Как принять сотрудника по договору ГПХ в 1С

Приём исполнителя по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в программах 1С отличается от обычного трудоустройства: приказ о приёме на работу не создаётся, вместо него оформляется специальный документ «Договор работы услуги» или «Договор (подряд, услуги)». От правильности оформления зависят начисление страховых взносов, удержание НДФЛ и попадание данных в отчётность ЕФС-1 и 6-НДФЛ.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Названия документов и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии программы, но общая логика везде одинакова: карточка физлица → договор ГПХ → акт выполненных работ → начисление и выплата вознаграждения.

Перед оформлением убедитесь, что договор действительно носит гражданско-правовой характер: в нём не должно быть признаков трудовых отношений (фиксированный график, подчинение внутреннему распорядку, регулярные одинаковые выплаты). Иначе при проверке отношения могут переквалифицировать в трудовые с доначислением взносов и штрафами.

Проверьте, что договор ГПХ оформляется правомерно

Договор ГПХ подходит для разовых работ или услуг с конкретным результатом: разработка макета, ремонт помещения, консультация, перевод текста. Оплата привязана к результату и подтверждается актом выполненных работ, а не табелем учёта рабочего времени.

Если исполнитель фактически работает как штатный сотрудник — приходит по графику, выполняет распоряжения руководителя, получает фиксированную ежемесячную сумму — договор ГПХ оформлять нельзя. Трудовая инспекция и налоговая выявляют такие подмены, и последствия для организации существенные: доначисление взносов, пени, штрафы.

Создайте карточку физического лица и договор ГПХ в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника. Заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения, паспортные данные и адрес — эти сведения понадобятся для отчётности по НДФЛ и персонифицированного учёта. Если физлицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник), используйте существующую карточку, чтобы не создавать дублей.

Далее оформите сам договор. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ» → «Договор работы услуги». Укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения и подразделение.

Обратите внимание на поле «Способ отражения в учёте» — от него зависит, на какой счёт затрат попадёт вознаграждение при синхронизации с бухгалтерией. Также проверьте вид расчёта: по умолчанию используется начисление «Оплата по договорам ГПХ», облагаемое НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

1. 1
   Создайте сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать», заполните персональные данные
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» → «Договор работы услуги»
3. 3
   Укажите сотрудника, организацию, период действия договора и сумму вознаграждения
4. 4
   Проверьте способ отражения в учёте и вид расчёта
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в реестрах по ГПХ

Оформите договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» функционал проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», создайте сотрудника и в его карточке перейдите по ссылке «Договоры ГПХ» (или оформите документ «Договор подряда» из раздела «Зарплата и кадры» → «Труд и заработная плата», в зависимости от версии).

Заполните дату договора, период выполнения работ, сумму и счёт затрат. Для начисления вознаграждения используйте документ «Начисление зарплаты» с видом начисления по договорам ГПХ либо операцию, введённую вручную, если зарплатный блок в базе не ведётся.

Если в базе несколько организаций, обязательно проверьте поле «Организация» в договоре — ошибка здесь приведёт к тому, что начисление и отчётность сформируются не по тому юрлицу.

Начислите вознаграждение по акту выполненных работ

Выплата по ГПХ всегда привязывается к факту выполнения работ. Сначала стороны подписывают акт, затем в программе оформляется начисление. В 1С:ЗУП это документ «Зарплата» → «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)» — выберите договор, укажите сумму по акту и дату выплаты.

Если оплата проходит частями (аванс и окончательный расчёт), оформляйте отдельное начисление на каждую выплату с соответствующим актом. Не начисляйте всю сумму договора одним документом, если фактически платите частями, — это исказит дату получения дохода для НДФЛ.

Признак корректного оформления: сумма начисления совпадает с актом, дата документа попадает в нужный отчётный период, а в расчётном листке сотрудника видно начисление по договору ГПХ с удержанным НДФЛ.

