Другое · 11 мин
Где в 1С справка о доходах и как её сформировать
Разбираем, где в 1С находится справка о доходах: пути в ЗУП, Бухгалтерии, формирование для сотрудника и для налоговой, проверка данных и типичные ошибки.
Справка о доходах в 1С формируется в разделах, связанных с налогом на доходы физических лиц. В зависимости от конфигурации и релиза документ может называться «Справка о доходах (2-НДФЛ)», «Справка о доходах для сотрудника» или «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Путаница возникает из-за того, что существует два разных документа: справка для сотрудника (произвольная форма, утверждённая ФНС) и справка в составе отчёта 6-НДФЛ для налоговой инспекции.
В типовых решениях 1С — «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» — оба варианта доступны, но находятся в разных местах интерфейса. Ниже разобраны конкретные пути в меню, условия, при которых справка формируется корректно, и способы проверить результат перед выдачей документа сотруднику или отправкой в ФНС.
Какие справки о доходах существуют в 1С
Прежде чем искать документ в меню, важно определить, какая именно справка нужна. Первый вариант — справка о доходах для сотрудника. Её работник предъявляет в банк при оформлении кредита, в посольство для визы, в органы соцзащиты и другие организации. Форма утверждена ФНС и формируется по данным учёта НДФЛ за выбранный год.
Второй вариант — справка о доходах в составе годового расчёта 6-НДФЛ, которую работодатель сдаёт в налоговую инспекцию по каждому физическому лицу. Это регламентированная отчётность, и сформировать её отдельно от отчёта нельзя — она является приложением к 6-НДФЛ.
Третий, менее очевидный случай — справка для уволенного сотрудника. По закону работодатель обязан выдать её при увольнении вместе с другими документами. В 1С она формируется тем же документом, что и справка для действующего сотрудника, но за период работы в текущем году.
Сравнение вариантов
Отдельный документ, печатается и выдаётся работнику. Подходит для банков, виз, соцзащиты. Не отправляется в ФНС.
Приложение к годовому расчёту, сдаётся в налоговую. Формируется автоматически при заполнении отчёта, отдельно не выдаётся.
Тот же документ, что для сотрудника, но за период с начала года по дату увольнения. Выдаётся в день увольнения вместе с трудовой книжкой.
Где найти справку в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь — раздел «Отчетность, справки». В нём расположен пункт «Справки сотрудникам» (в ряде релизов — «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»). Через этот журнал создаются справки, которые выдаются работникам на руки.
Для налоговой отчётности используется другой путь: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где создаётся расчёт 6-НДФЛ за год. Приложение со справками по физлицам заполняется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». Также в разделе «Налоги и взносы» может присутствовать документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для передачи в ИФНС» — он используется в старых релизах или для корректировочных сведений.
Формирование справки для сотрудника
Откройте журнал справок и нажмите «Создать». В документе укажите организацию, сотрудника и налоговый период (год). Кнопка «Заполнить» подтянет данные из учёта НДФЛ: доходы по месяцам, вычеты, исчисленный и удержанный налог. После заполнения проверьте суммы, затем используйте кнопку «Печать» — программа предложит актуальную форму.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам».
- 2Нажмите «Создать» и выберите организацию, сотрудника и год.
- 3Нажмите «Заполнить» — доходы, вычеты и налог подтянутся из учёта.
- 4Сверьте итоговые суммы с отчётом «Анализ НДФЛ» за тот же год.
- 5Распечатайте справку через кнопку «Печать» и заверьте подписью руководителя.
Где найти справку в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» справка о доходах для сотрудника находится в разделе «Зарплата и кадры». В зависимости от релиза пункт называется «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» или находится внутри группы документов по НДФЛ. Если в меню этого пункта нет, проверьте раздел «Налоги и взносы» — там располагаются документы по учёту НДФЛ.
Для сдачи сведений в налоговую откройте «Отчеты» → «Регламентированные отчеты», создайте отчёт 6-НДФЛ за год. Раздел со справками о доходах по каждому физическому лицу заполнится автоматически. Отдельно распечатать справку из отчёта можно через форму печати соответствующего приложения.
Если справку требуется выдать быстро, а пункта в меню найти не удаётся, воспользуйтесь поиском по функциям: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или клавиши Ctrl+Shift+F и введите «справка о доходах». Система покажет все доступные объекты с этим названием.
Что должно быть заполнено, чтобы справка сформировалась корректно
Справка о доходах строится на данных регистров учёта НДФЛ. Если в базе что-то не проведено, справка либо окажется пустой, либо покажет искажённые суммы. Перед формированием убедитесь, что за нужный год проведены все начисления зарплаты, премий, отпускных и больничных, а также документы по удержанному налогу.
Второе условие — корректные персональные данные сотрудника: ФИО, ИНН, дата рождения, паспортные данные и статус налогового резидента. Ошибка в ИНН или статусе приведёт к тому, что справка для налоговой не пройдёт форматный контроль, а банк может отказать в приёме документа.
