Как в 1С принять сотрудника с испытательным сроком

Приём сотрудника с испытательным сроком в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) выполняется стандартным документом «Приём на работу», но с обязательным указанием срока испытания в условиях договора. От корректности этого реквизита зависят печатная форма приказа по форме Т-1, текст трудового договора и дальнейшие кадровые действия — продление испытания или увольнение по статье 71 ТК РФ.

Испытательный срок — это не отдельный вид договора, а условие внутри обычного трудового договора. Поэтому в программе не создаётся специальный документ «испытание»: срок указывается прямо в приёме, а механизм контроля строится на отчётах и напоминаниях. Если условие не зафиксировано при приёме, юридически считается, что сотрудник принят без испытания, и «дописать» его задним числом нельзя.

Ниже разобран порядок оформления в типовой 1С:ЗУП 3.1, настройки, которые влияют на печатные формы, способы контроля окончания испытательного срока и типичные ошибки кадровиков.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

Перед созданием документа убедитесь, что в программе заведены необходимые справочники: организация, подразделение, должность (штатное расписание, если оно ведётся), график работы и сам сотрудник в справочнике «Сотрудники». Если физическое лицо уже есть в базе, выберите его повторно — не создавайте дубль, иначе отчёты по страховым взносам и НДФЛ раздвоится.

Проверьте, что учётная политика организации позволяет вести кадровый учёт в нужном разрезе: включено ли штатное расписание, используются ли дополнительные условия трудового договора. Эти настройки находятся в разделе «Настройка → Реквизиты организации» и «Настройка → Кадровый учёт».

Отдельно уточните у руководства сам срок испытания и его правовые границы. По ТК РФ общий максимум — три месяца, для руководителей и главных бухгалтеров — до шести, а при срочном договоре от двух до шести месяцев — не более двух недель. Программа не всегда блокирует ввод завышенного срока, поэтому ответственность за проверку лежит на кадровике.

Создание документа «Приём на работу»

Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать → Приём на работу». Если ведётся штатное расписание, выберите позицию из него — тогда ставка, оклад и график подставятся автоматически. Без штатного расписания укажите подразделение и должность вручную.

Заполните дату приёма, количество ставок, вид занятости (основное место работы или совместительство) и условия оплаты труда. Проверьте график работы: от него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц, а испытательный срок часто начинается не с первого числа.

Испытательный срок указывается в поле «Испытательный срок» на вкладке условий договора (в типовой форме — блок «Трудовой договор» или «Условия»). Введите количество месяцев или дней — в зависимости от того, как сформулировано условие. Формулировка должна совпадать с текстом трудового договора, который выдаётся сотруднику на подпись.

1. 1
   Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу
2. 2
   Выберите сотрудника, позицию штатного расписания, дату приёма и ставку
3. 3
   Заполните условия оплаты труда и график работы
4. 4
   Укажите испытательный срок в поле условий договора (месяцы или дни)
5. 5
   Проверьте печатную форму приказа Т-1 и трудового договора
6. 6
   Проведите документ и выдайте сотруднику документы на подпись

Настройка печатных форм: приказ и трудовой договор

После проведения документа доступны печатные формы: приказ о приёме (Т-1) и трудовой договор. Условие об испытании выводится в обеих формах автоматически, если заполнено поле испытательного срока. В приказе появляется строка вида «с испытанием на срок 3 (три) месяца».

Если типовой шаблон трудового договора в вашей организации отличается, отредактируйте его в разделе «Кадры → Шаблоны документов» или через настройку печатных форм. В шаблоне условие об испытании обычно выводится макетом с параметром — проверьте, что параметр присутствует, иначе при пустом сроке в договоре останется пустая строка, а при заполненном — текст не выведется.

Обязательно распечатайте и сверьте обе формы до подписания. Расхождение между приказом и договором — частая причина споров: при конфликте приоритет имеет условие, зафиксированное в трудовом договоре, подписанном сторонами.

Контроль окончания испытательного срока

Типовая ЗУП не формирует автоматических задач по окончанию испытания, поэтому контроль строится на отчётах. Используйте отчёт «Штатные сотрудники» с отбором по условиям договора или универсальный отчёт по регистру кадровых данных, где виден срок испытания и дата приёма. Дата окончания вычисляется как дата приёма плюс срок испытания.

