Как в 1С провести больничный умершего сотрудника

Ситуация, когда сотрудник умер во время болезни или уже после того, как был открыт больничный лист, встречается в практике бухгалтерии редко, но требует точных действий. Ошибки здесь особенно чувствительны: неверно оформленное пособие может быть не принято Фондом социального страхования, а неправильно удержанный НДФЛ приведёт к претензиям со стороны наследников и налоговой.

Ключевой принцип: пособие по временной нетрудоспособности начисляется только за дни, предшествующие смерти сотрудника. С даты смерти трудовой договор прекращается, и больничный «закрывается» этой датой. Начисленные, но не полученные работником суммы (пособие, зарплата) выплачиваются членам семьи или наследникам по специальному порядку.

В 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены штатные механизмы: документ «Больничный лист» с корректным периодом, документ «Увольнение» с основанием «смерть работника» и выплата начисленных сумм наследникам через ведомость. Ниже разберём каждый шаг с проверками результата.

Что проверить до начала оформления

Прежде чем вносить документы в программу, убедитесь, что у вас есть все основания. Потребуется свидетельство о смерти (или его копия, предоставленная родственниками) — именно на его основании оформляется прекращение трудового договора. Без этого документа увольнение регистрировать нельзя.

Также нужен сам листок нетрудоспособности. Если больничный электронный (ЭЛН), его статус можно проверить через обмен с ФСС прямо из 1С или в личном кабинете страхователя. Если сотрудник умер, находясь на больничном, медицинская организация обычно закрывает листок датой смерти.

Отдельно уточните, кто будет получателем начисленных сумм. По законодательству не полученная ко дню смерти зарплата и приравненные к ней выплаты выдаются члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении. Если таких обращений нет, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по нотариальному удостоверению.

Как ввести больничный лист с правильным периодом

В 1С: ЗУП перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите сотрудника и номер листка нетрудоспособности (для ЭЛН — номер из системы ФСС, программа подтянет данные автоматически при настроенном обмене).

Главный момент — период нетрудоспособности. Датой окончания укажите дату смерти сотрудника, даже если в бумажном бланке период формально длиннее или листок не закрыт. Пособие за дни после смерти не начисляется, поскольку страховой случай прекращается.

Проверьте расчёт среднего заработка: программа подтягивает данные за расчётный период автоматически. Если сотрудник недавно принят и данных не хватает, добавьте справку о заработке с предыдущего места работы или используйте расчёт из МРОТ с учётом стажа.

Как оформить прекращение трудового договора

Увольнение в связи со смертью работника оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Дата увольнения — дата смерти по свидетельству. Основание — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (прекращение договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон).

Порядковый номер приказа и реквизиты основания заполните по фактическим данным: в поле документа-основания укажите свидетельство о смерти, его серию, номер и дату выдачи. Эти сведения попадут в приказ по форме Т-8 и в сведения о трудовой деятельности.

При проведении увольнения программа выполнит окончательный расчёт: начислит зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть неиспользованные дни за отработанный период до даты смерти) и учтёт ранее введённый больничный. Проверьте, что больничный лист введён до расчёта увольнения — иначе суммы придётся пересчитывать.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти и данные листка нетрудоспособности
2. 2
   Введите «Больничный лист» с периодом по дату смерти включительно
3. 3
   Оформите «Увольнение» датой смерти с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
4. 4
   Проверьте окончательный расчёт: зарплата, больничный, компенсация отпуска
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату получателю (члену семьи или наследнику)
6. 6
   Отправьте реестр в ФСС по части пособия за счёт фонда

НДФЛ и страховые взносы: что удерживать, а что нет

Это самый тонкий участок. Суммы, начисленные умершему работнику, но выплачиваемые наследникам в порядке наследования, НДФЛ не облагаются — налоговый агент не удерживает налог, и эти выплаты не включаются в расчёт 6-НДФЛ как доход получателя. Страховые взносы на такие суммы также не начисляются, поскольку после смерти трудовые отношения прекращены.

В 1С: ЗУП при корректном оформлении увольнения причиной «смерть работника» программа настраивает налогообложение автоматически: доходы окончательного расчёта отражаются как не облагаемые НДФЛ при выплате наследникам. Однако поведение зависит от версии конфигурации, поэтому после расчёта откройте подробную форму НДФЛ и взносов в документе увольнения и сверьте результат.

