Другое · 11 мин
Как в 1С провести дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом
Как провести в 1С:ЗУП дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом: документы, начисление, средний заработок, отражение в учете и отчетах.
Дополнительные оплачиваемые выходные дни для родителей детей-инвалидов — это гарантия, предусмотренная статьей 262 Трудового кодекса РФ. Работнику полагается до четырех таких дней в месяц, которые оплачиваются в размере среднего заработка за счет средств Социального фонда России. Для кадровика и расчетчика зарплаты важно не только знать норму, но и корректно отразить дни в программе: от заявления сотрудника до начисления и отчетности.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен штатный механизм: специальный документ отсутствия, вид расчета с нужной настройкой налогообложения и автоматическое попадание данных в табель и регламентированную отчетность. Ниже разберем порядок действий по шагам — от проверки настроек до контроля результата.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП актуальной редакции. В других конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия с расчетом зарплаты) механизм отличается — об этом тоже сказано в статье.
Нормативная база и условия предоставления дней
Право на дополнительные выходные имеет один из родителей (опекун, попечитель) ребенка-инвалида до достижения ребенком 18 лет. Предоставляется не более четырех дней в календарном месяце по письменному заявлению работника. Неиспользованные дни на следующий месяц не переносятся — это частая причина вопросов от сотрудников.
Дни оплачиваются в размере среднего дневного заработка, при этом выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах, установленных законодательством. Расходы работодателя компенсируются Социальным фондом России, поэтому корректное отражение в отчетности по проактивным выплатам и в ЕФС-1 важно не меньше, чем само начисление.
Основание для оформления — заявление работника и справка об инвалидности ребенка, а также подтверждение, что второй родитель в этом месяце дни не использовал (или использовал частично). Форма заявления об установлении факта ухода утверждена, и работник подает ее периодически по правилам СФР.
Проверка настроек программы перед оформлением
Перед первым оформлением убедитесь, что в настройках учета зарплаты включен расчет дополнительных выходных. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и проверьте, что в параметрах расчета доступны виды отсутствий, связанные с уходом за детьми-инвалидами. В типовой поставке соответствующий вид расчета уже создан и называется «Дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами (оплачиваемые)» или аналогично.
Откройте этот вид расчета через «Настройка» → «Начисления» и проверьте ключевые параметры: назначение — оплата времени отсутствия, расчет выполняется по среднему заработку, на вкладке налогообложения указано, что начисление не облагается НДФЛ и взносами в предусмотренных пределах. Если вид расчета изменяли вручную, сверьте настройки с типовыми — ошибки в налогообложении всплывают при проверках.
Также убедитесь, что в карточке сотрудника корректно заполнены данные, влияющие на расчет среднего заработка: дата приема, график работы, история начислений. Если сотрудник работает неполное время или по сменному графику, расчет среднего будет строиться по его графику — это нормально.
Оформление документа отсутствия
Основной инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» или «Зарплата» (в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ, выберите сотрудника и в поле причины отсутствия укажите «Дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом».
Укажите период отсутствия — конкретные даты, которые сотрудник выбрал в заявлении. Это могут быть как отдельные дни, так и несколько подряд, но не более четырех рабочих дней в месяце по графику сотрудника. Программа сама определит количество оплачиваемых дней по графику работы.
Если в документе установлен флаг начисления зарплаты сразу (документ проводится вне расчетного периода), программа рассчитает оплату по среднему заработку прямо в документе. Если расчет выполняется в конце месяца документом «Начисление зарплаты и взносов», отсутствие просто зафиксируется, а оплата подтянется автоматически при итоговом расчете.
- 1Получите от сотрудника заявление и подтверждающие документы (справка об инвалидности, справка второго родителя)
- 2Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» за нужный месяц
- 3Выберите сотрудника и причину «Дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом»
- 4Укажите даты отсутствия — не более четырех рабочих дней в месяце
- 5Проверьте расчет среднего заработка на вкладке «Оплата»
- 6Проведите документ и проверьте табель: дни должны отразиться кодом «ОВ»
Расчет оплаты по среднему заработку
Оплата дополнительных выходных рассчитывается из среднего дневного заработка по общим правилам исчисления среднего заработка: берется расчетный период 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия, учитываются фактически начисленная зарплата и фактически отработанное время. Программа выполняет этот расчет автоматически.
Чтобы посмотреть детализацию, откройте в документе расчет среднего заработка (кнопка с суммой среднего или печатная форма «Расчет среднего заработка»). Проверьте, что в базу попали ожидаемые начисления и не попали исключаемые периоды — больничные, отпуска, прошлые дополнительные выходные. Если сотрудник недавно принят и расчетный период неполный, программа корректно применит правила для неполного периода.
Оплачиваются именно рабочие дни по графику сотрудника, приходящиеся на период отсутствия. Если сотрудник выбрал день, который по его графику и так выходной, оплачивать его как дополнительный выходной нельзя — норма четырех дней относится к рабочим дням.
Если сумма оплаты выглядит неожиданно низкой, чаще всего причина в том, что в расчетный период попал длительный больничный или отпуск за свой счет. Сначала откройте расшифровку среднего заработка в документе — в большинстве случаев расчет оказывается правильным, а вопрос снимается показом печатной формы сотруднику.
