календарных дней отпуска без оплаты за рабочий год. Дни сверх лимита сдвигают окончание рабочего года. ЗУП отслеживает это автоматически, проверить можно в отчёте «Остатки отпусков».
Что важно запомнить
Отпуск без содержания оформляется документом отсутствия с корректным видом («Отпуск без оплаты» или обязательный по закону), а не ручной корректировкой зарплаты. После проведения обязательно сверьте табель (коды ДО/ОЗ), расчётный листок и при необходимости выполните перерасчёт. Помните про лимит 14 дней для отпускного стажа и запрет на принудительные отпуска за свой счёт.