Другое · 9 мин
Как принять исполнителя по договору ГПХ в 1С
Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание договора, начисление вознаграждения, взносы, сроки и отчётность. Пошаговая инструкция с проверкой.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) оформляется, когда организация заказывает у физического лица разовую работу или услугу без включения исполнителя в штат. В 1С такой договор не должен попадать в штатное расписание и кадровый приказ о приёме — вместо этого используется специальный документ «Договор (работы, услуги)» или «Договор подряда» в зависимости от конфигурации. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчёту взносов и лишним записям в отчётности по персонифицированному учёту.
Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0: от создания сотрудника до начисления вознаграждения и отражения выплаты в отчётности. Пути к документам могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика одинаковая.
Что проверить перед оформлением договора ГПХ
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые, а не трудовые. Признаки трудовых отношений — регулярные выплаты фиксированной суммы, подчинение исполнителя правилам внутреннего распорядка, наличие рабочего места и личное выполнение постоянной функции. Если налоговая или трудовая инспекция переквалифицирует договор в трудовой, организации грозят доначисления взносов (в том числе на травматизм и ВНиМ), штрафы и налоговые санкции.
Проверьте статус исполнителя: обычное физическое лицо, самозанятый или ИП. Для самозанятых и ИП договор ГПХ в 1С как «договор подряда» с начислением взносов не оформляется — организация не платит за них взносы и НДФЛ (у самозанятых — при предъявлении чека из «Мой налог»). Выплаты таким лицам отражаются как оплата услуг через банковские документы.
От статуса зависит, начисляются ли взносы и НДФЛ и каким документом оформляется выплата
Постоянная функция — риск переквалификации в трудовой договор
Даты влияют на отчётность по персучёту и период начисления взносов
Как завести исполнителя в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 исполнитель по ГПХ заводится как обычный сотрудник, но без кадрового документа «Приём на работу». Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС — эти данные понадобятся для персонифицированной отчётности. Если физлицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник), программа предложит использовать существующую карточку — соглашайтесь, чтобы не плодить дубли.
Не создавайте для исполнителя документ «Приём на работу» и не включайте его в штатное расписание. Если документ приёма всё же создан по ошибке, сотрудник попадёт в списочную численность, в отчётность по среднесписочной и в трудовые регистры, что исказит кадровый учёт.
Как оформить документ «Договор (работы, услуги)» в 1С:ЗУП
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры» → «Договоры подряда» — название пункта зависит от релиза. Создайте новый документ и заполните основные поля:
- Сотрудник — выберите заведённого исполнителя;
- Период действия договора — даты начала и окончания работ по акту;
- Сумма — вознаграждение по договору;
- Подразделение и способ отражения — для корректного распределения затрат в учёте;
- Дата выплаты — влияет на срок уплаты НДФЛ.
После проведения документа программа запомнит обязательство, но само начисление произойдёт либо этим же документом (если установлен соответствующий флаг), либо при заполнении «Начисление зарплаты и взносов» за месяц окончания договора. Проверьте настройку в шапке документа: в типовой ЗУП начисление по договору выполняется в месяце, указанном как период начисления.
- 1Создайте сотрудника без приёма на работу (Кадры → Сотрудники)
- 2Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с суммой и периодом
- 3Проверьте способ отражения затрат и дату выплаты
- 4Выполните начисление за месяц окончания договора документом «Начисление зарплаты и взносов»
- 5Сформируйте ведомость на выплату и проверьте НДФЛ и взносы
- 6Проверьте попадание исполнителя в отчётность по персучёту
Как принять по договору ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 3.0 функционал по ГПХ проще. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», создайте сотрудника и в поле «Договор» укажите вид «Договор подряда» (или создайте новый договор с этим видом). Кадровый приказ о приёме при этом не формируется.
Начисление вознаграждения выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления») с видом начисления, облагаемым НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС, либо вручную операцией, если учёт зарплаты ведётся упрощённо. В типовой конфигурации при выборе сотрудника с договором подряда программа сама подставляет корректный вид расчёта и счета затрат.
Выплата оформляется ведомостью в банк или кассу, как и обычная зарплата. Убедитесь, что в ведомости корректно рассчитан НДФЛ к удержанию — программа берёт его из ранее проведённого начисления.