Отражение в табеле и в расчете зарплаты
После проведения документа дни отсутствия автоматически отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «ОВ» (дополнительные выходные дни, оплачиваемые) или числовым кодом 27. Откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)» и убедитесь, что дни стоят именно с этим кодом, а не как неявка по невыясненной причине.
При итоговом расчете месяца документ «Начисление зарплаты и взносов» уменьшит оплату по окладу (или тарифу) пропорционально дням отсутствия и добавит строку оплаты дополнительных выходных. Итоговый доход сотрудника при этом, как правило, не изменяется существенно — но структура начислений другая, и это видно в расчетном листке.
Проверьте расчетный листок сотрудника: должна присутствовать отдельная строка с оплатой дополнительных выходных, а в колонке удержаний НДФЛ с этой суммы начислен быть не должен. Если НДФЛ посчитался — возвращайтесь к настройкам вида расчета.
Как проверить результат
Дни отмечены кодом «ОВ»
Стоит «НН» или дни отсутствуют вовсе
Отдельная строка оплаты по среднему, без НДФЛ
НДФЛ удержан или строки нет
Данные о днях передаются в составе сведений для проактивных выплат
Сведения не формируются или выгрузка с ошибками
Особые ситуации и ограничения
Дни в разных месяцах и увольнение
Если отсутствие приходится на стыке месяцев (например, два дня в конце одного месяца и два в начале следующего), оформляйте один документ с периодом, пересекающим месяцы, либо два отдельных — программа корректно распределит дни и расчет среднего по каждому месяцу. При увольнении неиспользованные дополнительные выходные не компенсируются — это не отпуск, компенсация законодательством не предусмотрена.
Совместители и суммированный учет
Внешний совместитель имеет право на дни по каждому месту работы, если по основному месту он их не использовал — подтверждением служит справка. При суммированном учете рабочего времени оплачиваются смены (дни) по графику, приходящиеся на выбранные даты; норма в четыре дня считается по рабочим дням графика, что при сменном режиме требует внимательного контроля количества.
Если у вас 1С:Бухгалтерия, а не ЗУП
В 1С:Бухгалтерии 8 штатного документа для этих дней нет. Обычно создают начисление вручную: добавляют вид начисления с расчетом по среднему заработку и нужным налогообложением, а сумму рассчитывают самостоятельно по данным за 12 месяцев. Отсутствие в табеле отражают вручную кодом «ОВ». Это рабочий вариант для небольшого штата, но при регулярных случаях удобнее вести расчет в ЗУП.
Отчетность и взаимодействие с СФР
Расходы на оплату дополнительных выходных возмещаются Социальным фондом России. В ЗУП сведения для проактивного назначения и подтверждения расходов формируются через механизм обмена с СФР: при оформлении отсутствия программа формирует соответствующие данные, которые передаются в фонд через сервис 1С-Отчетность или выгрузкой файла.
Проверьте в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», что сведения по сотруднику сформированы и отправлены. Если обмен не настроен, подготовьте данные вручную по формам СФР и храните подтверждающие документы: заявление, справку об инвалидности, справку о неиспользовании дней вторым родителем.
Периодически сверяйте суммы начисленной оплаты дополнительных выходных с данными аналитических отчетов (например, «Анализ ФОТ» или расшифровка начислений по видам расчета), чтобы при запросе фонда быстро предоставить расшифровку расходов.
Что важно запомнить
Дни оформляются документом «Отсутствие» с нужной причиной, оплачиваются по среднему заработку, не облагаются НДФЛ и взносами, в табеле отражаются кодом «ОВ». Норма — четыре рабочих дня в месяц, перенос запрещен, расходы возмещает СФР при корректном пакете документов.
Частые вопросы
Сколько дней в месяц можно оформить, если ребенок-инвалид один, а родителей двое?
Суммарно не более четырех дней в месяц на обоих родителей. Распределение произвольное: например, два дня использует мать, два — отец. Каждый работодатель оформляет дни по заявлению своего сотрудника и справке с места работы второго родителя об использованном количестве.
Что делать, если в документе не рассчитывается средний заработок?
Проверьте, есть ли у сотрудника начисления за 12 предшествующих месяцев и заполнен ли график работы. Если сотрудник принят недавно, расчет пойдет по фактически отработанному периоду. Также убедитесь, что в виде расчета не сбит способ расчета — он должен быть «по среднему заработку».
Можно ли оформить дни задним числом, если месяц уже рассчитан?
Да, но потребуется перерасчет. Создайте документ отсутствия прошлым периодом — программа предложит выполнить перерасчет зарплаты за тот месяц. Учтите, что изменится НДФЛ и отчетность, поэтому действуйте до сдачи расчетов либо будьте готовы к уточнениям.
Облагаются ли дополнительные выходные НДФЛ и взносами?
Оплата дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом освобождена от НДФЛ и страховых взносов в пределах, установленных законодательством. В типовой настройке ЗУП это уже учтено — если программа считает налог, проверьте настройки вида расчета.
Как отразить дни, если сотрудник работает по сменному графику?
Оформляйте отсутствие на конкретные даты, в которые по графику у сотрудника запланированы смены. Оплачиваются рабочие дни (смены) по графику в пределах нормы четырех дней. Контролируйте количество вручную — при сменных графиках программа считает по графику, а превышение нормы отследить сложнее.
Компенсируются ли неиспользованные дни при увольнении?
Нет. Дополнительные выходные — это не отпуск, право на них реализуется только в текущем месяце. При увольнении компенсация за неиспользованные дни не начисляется и не выплачивается.