Как в 1С принять сотрудника с почасовой оплатой

Почасовая оплата применяется для сотрудников, чей заработок зависит от фактически отработанных часов: преподавателей, консультантов, сменного персонала, совместителей с ненормированной занятостью. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая схема реализуется через специальный вид начисления «Оплата по часовому тарифу», график работы сотрудника и корректно оформленный документ приёма. Если хотя бы один из этих элементов настроен неверно, программа будет считать зарплату от оклада или по неверной норме времени.

Порядок действий одинаков по логике и в 1С:ЗУП ред. 3.1, и в более ранних редакциях, отличаются только названия пунктов меню. Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учётной политики до контроля первого начисления зарплаты.

Проверьте настройки учётной политики расчёта зарплаты

Прежде чем оформлять приём, убедитесь, что в программе доступен нужный вид расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» (или «Учёт отсутствий» в зависимости от релиза) установите флажок «Применяется почасовая оплата» и при необходимости «Применяются сверхурочные при суммированном учёте рабочего времени».

После включения флажка в справочнике «Начисления» появится предопределённый вид расчёта «Оплата по часовому тарифу». Его формула: Тарифная ставка часовая × Время в часах. Менять формулу в типовой конфигурации не требуется — достаточно проверить, что начисление не помечено на удаление и доступно для выбора.

Создайте или проверьте график работы сотрудника

График определяет норму времени и то, какие дни считаются рабочими. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график или используйте существующий. Для почасовых сотрудников обычно подходит пятидневка, график сменности или гибкий график с заполнением по фактическому времени.

В свойствах графика обратите внимание на два параметра. Первый — способ заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины или по фактическому времени. Второй — флажок «Считать норму времени по другому графику»: при неполном рабочем времени норму обычно берут из графика полной занятости, чтобы программа корректно рассчитывала долю ставки и неполное время.

Если сотрудник работает по суммированному учёту рабочего времени (например, посменно с учётным периодом квартал), укажите это в графике соответствующим флажком. От этого зависит расчёт сверхурочных и оплаты работы в праздничные дни.

Оформите документ «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ. Заполните сотрудника (или создайте нового физлица), дату приёма, подразделение и должность. Если штатное расписание ведётся, выберите позицию из штатного расписания — тогда часть данных подставится автоматически.

На вкладке «Оплата труда» в таблице начислений удалите предложенное по умолчанию начисление «Оплата по окладу», если оно появилось, и добавьте «Оплата по часовому тарифу». В колонке «Результат» укажите часовую ставку сотрудника в рублях. Именно это значение программа будет умножать на отработанные часы.

1. 1
   Включите почасовую оплату в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Проверьте или создайте график работы сотрудника
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и заполните кадровые данные
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление «Оплата по часовому тарифу» и укажите ставку
5. 5
   Укажите график работы в поле «График работы» документа
6. 6
   Проведите документ и проверьте печатную форму трудового договора

В поле «График работы» документа приёма укажите график, созданный на предыдущем шаге. Если сотрудник принят не на полную ставку, укажите количество ставок (например, 0,5) — при почасовой оплате это влияет в основном на кадровые отчёты, а не на расчёт, поскольку оплата идёт за фактические часы.

Как указывать часовую ставку при её изменении

Ставка, указанная в документе приёма, действует до первого кадрового изменения. Если тариф повышается, не редактируйте старый документ приёма — оформите документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры») или «Изменение оплаты труда» с новой датой и новым значением ставки. Тогда программа корректно разделит расчёт по периодам: до даты изменения — по старой ставке, после — по новой.

Это критично для корректной истории: расчётные листки, отчёты по страховым взносам и справки о доходах формируются с учётом версий начислений. Редактирование «задним числом» документа приёма ломает уже закрытые периоды и может привести к перерасчётам при следующем начислении зарплаты.

Как программа рассчитывает зарплату почасового сотрудника

При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» программа берёт часы, отработанные сотрудником по данным табеля. Если табель в программе не ведётся специальным документом, время определяется автоматически по графику работы за вычетом зарегистрированных отсутствий (отпусков, больничных, командировок).

