Другое · 11 мин
Как принять сотрудника по договору ГПХ в 1С
Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание договора, начисление вознаграждения, страховые взносы, НДФЛ и отчётность по исполнителю.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется иначе, чем трудовой договор: исполнитель не становится штатным сотрудником, на него не распространяются гарантии Трудового кодекса, а учёт ведётся через отдельные документы. В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» для этого предусмотрены специальные механизмы — договор подряда (оказания услуг), документы начисления и регистрация в учёте взносов и НДФЛ.
Основные отличия в учёте: с вознаграждения по ГПХ удерживается НДФЛ, начисляются страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на соцстрахование по временной нетрудоспособности. Взносы на травматизм уплачиваются, только если это прямо прописано в договоре. Эти настройки программа применяет автоматически, если документ оформлен правильным видом.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП (ред. 3.1) как наиболее полном инструменте кадрового учёта, а также особенности работы в 1С:Бухгалтерии, где функционал по ГПХ ограничен. Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документов сохраняется.
Проверьте, подходит ли ГПХ для вашей ситуации
Прежде чем оформлять документы в программе, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые, а не трудовые. Признаки трудовых отношений — регулярные выплаты за выполнение одной и той же функции, подчинение правилам внутреннего распорядка, фиксированное рабочее место и график. Если проверка переквалифицирует договор в трудовой, организации грозят доначисления взносов, штрафы и выплаты работнику.
В 1С это имеет практическое следствие: исполнитель по ГПХ не должен попадать в штатное расписание, ему не назначается график работы, не оформляются отпуска и больничные. Если вы обнаружили, что человек фактически работает как штатный сотрудник, правильнее оформить приём на работу, а не договор ГПХ.
Создайте физическое лицо и договор в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 исполнитель по ГПХ заводится как физическое лицо, но не как сотрудник в полном смысле. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент, либо перейдите сразу к документу договора — программа предложит создать физическое лицо в процессе. Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и данные документа, удостоверяющего личность: эти сведения понадобятся для персонифицированной отчётности.
Далее создайте сам договор. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» либо «Кадры» → «Договоры подряда» (название зависит от релиза) и нажмите «Создать». Выберите вид документа — «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, физическое лицо, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения и подразделение, если ведёте учёт по подразделениям.
В договоре важно корректно заполнить поле о характере оплаты и способе отражения в учёте. Способ отражения определяет, на какой счёт затрат попадёт вознаграждение при обмене с бухгалтерской программой. Если в договоре предусмотрены взносы на травматизм, установите соответствующий признак — по умолчанию программа эти взносы на договоры ГПХ не начисляет.
- 1Создайте физическое лицо с ИНН и СНИЛС в справочнике сотрудников
- 2Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и создайте документ «Договор (работы, услуги)»
- 3Заполните организацию, исполнителя, сроки, сумму и способ отражения в учёте
- 4Проверьте настройку взносов на травматизм — только если предусмотрена договором
- 5Проведите документ и распечатайте договор при необходимости
Если договоров с одним исполнителем несколько
На одно физическое лицо можно завести несколько договоров ГПХ — программа учитывает их раздельно, а НДФЛ и взносы считает нарастающим итогом по физлицу в целом. Это важно для правильного расчёта лимитов по взносам и стандартных вычетов.
Начислите вознаграждение по договору
Начисление оплаты по ГПХ в 1С:ЗУП выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». Документ можно создать на основании договора — тогда исполнитель и сумма подставятся автоматически. Укажите период начисления и дату выплаты дохода: именно дата выплаты определяет период отражения НДФЛ.
При проведении документа программа рассчитывает НДФЛ по ставке, применимой к физическому лицу (резидент или нерезидент), и страховые взносы на ОПС и ОМС. Взносы по нетрудоспособности (ВНиМ) на выплаты по ГПХ не начисляются — это норма, а не ошибка расчёта. Проверить результат можно по движениям документа или через отчёт «Анализ взносов в фонды».
Если оплата по договору производится частями по актам выполненных работ, создавайте отдельное начисление на каждый этап. Каждое начисление должно соответствовать реальному акту — это важно и для налогового учёта, и для обоснованности расходов.
Выплатите вознаграждение и уплатите НДФЛ
Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа расчётов. В поле «Выплачивать» выберите вариант, связанный с договорами ГПХ, чтобы в ведомость попали именно суммы по договорам, а не зарплата штатных сотрудников.
При проведении ведомости программа регистрирует факт выплаты дохода и удержание НДФЛ. Срок перечисления налога в бюджет определяется общими правилами по НДФЛ с учётом единого налогового платежа и подачи уведомлений. Убедитесь, что в учётной политике и настройках программы корректно заполнены реквизиты для уведомлений по ЕНП.
Как оформить ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) полноценного кадрового документа «Договор ГПХ» нет, но учёт организован. Откройте справочник «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», создайте сотрудника и в карточке укажите, что с ним заключён договор подряда — для этого предусмотрен механизм «Договоры подряда» в карточке сотрудника либо оформление через документ «Договор подряда» (доступность зависит от релиза и настроек функциональности).
