Как в 1С провести больничный уволенному сотруднику

Сотрудник уволился, но вскоре принёс больничный лист — ситуация встречается чаще, чем кажется. По закону бывший работодатель обязан оплатить пособие по временной нетрудоспособности, если заболевание наступило в течение 30 календарных дней после увольнения и сотрудник не трудоустроился на новое место. Возможен и обратный сценарий: сотрудник заболел до увольнения, а больничный закрылся уже после расторжения договора — тогда пособие считается по обычным правилам, как для действующего работника.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оба случая проводятся документом «Больничный лист», но есть нюансы: программа по умолчанию может блокировать ввод документа на уволенного, а процент оплаты зависит от того, когда именно началось заболевание. Ниже разобраны оба сценария, настройки, расчёт НДФЛ и взносов, а также типичные ошибки, из-за которых пособие считается неверно.

Когда больничный после увольнения вообще оплачивается

Прежде чем заводить документ, убедитесь, что обязанность оплаты вообще существует. Пособие бывшему сотруднику положено при одновременном выполнении условий: нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после даты увольнения, сам сотрудник не устроился на новую работу, а больничный предъявлен к оплате в течение шести месяцев с даты восстановления трудоспособности.

Важно различать два случая. Первый — сотрудник заболел до увольнения, а листок закрыт после. Тогда пособие рассчитывается по общим правилам: процент зависит от страхового стажа (60, 80 или 100%). Второй — заболевание началось уже после расторжения договора. Здесь работает ограничение: оплата всегда составляет 60% среднего заработка независимо от стажа.

Отдельно проверьте причину нетрудоспособности. Ограничение в 60% применяется к заболеванию или травме самого бывшего работника. Больничный по уходу за ребёнком, наступивший после увольнения, бывшим работодателем не оплачивается — такого права у сотрудника нет.

Настройка 1С:ЗУП перед вводом больничного

В большинстве типовых конфигураций 1С:ЗУП документ на уволенного сотрудника можно ввести без дополнительных настроек — программа позволяет выбрать бывшего работника в поле «Сотрудник». Однако в некоторых релизах при попытке подбора уволенного появляется предупреждение или сотрудник не отображается в списке выбора. В этом случае снимите в форме выбора флажок фильтрации по работающим сотрудникам либо введите дату документа, попадающую в период работы.

Проверьте также учётную настройку организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → закладка «Учётная политика и другие настройки». Там должен быть корректно указан порядок расчёта пособий и применяемые ограничения. Если организация участвует в проекте прямых выплат (сейчас это единый механизм для всех регионов), работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности, остальное перечисляет Социальный фонд России — программа учитывает это автоматически при правильных настройках.

Если больничный электронный (ЭЛН), загрузите его по номеру из СФР через встроенный обмен: в документе «Больничный лист» укажите номер листка, и программа подтянет данные. Для уволенного сотрудника обмен работает так же, как для действующего, при условии что настроены сертификаты и обмен с фондом.

Пошаговое оформление больничного листа

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию и дату документа — она должна попадать в месяц, когда начисляется пособие. В поле «Сотрудник» выберите уволенного работника: если он не виден, снимите фильтр по состоянию в форме подбора.

Заполните период нетрудоспособности по данным листка: даты начала и окончания, причину нетрудоспособности (код 01 — заболевание, 02 — травма). Если листок электронный, введите номер ЭЛН и загрузите сведения. Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года, подтянув данные из учёта.

Ключевой момент — процент оплаты. Если заболевание началось после увольнения, на закладке «Оплата» установите процент 60 вручную или проверьте, что программа сама применила ограничение. В типовых релизах 1С:ЗУП при указании даты начала болезни позже даты увольнения ограничение в 60% применяется автоматически, но это стоит проконтролировать.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Выберите уволенного сотрудника (снимите фильтр работающих при необходимости)
3. 3
   Укажите период нетрудоспособности и причину по листку
4. 4
   Проверьте средний заработок на закладке расчёта
5. 5
   Убедитесь, что применён процент 60% при болезни после увольнения
6. 6
   Проверьте НДФЛ и сумму к выплате
7. 7
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату

Расчёт пособия: средний заработок и ограничения

Средний дневной заработок считается стандартно: выплаты за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности, делятся на 730. Если сотрудник работал у вас недолго, а справки о заработке с предыдущих мест нет, программа посчитает только известные ей суммы — это может занизить пособие. Запросите у бывшего сотрудника справку 182н или сведения через СФР.

Действуют два ограничения, которые программа проверяет автоматически. Снизу — пособие за полный месяц не должно быть меньше МРОТ (с учётом районного коэффициента). Сверху — средний заработок ограничен предельной базой по страховым взносам за соответствующие годы. Если сотрудник уволен давно и дохода в расчётном периоде не было, расчёт пойдёт из МРОТ.