Формула расчёта: часовая ставка × отработанные часы. Например, при ставке 300 рублей и 120 отработанных часах начисление составит 36 000 рублей. Проверить часы можно прямо в документе начисления: на вкладке «Начисления» по строке сотрудника отображается колонка «Отработано» с часами.

Если учёт времени ведётся по фактическим данным (например, часы каждый день разные и не совпадают с графиком), используйте документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель» вводится документом «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном) или документ «Работа сверхурочно» для дополнительных часов. Тогда в расчёт попадут именно введённые вручную часы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка начисления в расчёте зарплаты

Норма

Вид расчёта «Оплата по часовому тарифу», сумма = ставка × часы

Тревожный признак

Появился «Оплата по окладу» или сумма не связана с часами

Колонка «Отработано» в документе начисления

Норма

Часы соответствуют табелю или графику

Тревожный признак

Часы нулевые, задвоены или взяты не из того графика

Расчётный листок сотрудника

Норма

Указана ставка, отработанные часы и итоговая сумма

Тревожный признак

Ставка отсутствует или отображается оклад

Особые случаи: совместители, сверхурочные и работа в праздники

Внутреннее совместительство

Если сотрудник уже работает у вас по окладу, а почасовая работа оформляется как совместительство, создайте отдельный документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». У этого сотрудника будет отдельная строка в расчёте зарплаты со своим графиком и своей ставкой. Не добавляйте почасовое начисление к основному месту работы — расчёт времени смешается.

Сверхурочные и работа в выходные

Работа сверх графика оформляется документом «Работа сверхурочно», а выход в выходной или праздник — документом «Работа в выходные и праздничные дни». Оба документа находятся в разделе «Зарплата». Для почасовых сотрудников оплата считается от той же часовой ставки с повышающими коэффициентами, заданными в настройках начислений.

Ночные и вечерние часы

Если сотрудник работает ночью, включите в настройках расчёта зарплаты учёт ночных и вечерних часов и укажите процент доплаты в графике работы или в документе приёма. Программа автоматически выделит ночные часы из табеля и начислит доплату отдельной строкой.

Как проверить оформление перед первым расчётом

Перед первым начислением зарплаты откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отображаются назначенное начисление «Оплата по часовому тарифу», ставка и график работы. Затем сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за первый месяц работы сотрудника — в нём должны быть видны рабочие часы по дням.

После расчёта зарплаты сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Расчётный листок»). В нём должна быть строка с видом начисления, количеством отработанных часов, ставкой и итоговой суммой. Совпадение этих трёх значений — признак корректной настройки.

Частые вопросы

Чем почасовая оплата отличается от оплаты по дневному тарифу в 1С?

Дневной тариф умножается на отработанные дни, часовой — на часы. Для сотрудников с неодинаковой продолжительностью смен корректнее часовой тариф: он точнее отражает фактическую занятость и упрощает оплату ночных и сверхурочных часов.

Можно ли принять сотрудника с почасовой оплатой на 0,5 ставки?

Да. В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и соответствующий график неполного рабочего времени. Расчёт всё равно пойдёт от часовой ставки и фактических часов, а доля ставки будет учитываться в кадровых отчётах и при расчёте показателей, зависящих от занятости.

Что делать, если в списке начислений нет «Оплаты по часовому тарифу»?

Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и включите флажок использования почасовой оплаты. После записи настроек вид расчёта появится автоматически. Вручную создавать начисление с такой формулой не требуется.

Как оплатить сотруднику часы, которые он фактически отработал больше графика?

Дополнительные часы оформляются документом «Работа сверхурочно» из раздела «Зарплата». Программа рассчитает оплату от часовой ставки с применением повышающих коэффициентов, заданных в настройках соответствующего начисления.

Нужно ли заводить табель вручную для почасовых сотрудников?

Если фактические часы совпадают с графиком, отдельный табель не нужен — программа возьмёт время из графика за вычетом зарегистрированных отсутствий. Если часы каждый день разные, вводите фактическое время документом «Данные для расчёта зарплаты» с шаблоном табеля, иначе расчёт будет неточным.