Третье условие — актуальные коды доходов и вычетов. Если в течение года применялись стандартные, социальные или имущественные вычеты, они должны быть зарегистрированы соответствующими документами (заявлениями на вычеты, уведомлениями из ИФНС). Иначе сумма налога в справке не совпадёт с фактически удержанной.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Анализ НДФЛ» или оборотами по НДФЛ за год
Справка пустая или сумма меньше ожидаемой — не проведены начисления
Равен исчисленному при полной выплате зарплаты
Есть расхождения без объективных причин — проверьте документы выплаты
ИНН, ФИО и дата рождения совпадают с паспортом сотрудника
Опечатки или пустой ИНН — справку отклонят в ИФНС или банке
Типичные ошибки при формировании справки
Самая частая проблема — пустая справка. Причина почти всегда в том, что выбран не тот налоговый период или не та организация (в базах с несколькими юрлицами). Проверьте шапку документа и повторно нажмите «Заполнить».
Вторая ошибка — расхождение между справкой и отчётом 6-НДФЛ. Оно возникает, когда после сдачи отчётности в учёт вносились исправления задним числом. В такой ситуации нужно сформировать корректировочный 6-НДФЛ, а не просто перевыпустить справку сотруднику.
Третья ошибка — формирование справки до окончательного расчёта за декабрь. Если зарплата за последний месяц года ещё не начислена или не выплачена, суммы будут неполными. Выдавайте справку только после закрытия расчётного периода.
Когда справка не формируется: ограничения и риски
Если сотрудник принят в текущем году и доходов ещё не было, справка сформируется с нулевыми значениями или не сформируется вовсе — это нормально, а не сбой. Для внешних совместителей и лиц по договорам ГПХ справка формируется тем же документом, но только если доходы по ним прошли через учёт НДФЛ в этой базе.
Не редактируйте суммы в справке вручную без документального основания. Ручная правка данных НДФЛ «ломает» связь с регистрами учёта: при следующем заполнении отчётности расхождения всплывут снова, а налоговая при камеральной проверке увидит разницу между справкой и 6-НДФЛ. Любые исправления делайте первичными документами — сторнированием начислений или корректировкой данных учёта.
Альтернативные способы получить справку
Если доступа к 1С у сотрудника нет, а справка нужна срочно, есть обходные пути. Сотрудник может самостоятельно скачать справку о доходах в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — данные туда поступают из сданного работодателем 6-НДФЛ. Также сведения о доходах доступны через Госуслуги.
Для бухгалтера альтернативой служит сервис «1С-Отчетность» и личный кабинет сотрудника в «1С:ЗУП» (если настроен сервис «1С:Кабинет сотрудника»): работник получает справку в электронном виде без обращения в бухгалтерию. Это снижает нагрузку на расчётчиков в периоды массовых запросов — например, в ипотечный сезон.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню 1С нет пункта «Справка о доходах»?
Чаще всего причина в правах доступа или настройках интерфейса. Проверьте роль пользователя у администратора, либо найдите документ через поиск функций (Ctrl+Shift+F). В старых релизах справка может называться «2-НДФЛ» и находиться в разделе «Налоги и взносы».
Можно ли сформировать справку за несколько лет сразу?
Нет, справка о доходах формируется отдельно за каждый налоговый период (календарный год). Если банк просит данные за несколько лет, создайте отдельный документ за каждый год.
Чем справка для сотрудника отличается от справки в 6-НДФЛ?
Данные в них одинаковые, но назначение разное: первая выдаётся работнику на руки и не уходит в налоговую, вторая — обязательное приложение к годовому расчёту 6-НДФЛ и сдаётся в ИФНС. Формы утверждены одним приказом ФНС, но заполняются разными документами.
Что делать, если суммы в справке не совпадают с расчётными листками?
Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» (или «Регистр налогового учёта по НДФЛ») за тот же год и найдите расхождение. Типичные причины — непроведённые начисления, ручные операции по НДФЛ или исправления задним числом. Исправлять нужно первичные документы, а не саму справку.
Нужно ли заверять справку печатью организации?
Обязательное требование о печати отсутствует, если у организации её нет. Достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Однако некоторые банки по внутренним правилам просят печать при её наличии — уточните требования конкретного получателя.
Может ли сотрудник получить справку без обращения в бухгалтерию?
Да. Справка о доходах доступна в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС и через Госуслуги — туда данные попадают из сданного работодателем 6-НДФЛ. Если в компании подключён сервис «1С:Кабинет сотрудника», работник может сформировать справку самостоятельно в электронном виде.
Что важно запомнить
Справка о доходах для сотрудника создаётся отдельным документом в разделе «Отчетность, справки» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия), а сведения для налоговой формируются внутри годового 6-НДФЛ. Перед выдачей сверяйте суммы с анализом НДФЛ и никогда не правьте цифры вручную — исправляйте первичные документы.