Другое · 8 мин
Как в 1С провести административный отпуск
Как оформить административный отпуск без сохранения зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:КАМИН: документ, настройка вида отсутствия, расчёт, влияние на стаж и отпускные.
Административный отпуск — это отпуск без сохранения заработной платы по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ). В программах 1С такой отпуск оформляется кадровым документом, который автоматически формирует отсутствия в табеле и исключает дни из расчёта среднего заработка. Ниже — порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также замечания по другим конфигурациям.
Важно понимать: отпуск без сохранения зарплаты влияет не только на текущий расчёт. Он сдвигает рабочий год для ежегодного оплачиваемого отпуска, если суммарная продолжительность таких отпусков превышает 14 календарных дней в рабочем году, и исключается из расчётного периода при исчислении среднего заработка. Поэтому оформлять его нужно корректно с первого раза.
Проверьте основание и вид отпуска без сохранения зарплаты
Перед оформлением убедитесь, что есть заявление работника — это обязательное основание. Отпуск без сохранения зарплаты бывает двух типов: по соглашению сторон (работодатель вправе отказать) и обязательный для предоставления отдельным категориям (участники ВОВ, пенсионеры по возрасту, инвалиды, рождение ребёнка, вступление в брак и другие случаи из ст. 128 ТК РФ).
От типа зависит выбор вида расчёта в 1С. В типовой конфигурации предопределены два начисления: «Отпуск без сохранения заработной платы» (буквенный код ДО) и «Отпуск без сохранения зарплаты по обязательным основаниям» — в ряде релизов с кодом ОЗ. Код важен для табеля и статистической отчётности, поэтому выбирайте вид осознанно.
Проверьте даты и подпись работника в заявлении
Используйте вид отсутствия с кодом ОЗ, если он есть в конфигурации
Отпуск оформляется по каждому месту работы отдельно
Оформите документ «Отпуск» в 1С:ЗУП 3.1
Основной сценарий для 1С:ЗУП 3.1 — документ «Отпуск». Перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска» (или «Зарплата» → «Отпуска») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и период отсутствия.
В поле вида отпуска установите флажок «Отпуск без сохранения заработной платы» и выберите соответствующий вид отсутствия. Проверьте даты начала и окончания: программа автоматически посчитает количество календарных дней. Оплата по такому отпуску не начисляется — закладка с начислениями будет пустой, это нормально.
После заполнения нажмите «Провести». Документ зарегистрирует отсутствие, сформирует записи в табеле и при необходимости создаст приказ по форме Т-6 (кнопка «Печать»).
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска» и создайте документ
- 2Укажите организацию, сотрудника и даты отпуска
- 3Отметьте «Отпуск без сохранения заработной платы» и выберите вид отсутствия (ДО или ОЗ)
- 4Проверьте количество дней и при необходимости приказ Т-6
- 5Проведите документ и проверьте табель — дни должны отразиться кодом ДО/ОЗ
Альтернатива: документ «Отсутствие» и массовое оформление
Если отпуск короткий (1–2 дня) или нужно оформить отсутствие сразу нескольким сотрудникам, удобнее документ «Отсутствие» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия»). В нём выбирается вид отсутствия «Отпуск без сохранения зарплаты», сотрудник или список сотрудников и период.
Разница между документами практическая: «Отпуск» формирует приказ Т-6 и участвует в учёте отпусков, «Отсутствие» — более лёгкий документ для разовых неявок. Оба корректно закрывают дни в табеле и исключают время из расчётной базы. Для длительных административных отпусков предпочтительнее «Отпуск» — он прозрачнее при проверках.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для отпусков от нескольких дней; формирует приказ Т-6; ограничение — один сотрудник в документе
Подходит для 1–2 дней и списков сотрудников; приказ Т-6 не формируется
Для старых конфигураций; вид расчёта выбирается вручную из плана видов расчёта
Настройка вида расчёта, если стандартного нет
В редких случаях (сильно доработанная конфигурация, перенос данных) предопределённый вид отсутствия может отсутствовать или быть неправильно настроен. Проверьте его в разделе «Настройка» → «Начисления»: найдите начисление с назначением «Отпуск без сохранения заработной платы».
