Как работают кадры в 1С:ЗУП

Кадровый блок в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) построен вокруг карточки сотрудника и кадровых документов, которые фиксируют каждое изменение его трудовых отношений с организацией. Приём на работу, перевод, отпуск, увольнение — каждое событие оформляется отдельным документом, а программа на их основе автоматически ведёт трудовую историю, рассчитывает стаж и формирует регламентированные отчёты.

Ключевой принцип работы: кадровые документы не просто хранят информацию, а делают записи в регистры, которые затем используются расчётом зарплаты. Если приём оформлен неправильно — не назначены начисления или неверно указана ставка, — расчёт зарплаты за сотрудника будет некорректным или вовсе не выполнится. Поэтому кадровый учёт в ЗУП нельзя рассматривать отдельно от расчётного блока.

Ниже разобрано, как устроены основные кадровые операции, какие документы для них используются, как проверить корректность оформления и каких ошибок чаще всего допускаются кадровики при работе в программе.

Карточка сотрудника — центр кадрового учёта

Вся информация о работнике собирается в справочнике «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»). Карточка содержит личные данные (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные), сведения об образовании, семье, воинском учёте, а также ссылки на все кадровые документы по этому человеку.

Важно различать физическое лицо и сотрудника. Физическое лицо — это человек как таковой, он хранится в отдельном справочнике «Физические лица». Сотрудник — это трудовые отношения физлица с конкретной организацией. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство — это два разных элемента справочника «Сотрудники», привязанных к одному физлицу.

Из карточки сотрудника доступны сервисы «Трудовая деятельность», «Стажи», «Семья», которые заполняются вручную или подтягиваются из документов. Именно отсюда формируются личная карточка Т-2 и данные для отчётности в СФР и ФНС.

Приём на работу: как оформить правильно

Приём оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать»). В документе указываются организация, подразделение, должность, дата приёма, вид занятости (основное место, совместительство), количество ставок и график работы.

На вкладке «Оплата труда» назначаются плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Без назначенных начислений зарплата сотруднику рассчитываться не будет — это одна из самых частых причин «пустого» расчёта. Также проверьте, что выбран правильный график работы: от него зависит норма времени при расчёте оклада пропорционально отработанным дням.

Если в организации ведётся штатное расписание, приём привязывается к позиции штатного расписания, и программа контролирует свободные ставки. При попытке принять сотрудника на занятую ставку ЗУП выдаст предупреждение.

1. 1
   Создайте физлицо или найдите существующее поиском по ФИО и СНИЛС
2. 2
   Откройте документ «Приём на работу», заполните подразделение, должность, дату и вид занятости
3. 3
   Укажите график работы и количество ставок
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» назначьте оклад и надбавки
5. 5
   Проведите документ и проверьте сотрудника в отчёте «Штатная расстановка»

Переводы и изменения условий труда

Любое изменение условий работы — другое подразделение, должность, график, размер оклада — оформляется документом «Кадровый перевод». В нём включаются флажки изменений: программа покажет только те реквизиты, которые реально меняются. Перевод может быть разовым или массовым (документ «Кадровый перевод списком») — например, при переводе целого отдела.

Для изменения только оплаты труда без кадровых перемещений есть отдельные документы: «Изменение оплаты труда», «Изменение плановых начислений». Использовать кадровый перевод ради смены оклада не стоит — это засоряет трудовую историю лишними записями.

Все переводы фиксируются в истории изменений по сотруднику, которая доступна из карточки по ссылке «Трудовая деятельность». Отсюда же формируются сведения для электронной трудовой книжки (форма ЕФС-1 в СФР).

Отпуска, больничные и другие отсутствия

Отсутствия оформляются документами из раздела «Кадры» или «Зарплата»: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие». Каждый такой документ одновременно решает две задачи: фиксирует отсутствие в табеле и рассчитывает соответствующие начисления (отпускные, пособие по болезни).

Программа автоматически ведёт остатки отпусков: за каждый рабочий год накапливаются дни положенного отпуска с учётом отпусков без сохранения зарплаты и других периодов, влияющих на стаж. Текущий остаток виден из карточки сотрудника и в отчёте «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки»).

