Как провести донорский день в 1С

Донорский день — оплачиваемый день отдыха, который работодатель обязан предоставить сотруднику в день сдачи крови, а также дополнительный день отдыха после него. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такие отсутствия отражаются отдельными документами и оплачиваются по среднему заработку, а не по окладу. Если просто поставить в табеле прогул или отпуск за свой счёт, сотрудник потеряет деньги, а компания получит риск претензий со стороны трудинспекции.

Статья описывает работу в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. В других решениях (1С:КАМИН, 1С:УПП, самописные конфигурации) названия документов могут отличаться, но общая логика — отсутствие с оплатой по среднему — сохраняется. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на ввод кадровых документов и начисление зарплаты.

Основание для оформления — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (о медицинском обследовании). Без справки день не считается донорским и оплачивается по общим правилам отсутствий.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в базе включён учёт донорских дней и заведён соответствующий вид расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или сразу перейдите в «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата дней сдачи крови и её компонентов» или похожим названием.

В типовой поставке ЗУП 3.1 такой вид расчёта обычно присутствует и рассчитывается по среднему заработку. Если его нет — создайте новое начисление: назначение «Прочие начисления», способ расчёта — «По среднему заработку», облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Оплата донорских дней не входит в перечень необлагаемых выплат, поэтому галочки по налогам снимать не нужно.

Заведите документ отсутствия

Основной инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отсутствие)» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия». Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите период отсутствия.

В поле «Вид отсутствия» выберите значение «Отсутствие в связи с донорством» (в некоторых релизах — «Донорские дни»). Если нужного вида нет в списке, проверьте, что в настройках расчёта зарплаты («Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний») включён учёт отсутствий по донорству.

1. 1
   Получите от сотрудника справку № 402/у или № 401/у
2. 2
   Создайте документ «Отсутствие» в разделе «Кадры» или «Зарплата»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату и вид отсутствия «Донорские дни»
4. 4
   Проверьте, что на вкладке «Начисления» появилась оплата по среднему заработку
5. 5
   Проведите документ и проверьте отражение в табеле

Как оформить день сдачи крови и дополнительный день отдыха

Закон даёт сотруднику два разных дня: день сдачи крови (освобождение от работы с сохранением среднего заработка) и дополнительный день отдыха, который работник вправе присоединить к отпуску или использовать в другое время по согласованию с работодателем. В программе их часто оформляют отдельными документами.

День сдачи крови

Оформляется документом «Отсутствие» на конкретную дату из справки. Оплата — по среднему заработку. Если сотрудник в день сдачи крови работал (это допустимо по соглашению с работодателем), отсутствие не вводится, а ему положен другой день отдыха.

Дополнительный день отдыха

Если сотрудник берёт дополнительный день позже, создайте второй документ «Отсутствие» на нужную дату с тем же видом отсутствия. Основание — та же справка и заявление сотрудника. В табеле этот день также отражается кодом «Г»/«23» и оплачивается по среднему заработку.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник сдал кровь и не работал в этот деньОдин документ «Отсутствие» на день сдачи, оплата по среднему

Сотрудник сдал кровь и вышел на работуОтсутствие не вводите, оформите день отдыха в другую дату по заявлению

Сотрудник просит дополнительный день через месяцВторой документ «Отсутствие» на выбранную дату, оплата по среднему

Справки нетОформляйте как обычное отсутствие (отпуск за свой счёт) — донорские гарантии не применяются

Проверьте расчёт среднего заработка

На вкладке «Начисления» документа программа автоматически подтянет начисление по среднему заработку и рассчитает сумму. Средний заработок для донорских дней считается по общим правилам — по начислениям за 12 предшествующих месяцев, делённым на отработанные дни.

Если сумма равна нулю или явно занижена, откройте расчёт среднего (кнопка с «зелёным плюсом» или ссылка на сумму в документе) и проверьте, какие месяцы попали в расчётный период. Типовая причина ошибки — сотрудник принят недавно, и данных для расчёта мало, либо часть начислений не входит в базу среднего заработка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма начисления в документе

Норма

Рассчитана по среднему заработку, близка к среднедневному доходу сотрудника

Тревожный признак

Ноль или сумма заметно ниже обычного дневного заработка

Табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13»)

Норма

День отражён кодом «Г» или «23»

Тревожный признак

День стоит как явка «Я» или прогул «ПР»

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видна строка оплаты донорских дней с НДФЛ

Тревожный признак

Строки нет — документ не проведён или не попал в расчёт зарплаты

Отражение в табеле и отчётах

После проведения документа день автоматически попадёт в табель с обозначением «Г» (числовой код «23») — невыполнение обязанностей при сохранении заработка по закону. Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» и убедитесь, что день не задвоился с явкой.

В расчётном листке сотрудника появится отдельная строка начисления. Если зарплата за месяц уже рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов» до ввода отсутствия, пересчитайте её — иначе за день донорства сотрудник получит и оклад, и средний заработок, то есть двойную оплату.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за неверного выбора вида отсутствия или нарушения последовательности документов. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно.

Если ошибка уже допущена и месяц закрыт, исправляйте документом корректировки или сторнирующим начислением в текущем периоде, а не редактированием проведённых документов прошлых месяцев — это ломает отчётность.

Частые вопросы

Можно ли оформить донорский день, если сотрудник сдал кровь в выходной?

Да. Сдача крови в выходной день даёт право на другой день отдыха с сохранением среднего заработка. В 1С оформите документ «Отсутствие» на тот рабочий день, который сотрудник выбрал по заявлению, а не на дату в выходной.

Какой код ставится в табеле при донорстве?

Буквенный код «Г» или числовой «23» — невыполнение государственных или общественных обязанностей с сохранением заработка. Типовая ЗУП проставляет его автоматически при проведении документа отсутствия с правильным видом.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?

Да, в общем порядке. Эта выплата не входит в перечень необлагаемых доходов, поэтому в настройках вида расчёта должны быть включены обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Что делать, если в списке видов отсутствия нет «Донорских дней»?

Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и включите учёт соответствующих отсутствий. После этого вид отсутствия появится в документе. Если конфигурация доработана, проверьте настройки у администратора.

Нужно ли заводить отдельный документ на дополнительный день отдыха?

Да, если он используется в другую дату. Каждый фактический день отсутствия оформляется своим документом «Отсутствие» с корректным периодом — это обеспечивает правильное заполнение табеля и расчёт среднего заработка.

Сотрудник принёс справку за прошлый месяц, зарплата уже выплачена. Как быть?

Введите документ «Отсутствие» текущей датой с периодом отсутствия в прошлом месяце, затем выполните перерасчёт зарплаты за тот период. Разница (оклад минус средний заработок) будет скорректирована в текущем расчёте, НДФЛ пересчитается автоматически.