Проверьте, что в настройках («Главное» → «Функциональность» или «Настройки зарплаты») включён учёт договоров подряда. Начисление вознаграждения выполняется документом «Начисление зарплаты», где исполнитель подбирается с соответствующим видом начисления, либо операцией, введённой вручную, если автоматический расчёт в вашей версии недоступен. НДФЛ и взносы при корректной настройке рассчитываются автоматически.
Если в вашей базе расчёт по ГПХ ведётся вручную, помните состав проводок: вознаграждение относится на счёт затрат (например, 20, 25, 26, 44) в корреспонденции со счётом 76 или 70 (в зависимости от настроек учёта расчётов с подрядчиками), НДФЛ — на 68.01, взносы — на 69. Ошибка в выборе счёта расчётов приведёт к расхождениям при обмене и в отчётности.
Где вести учёт ГПХ
Полный цикл: договор, начисление, взносы, НДФЛ, персотчётность. Подходит, если исполнителей много и нужна корректная отчётность без ручных корректировок.
Базовый учёт договоров подряда и начислений. Подходит при редких разовых договорах; при большом числе исполнителей потребуется больше ручного контроля.
Проверьте отчётность по исполнителю
Исполнитель по ГПХ попадает в несколько форм отчётности. В расчёте по страховым взносам (РСВ) он отражается в разделе 3 с соответствующей категорией застрахованного лица, при этом база по взносам на ВНиМ по нему должна быть нулевой. В 6-НДФЛ выплаты по ГПХ включаются в общие показатели дохода и налога, а по итогам года формируется справка о доходах на это физическое лицо.
По окончании договора в 1С:ЗУП проверьте персонифицированные сведения о физических лицах — исполнитель должен попасть в отчёт за месяц, в котором ему выплачивалось вознаграждение. Если договор закрыт, убедитесь, что по нему нет незакрытых начислений и задолженности: используйте отчёты «Задолженность по зарплате» и «Анализ НДФЛ».
Как проверить результат
Начислено вознаграждение, НДФЛ, взносы на ОПС и ОМС; взносов на ВНиМ нет
Начислены взносы на ВНиМ или не рассчитан НДФЛ — проверьте вид договора и статус физлица
Физлицо присутствует, суммы по ВНиМ равны нулю
Исполнитель отсутствует или по нему заполнена база ВНиМ
В ведомость попали суммы по договорам ГПХ, зарегистрировано удержание НДФЛ
Ведомость пустая — неверно выбран тип выплаты или не проведено начисление
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление исполнителя через документ «Приём на работу» вместо договора ГПХ. В этом случае программа начислит взносы на ВНиМ, включит человека в штатное расписание и среднесписочную численность, а исправление потребует сторнирования начислений и уточнённой отчётности. Вторая распространённая проблема — неверная дата дохода: если дата выплаты в ведомости не совпадает с датой, указанной в начислении, 6-НДФЛ заполнится с искажением периодов.
Также проверяйте статус налогового резидентства физического лица: для нерезидента ставка НДФЛ иная, и программа возьмёт её из карточки физлица. Если данные не заполнены, расчёт будет выполнен по ставке резидента, что приведёт к недоимке по налогу.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли включать исполнителя по ГПХ в штатное расписание 1С?
Нет. Договор ГПХ не создаёт позицию в штатном расписании и не формирует штатную единицу. Исполнитель учитывается отдельно через документы договоров, и в отчётах по штатному расписанию он не отображается.
Какие взносы начисляет 1С на выплаты по договору ГПХ?
При корректно оформленном договоре программа начисляет взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются. Взносы на травматизм — только если в карточке договора установлен соответствующий признак, который должен соответствовать условию самого договора.
Можно ли в 1С выплатить аванс по договору ГПХ?
Да. Оформите ведомость с типом выплаты «Аванс» по договору ГПХ, затем после подписания акта создайте документ начисления на полную сумму — программа зачтёт выплаченный аванс. С аванса также удерживается НДФЛ при выплате.
Что делать, если договор ГПХ ошибочно оформили как приём на работу?
Нужно отменить или сторнировать кадровый документ и связанные начисления, затем оформить договор ГПХ и выполнить начисления заново. Если отчётность уже сдана, потребуется подать уточнённые расчёты по взносам и 6-НДФЛ. Перед исправлением сделайте резервную копию базы.
Как в 1С отразить расходы на оплату по ГПХ в налоговом учёте?
Способ отражения задаётся в договоре или в документе начисления — от него зависит счёт затрат при синхронизации с бухгалтерией. Основанием для признания расходов служит акт выполненных работ (оказанных услуг), поэтому начисление в программе должно соответствовать подписанному акту по дате и сумме.
Что важно запомнить
Исполнитель по ГПХ оформляется отдельным документом договора, а не приёмом на работу: тогда 1С корректно рассчитает НДФЛ и взносы (без ВНиМ) и включит физлицо в отчётность. Проверяйте даты выплат, полноту персональных данных и соответствие начислений актам — это три главных источника ошибок.