На закладке «Начислено (подробно)» документа видно разбиение: сумма за счёт работодателя (первые три дня) и сумма за счёт СФР. Для уволенного механизм тот же — работодатель платит свою часть, остальное фонд перечисляет напрямую сотруднику после получения сведений.

НДФЛ, взносы и выплата пособия

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — и часть работодателя, и часть фонда. В документе «Больничный лист» налог рассчитывается автоматически; удержать его нужно при выплате той части, которую платит работодатель. СФР удерживает налог со своей части самостоятельно.

Страховыми взносами пособие не облагается — убедитесь, что в документе не стоит лишних начислений, попадающих в базу по взносам. В отчётах (РСВ, 6-НДФЛ) пособие уволенному отражается в обычном порядке по дате фактического получения дохода.

Выплату оформите документом «Ведомость…» (в банк, через кассу): выберите уволенного сотрудника и вид выплаты «Больничный». Деньги перечисляются на карту или выдаются через кассу — истребуйте у бывшего работника реквизиты, если зарплатный проект уже закрыт для него.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверный процент оплаты. Бухгалтер оставляет 100% по стажу, хотя заболевание началось после увольнения, и СФР отказывает в возмещении разницы. Всегда сверяйте дату начала нетрудоспособности с датой увольнения в кадровом приказе.

Вторая ошибка — попытка провести больничный «задним числом» в уже закрытом периоде. Если месяц увольнения закрыт и отчётность сдана, вводите документ текущей датой — пособие начисляется в том месяце, когда сотрудник обратился, это корректно и для 6-НДФЛ.

Третья группа проблем — данные о среднем заработке. Если уволенный принёс справку 182н уже после расчёта, сделайте перерасчёт документом «Перерасчёт страховых пособий» (в новых релизах — через исправление больничного листа), а не ручной правкой цифр.

Проверка результата и отчётность

После проведения документа сформируйте расчётный листок по сотруднику: там должно быть начисление «Больничный за счёт работодателя» и, при необходимости, сумма за счёт СФР, а также удержанный НДФЛ. Сравните итог с ручным расчётом: средний дневной заработок × 60% × количество дней.

Для части СФР проверьте, что сведения ушли в фонд: в документе есть механизм отправки реестра/сведений для прямых выплат. Статус обмена виден в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или в журнале обмена с СФР.

В 6-НДФЛ пособие попадает по дате выплаты, в РСВ суммы пособий отражаются в соответствующих приложениях как необлагаемые выплаты. Если отчётность по уволенному уже сдана, а больничный начислен позже — данные попадут в отчётность текущего периода, корректировки прошлого обычно не требуются.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в документе

Норма

60% при болезни после увольнения

Тревожный признак

80–100% при дате начала болезни позже увольнения

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видно больничный и удержанный НДФЛ

Тревожный признак

Начисление без НДФЛ или с лишними взносами

Сведения в СФР

Норма

Реестр отправлен, статус принят

Тревожный признак

Ошибки обмена, реестр не сформирован

Средний заработок

Норма

Учтены справки с прошлых мест работы

Тревожный признак

Расчёт только по текущему месту при наличии справки 182н

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если 1С не даёт выбрать уволенного сотрудника в больничном?

В форме подбора сотрудника снимите флажок фильтрации по работающим либо переключите режим показа списка. Если и это не помогает, проверьте дату документа: при слишком ранней дате программа может ограничивать выбор. В крайнем случае введите документ копированием или обратитесь к настройкам прав пользователя.

Нужно ли платить больничный, если сотрудник уволился по собственному желанию и заболел через неделю?

Да. Основание увольнения значения не имеет. Если заболевание наступило в пределах 30 календарных дней после увольнения и сотрудник не трудоустроен, пособие выплачивается в размере 60% среднего заработка.

Кто платит НДФЛ с части пособия, которую перечисляет СФР?

Со своей части фонд выступает налоговым агентом сам и удерживает НДФЛ при выплате. Работодатель удерживает налог только с суммы первых трёх дней, которую платит он.

Сотрудник принёс больничный через пять месяцев после увольнения — принимать ли?

Да, если нетрудоспособность наступила в течение 30 дней после увольнения: закон даёт шесть месяцев на обращение за пособием с даты закрытия листка. Проверьте даты в самом листке, а не только дату обращения.

Как исправить уже проведённый больничный, если сотрудник потом принёс справку 182н?

Используйте механизм исправления документа (кнопка «Исправить» в форме больничного) или документ перерасчёта пособий — в зависимости от релиза. Ручная правка цифр в проведённом документе ломает связь с отчётностью и обменом с СФР.

Проводится ли в 1С больничный, если уволенный работал по совместительству?

Да, порядок тот же. Если сотрудник продолжает работать у другого работодателя, пособие после увольнения с совместительства обычно не назначается — этот момент проверяется по обстоятельствам занятости, а не настройками программы.