НДФЛ и страховые взносы по договору ГПХ

С вознаграждения по ГПХ организация как налоговый агент удерживает НДФЛ по ставке, действующей для налоговых резидентов или нерезидентов. Программа рассчитает налог автоматически при начислении, если в карточке физлица корректно указан статус налогоплательщика.

Страховые взносы по ГПХ начисляются на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и взносы на травматизм по договорам ГПХ не уплачиваются, если иное не указано в самом договоре (для травматизма — только при прямом включении такого условия). В 1С:ЗУП это настраивается в учётной политике и параметрах договора.

Проверьте результат в отчёте «Анализ взносов в фонды» или «Полное свод начислений, удержаний и выплат»: по исполнителю должны быть взносы на ОПС и ОМС и не должно быть взносов на ВНиМ. Если видите взносы на нетрудоспособность — проверьте вид договора и настройки налогообложения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид договора в документе

Норма

Указан договор ГПХ (работы, услуги), а не трудовой

Тревожный признак

Сотрудник оформлен приёмом на работу — взносы и отчётность исказятся

Состав взносов в своде начислений

Норма

Есть ОПС и ОМС, нет взносов на ВНиМ

Тревожный признак

Начислены взносы на нетрудоспособность — ошибка в настройках договора

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Налог рассчитан с суммы вознаграждения и удержан при выплате

Тревожный признак

НДФЛ нулевой или не удержан — проверьте статус и вид начисления

Отчётность по исполнителям ГПХ

Исполнители по ГПХ попадают в расчёт по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения о физлицах и форму 6-НДФЛ. В ЕФС-1 (раздел 1.1) подрядчики отражаются с указанием периода действия договора — в 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически на основании документа договора.

Перед сдачей отчётности сверьте список действующих договоров ГПХ с отчётом «Сотрудники с договорами ГПХ» или аналогичным реестром. Частая ситуация: договор завершён, но дата окончания в программе не указана, и сотрудник продолжает попадать в отчёты как действующий.

Также проверьте, что доходы по ГПХ отражены с правильным кодом дохода в справках и 6-НДФЛ — для вознаграждений по договорам подряда и услуг применяется отдельный код, отличный от оплаты труда. Ошибка в коде — типичный повод для уточнёнки.

Ответы на частые вопросы

Нужно ли включать подрядчика по ГПХ в штатное расписание?

Нет. Договор ГПХ не создаёт штатную единицу, поэтому в штатное расписание исполнитель не включается, а приказ о приёме на работу не оформляется. В 1С:ЗУП документ «Договор работы услуги» самостоятельно регистрирует условия оплаты.

Можно ли оформить договор ГПХ на действующего сотрудника организации?

Да, если работы выходят за рамки его трудовой функции. В программе используйте существующую карточку физлица и оформите дополнительный документ «Договор работы услуги» — оба вида начислений будут отражаться в одном расчётном листке.

Как выплатить вознаграждение по ГПХ в 1С?

Выплата оформляется стандартной ведомостью («Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу») по виду выплаты «Начисления по договорам ГПХ». Сотрудник подбирается в ведомость, если у него есть непогашенное начисление по договору.

Что делать, если по договору ошибочно начислены взносы на нетрудоспособность?

Проверьте вид договора и настройки налогообложения начисления. Сторнируйте ошибочное начисление документом корректировки, заново рассчитайте взносы и подайте уточнённый РСВ за затронутый период.

Отражается ли договор ГПХ в отпускных и больничных расчётах?

Нет. Выплаты по ГПХ не входят в базу для расчёта среднего заработка по трудовым основаниям, а исполнитель не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный за счёт средств на ВНиМ, поскольку эти взносы по договору не уплачиваются.

Как закрыть договор ГПХ в 1С после окончания работ?

Специального документа расторжения не требуется: достаточно, чтобы в договоре была указана дата окончания и все начисления по нему были выплачены. Проверьте задолженность в отчёте «Задолженность по зарплате» и убедитесь, что в ЕФС-1 период договора отражён корректно.