Ключевые параметры вида расчёта: начисление не выполняется (сумма нулевая), на закладке «Учёт времени» указан вид времени «Отпуск без сохранения зарплаты», а код обозначения в табеле — ДО или ОЗ. Не создавайте дубли начислений с одинаковым назначением: это приводит к двойным строкам в отчётах и ошибкам при обновлении.
Проверьте табель, расчёт и влияние на стаж
После проведения откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Дни отпуска должны быть отмечены кодом ДО (или ОЗ) без оплачиваемых часов. Если дни пустые или стоит явка «Я» — документ не проведён либо период указан неверно.
Затем сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц: оклад сотрудника должен уменьшиться пропорционально отработанным дням. Наконец, проверьте остатки отпусков (справка «Остатки отпусков» из карточки сотрудника): если суммарная продолжительность отпусков без сохранения зарплаты в рабочем году превысила 14 календарных дней, дата окончания рабочего года должна сдвинуться.
Как проверить результат
Дни отпуска с кодом ДО или ОЗ, без часов
Стоит «Я» или пусто — документ не проведён
Оклад уменьшен пропорционально дням отсутствия
Начислен полный оклад
При превышении 14 дней рабочий год сдвинут
Дата рабочего года не изменилась при длительном отпуске
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — оформление административного отпуска документом «Прогул, отсутствие» с неверным видом времени. Это искажает табель и может неправильно повлиять на средний заработок. Вторая типичная ситуация — отпуск оформлен, но зарплата за месяц уже была начислена до этого; в результате образуется переплата, которую приходится сторнировать вручную.
Ещё одна ошибка — разрыв длинного отпуска на несколько документов «по месяцам» без необходимости. Один документ на весь период корректнее для кадрового учёта. И наоборот: не включайте в один документ периоды, разделённые выходом сотрудника на работу, — для каждого непрерывного периода нужен свой документ.
FAQ: частые вопросы об административном отпуске в 1С
Уменьшит ли административный отпуск будущие отпускные?
Дни отпуска без сохранения зарплаты исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка, поэтому напрямую сумму отпускных они не занижают. Но при суммарной продолжительности более 14 календарных дней в рабочем году сдвигается окончание рабочего года, из-за чего право на очередной отпуск наступает позже.
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты на несколько месяцев?
Создайте один документ «Отпуск» на весь непрерывный период — 1С корректно обработает переходящие месяцы. При расчёте зарплаты в каждом месяце дни отсутствия будут учтены автоматически. Дробить период на отдельные документы по месяцам не требуется.
Что делать, если сотрудник вышел раньше срока?
Откройте исходный документ отпуска и скорректируйте дату окончания, затем перепроведите его. Если месяц уже рассчитан, выполните перерасчёт в документе начисления зарплаты — программа доначислит оплату за фактически отработанные дни.
Нужен ли приказ по форме Т-6 для административного отпуска?
Унифицированные формы не обязательны, но приказ на отпуск в организации обычно издаётся. В 1С:ЗУП документ «Отпуск» формирует печатную форму Т-6 кнопкой «Печать». Документ «Отсутствие» такой формы не создаёт — это один из аргументов в пользу документа «Отпуск».
Как оформить отпуск в 1С:Бухгалтерии 8?
В 1С:БП нет полноценного кадрового документа отпуска без сохранения зарплаты. Обычно создают начисление с нулевой суммой и нужным видом времени либо корректируют количество отработанных дней в документе «Начисление зарплаты» вручную. Для регулярного кадрового учёта такой схемы недостаточно — корректнее вести учёт в ЗУП.
Что важно запомнить
Административный отпуск в 1С:ЗУП оформляется документом «Отпуск» или «Отсутствие» с видом времени ДО/ОЗ. После проведения проверьте табель, расчёт оклада и сдвиг рабочего года. Не проводите отпуск задним числом в закрытом периоде без перерасчёта зарплаты.