Электронные больничные загружаются через обмен с СФР: программа получает ЭЛН по номеру и СНИЛС сотрудника, часть пособия за счёт работодателя рассчитывается в документе «Больничный лист», а данные для оплаты остальной части передаются в фонд.

Увольнение и окончательный расчёт

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком»). В документе указывается дата увольнения, основание по ТК РФ, а программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за использованный авансом — на основании накопленных остатков отпусков.

При проведении документа формируются все причитающиеся суммы: зарплата за отработанные дни месяца, компенсация отпуска, выходное пособие (если назначено). Дата выплаты и ведомость указываются прямо в документе увольнения, что обеспечивает расчёт НДФЛ и взносов с компенсации в корректном периоде.

После проведения проверьте: сотрудник не должен остаться в штатной расстановке, в отчёте «Остатки отпусков» остаток по нему должен обнулиться (компенсирован), а в трудовой истории должна появиться запись об увольнении для передачи в СФР.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатная расстановка после приёма

Норма

Сотрудник виден на своей позиции, ставка занята

Тревожный признак

Сотрудника нет в отчёте или ставка осталась свободной — приём не проведён или дата неверна

Начисление зарплаты новому сотруднику

Норма

Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — не назначены начисления или не указан график

Остаток отпуска при увольнении

Норма

Остаток компенсирован документом увольнения

Тревожный признак

Остаток «висит» — компенсация не рассчитана

Трудовая деятельность

Норма

Все приёмы, переводы, увольнения отражены записями

Тревожный признак

Пропущены события — ошибки в ЕФС-1

Штатное расписание и кадровые отчёты

Штатное расписание включается в настройках (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание»). После включения позиции (подразделение + должность + условия оплаты) ведутся в справочнике «Штатное расписание», изменения оформляются документами «Изменение штатного расписания», а история хранится с датами.

Режим с штатным расписанием даёт контроль: программа не даст принять сотрудника сверх штата и покажет свободные вакансии. Если в организации штатка формальная и часто «плавает», можно работать без неё — тогда должности выбираются напрямую из справочника, но контроля ставок не будет.

Основные кадровые отчёты собраны в разделе «Кадры» → «Отчёты, справки»: «Штатная расстановка», «Список сотрудников», «Личная карточка Т-2», «Остатки отпусков», «Стажи сотрудников», «Среднесписочная численность». Печатные формы приказов (Т-1, Т-6, Т-8) формируются кнопкой «Печать» из соответствующих документов.

Частые вопросы по кадровому учёту в 1С:ЗУП

Чем отличается физическое лицо от сотрудника в ЗУП?

Физическое лицо — это сам человек с его персональными данными, он хранится в справочнике «Физические лица». Сотрудник — это трудовые отношения этого человека с организацией. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудников: основная работа, внутреннее совместительство, повторный приём после увольнения.

Почему новому сотруднику не начисляется зарплата?

Чаще всего в документе приёма не назначены плановые начисления на вкладке «Оплата труда» или не указан график работы. Также проверьте, что документ приёма проведён, дата приёма попадает в расчётный месяц, а у сотрудника нет второго дублирующего элемента в справочнике.

Можно ли работать без штатного расписания?

Да. Если в настройках кадрового учёта штатное расписание отключено, при приёме должность выбирается из справочника должностей напрямую. Это проще для небольших организаций, но не будет контроля свободных ставок и истории изменения штатки.

Как исправить ошибку в кадровом документе прошлого периода?

Если период ещё не закрыт расчётом и отчётностью, документ можно исправить напрямую. Если зарплата рассчитана и отчётность сдана, используйте механизм исправления: в ЗУП для многих документов доступна команда «Исправить», которая создаёт документ-исправление сторнирующего типа, после чего выполняется перерасчёт.

Где посмотреть остаток отпуска сотрудника?

Остаток виден из карточки сотрудника (ссылка «Отсутствия» или через отчёты) и в отчёте «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчёты, справки». Программа считает остаток автоматически по рабочим годам с учётом отпусков без сохранения зарплаты и других исключаемых периодов.

Как оформить внутреннего совместителя?

Создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» для того же физического лица, затем оформляется отдельный документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Начисления, график и отсутствия по совместителю ведутся независимо от основного места работы.