Налоги и взносы с вознаграждения по ГПХ
С выплат физлицу по договору ГПХ организация удерживает НДФЛ по стандартной ставке и начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) с выплат по ГПХ не начисляются — это принципиальное отличие от трудовых договоров. Взносы на травматизм начисляются только если это прямо предусмотрено условиями договора.
В 1С:ЗУП вид расчёта для договора подряда уже настроен с корректным налогообложением, но если вы создавали начисление вручную или дорабатывали конфигурацию, проверьте настройки: в карточке начисления на вкладках «Налоги, взносы, учёт» должны стоять облагаемость НДФЛ и взносами на ОПС/ОМС и отсутствовать обложение ВНиМ.
Как отразить исполнителя в отчётности
Исполнители по ГПХ попадают в персонифицированную отчётность: сведения по страховым взносам (раздел 3 РСВ и персонифицированные сведения о физлицах) и справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе 6-НДФЛ. В 1С:ЗУП эти формы заполняются автоматически при условии, что договор оформлен корректным документом и начисление проведено.
Также на исполнителей по ГПХ подаются сведения о страховом стаже (форма ЕФС-1 в СФР) с указанием периода действия договора — этот период засчитывается физлицу в пенсионный стаж. Проверьте, что даты договора в документе совпадают с фактическими датами по акту, иначе в сведениях будет неверный период.
Как проверить результат
Исполнитель не входит в списочный состав
Исполнитель попал в штат — создан ошибочный приём на работу
Есть взносы на ОПС и ОМС, нет взносов на ВНиМ
Начислены взносы на ВНиМ — неверный вид расчёта
Исполнитель и сумма присутствуют в отчётах за период выплаты
Суммы нет — договор не проведён или начисление не выполнено
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — оформление исполнителя через «Приём на работу». Это искажает кадровую отчётность и приводит к начислению всех взносов как по трудовому договору. Вторая типичная проблема — дубли физических лиц: если исполнитель раньше работал в организации, а при повторном оформлении создана новая карточка, отчётность по НДФЛ и взносам раздвоится, и свести её будет сложно.
Ещё одна ошибка — неверная дата выплаты в документе начисления. НДФЛ с дохода по ГПФ определяется по дате фактической выплаты, и если в программе стоит одна дата, а деньги перечислены в другой день, данные 6-НДФЛ не сойдутся с платёжками.
Что важно запомнить
Исполнителя по ГПХ заводят без приёма в штат: в ЗУП — документом «Договор (работы, услуги)», в Бухгалтерии — договором подряда в карточке сотрудника. С вознаграждения удерживают НДФЛ и начисляют взносы на ОПС и ОМС, но не на ВНиМ. После выплаты проверьте попадание сумм в РСВ, 6-НДФЛ и сведения о стаже.
Частые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ с собственным штатным сотрудником?
Формально можно, но только на работы, не входящие в его должностные обязанности по трудовому договору. Если работа совпадает с трудовой функцией, высок риск переквалификации договора с доначислением взносов и штрафами. В 1С такой договор оформляется на ту же карточку сотрудника стандартным документом «Договор (работы, услуги)».
Нужно ли начислять больничные и отпускные исполнителю по ГПХ?
Нет. Исполнитель по ГПХ не имеет права на оплачиваемый отпуск и пособие по временной нетрудоспособности, поскольку взносы на ВНиМ за него не уплачиваются. Исключение — если договором предусмотрены взносы на травматизм, тогда пособие в связи с несчастным случаем на производстве возможно.
Что делать, если исполнитель оказался самозанятым?
Не оформляйте начисление с НДФЛ и взносами. Проверьте его статус через сервис ФНС и получите чек из приложения «Мой налог». В 1С выплату отразите как оплату услуг через документ списания с расчётного счёта, без зарплатных документов.
Попадает ли исполнитель по ГПХ в среднесписочную численность?
Нет, исполнители по гражданско-правовым договорам не включаются в списочную и среднесписочную численность работников. Если в вашем отчёте они учтены — проверьте, не создан ли по ошибке документ приёма на работу.
Как исправить ошибочно созданный приём на работу вместо договора ГПХ?
Пометьте документ приёма на удаление или отмените его проведение, если начисления ещё не выполнены. Если зарплата и взносы уже начислены, потребуется сторнирование начислений и подача уточнённой отчётности (РСВ, 6-НДФЛ) за затронутые периоды. После этого оформите исполнителя правильным документом договора.