Больничное пособие за счёт ФСС в обычной ситуации облагается НДФЛ, но при выплате наследникам умершего действует то же освобождение. Если программа всё же рассчитала налог, проверьте причину увольнения в документе и при необходимости скорректируйте вручную с документальным обоснованием.

Выплата сумм наследникам и взаимодействие с ФСС

Выплату оформите документом «Ведомость…» (в банк, в кассу или на счета) в разделе «Выплаты». В поле получателя укажите не умершего сотрудника, а фактического получателя — для этого в типовых конфигурациях предусмотрен механизм выплаты бывшим сотрудникам и их наследникам, где получатель выбирается отдельно от лица, которому был начислен доход.

К выплате приложите пакет документов от получателя: заявление, паспорт, документы о родстве (свидетельство о браке, о рождении) или свидетельство о праве на наследство. Копии храните вместе с платёжными документами — это ваше обоснование при проверке.

Часть пособия за счёт ФСС возмещается в обычном порядке: сформируйте реестр сведений для прямых выплат или заявление о возмещении (в зависимости от региона и настроек). Факт смерти застрахованного не отменяет права работодателя на возмещение расходов по закрытому датой смерти больничному.

Проверка результата и отчётность

После всех операций сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц смерти: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, пособие по нетрудоспособности с корректным периодом и, при наличии, компенсация отпуска. Колонка НДФЛ по выплатам наследникам должна быть пустой или нулевой.

Сверьте данные с отчётами: в 6-НДФЛ выплаты наследникам не должны создавать облагаемый доход, в РСВ — не попадать в базу по взносам. Персонифицированные сведения о физлицах и сведения о стаже (СЗВ-СТАЖ / ЕФС-1) заполняются на умершего работника в обычном порядке за период до даты смерти.

Не забудьте про кадровые формы: приказ о прекращении договора, запись в личной карточке и при необходимости электронные сведения о трудовой деятельности. Запись в трудовую книжку вносится на основании свидетельства о смерти.

Контрольные точки

Как проверить результат

Период больничного в документе

Норма

Окончание — дата смерти

Тревожный признак

Период выходит за дату смерти

НДФЛ в ведомости наследнику

Норма

Налог не рассчитан

Тревожный признак

Есть удержанный НДФЛ

Реестр в ФСС

Норма

Принят без ошибок, сумма за счёт фонда корректна

Тревожный признак

Отказ или расхождение сумм

Основание увольнения

Норма

п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ

Тревожный признак

Иная статья или инициатива работника

Частые вопросы

Можно ли провести больничный, если ЭЛН не закрыт медорганизацией?

Дождитесь закрытия листка: медучреждение обязано закрыть его датой смерти. До этого момента корректно рассчитать пособие нельзя. Если листок бумажный и остался незакрытым, основанием для периода служит свидетельство о смерти, а вопрос оформления согласуйте с ФСС.

Кто имеет право получить невыплаченные суммы?

В первую очередь — члены семьи, совместно проживавшие с умершим, и нетрудоспособные иждивенцы; им суммы выдаются по заявлению в течение недели после подачи документов. Если таких лиц нет или они не обратились в установленный срок, суммы переходят в состав наследства и выплачиваются наследникам по документам нотариуса.

Нужно ли начислять компенсацию за неиспользованный отпуск умершему?

Да. Компенсация положена за фактически отработанный период до даты смерти, если остались неиспользованные дни отпуска. 1С: ЗУП рассчитывает её автоматически в документе «Увольнение» — проверьте количество дней в расчёте.

Облагается ли больничный умершего страховыми взносами?

Пособие по нетрудоспособности взносами не облагается независимо от ситуации. Остальные выплаты окончательного расчёта, перечисляемые наследникам, также не включаются в базу по взносам, поскольку трудовые отношения прекратились смертью работника.

Что делать, если больничный уже проведён полным периодом?

Сторнируйте или отмените проведение документа, затем введите его заново с периодом по дату смерти и пересчитайте увольнение. Если реестр уже ушёл в ФСС, сформируйте корректирующий реестр — иначе переплату придётся возвращать.

Как отразить выплату наследнику, если его нет в справочнике сотрудников?

В 1С: ЗУП получатель выплаты указывается отдельно от лица начисления — используйте механизм выплат бывшим сотрудникам и наследникам либо добавьте физлицо в справочник без оформления трудовых отношений. В платёжных документах получателем должно значиться именно физическое лицо-наследник.