Практичный вариант — настроить напоминания в разделе «Администрирование → Напоминания» или вести контроль через произвольный отчёт с отбором «дата приёма + срок испытания меньше текущей даты минус 3 дня». Трёхдневный запас нужен, потому что уведомление о неудовлетворительном результате испытания работнику вручается за три дня до расторжения.

Если испытание пройдено, никаких документов оформлять не нужно: сотрудник продолжает работать автоматически. Отдельный приказ «о прохождении испытания» законодательством не требуется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма приказа Т-1

Норма

В приказе есть строка об испытании с корректным сроком

Тревожный признак

Строка отсутствует или срок не совпадает с договором

Трудовой договор

Норма

Условие об испытании совпадает с приказом и подписано сторонами

Тревожный признак

Условие только в приказе — юридически испытание не установлено

Кадровый отчёт по сотруднику

Норма

Отображается дата приёма и срок испытания

Тревожный признак

Сотрудник задвоен в справочнике или срок пуст

Срок испытания

Норма

Не превышает 3 месяца (6 для руководителей, 2 недели при коротком срочном договоре)

Тревожный признак

Срок завышен — условие ничтожно в части превышения

Увольнение по результатам испытания

Если результат испытания неудовлетворительный, оформляется стандартный документ «Увольнение» с основанием «пункт 1 части 1 статьи 71 ТК РФ». В документе укажите дату увольнения — она должна попадать в период испытания с учётом трёхдневного уведомления. Если последний день испытания прошёл, уволить по этой статье уже нельзя: сотрудник считается выдержавшим испытание.

При увольнении программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени. Проверьте, что в расчёт попали все начисления за период испытания, и распечатайте записку-расчёт по форме Т-61.

Учтите: в период испытания не засчитываются периоды временной нетрудоспособности и другие периоды, когда сотрудник фактически не работал. Если сотрудник болел две недели, фактический срок испытания продлевается, но в программе это отражается только кадровой запиской или дополнительным соглашением — автоматического пересчёта нет.

Особые сценарии и ограничения

Срочный трудовой договор

При договоре сроком от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель, а при договоре до двух месяцев испытание не устанавливается вовсе. В документе приёма сначала укажите срочность договора и дату окончания, затем проверьте допустимость срока испытания вручную — типовая конфигурация не всегда контролирует это соотношение.

Совместители и дистанционные работники

Для совместителей испытательный срок устанавливается на общих основаниях и оформляется так же — в документе приёма с видом занятости «совместительство». Для дистанционных работников особенность одна: уведомление о неудовлетворительном результате и документы об увольнении направляются способом, предусмотренным договором (электронно или почтой), сроки вручения считайте с запасом.

Если штатное расписание не ведётся

В упрощённом режиме без штатного расписания все реквизиты приёма заполняются вручную, включая оклад и график. Механизм указания испытательного срока не меняется, но внимательнее проверяйте печатные формы: без позиции штатного расписания часть параметров шаблона может остаться пустой.

Удобно завести в программе дополнительный реквизит или сведение «Дата окончания испытания» и заполнять его при приёме. Тогда отбор сотрудников с истекающим испытанием делается одним отчётом за минуту, без вычислений вручную от даты приёма.

Частые вопросы

Можно ли установить испытательный срок уже работающему сотруднику?

Нет. Условие об испытании устанавливается только при заключении трудового договора. Если при приёме срок не указан, добавить его позже нельзя даже по соглашению сторон — такое соглашение будет ничтожным.

Нужен ли отдельный приказ о прохождении испытательного срока?

Нет, законодательство этого не требует. Если сотрудник продолжает работать после окончания срока, он считается выдержавшим испытание автоматически. В 1С никаких дополнительных документов не создаётся.

Как продлить испытательный срок, если сотрудник болел?

Период больничного не засчитывается в срок испытания, поэтому фактический срок сдвигается. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору с новой датой окончания, а в 1С скорректируйте данные через кадровый перевод или дополнительное сведение — типового документа «продление испытания» нет.

Что делать, если в приказе Т-1 не выводится срок испытания?

Проверьте, что поле испытательного срока заполнено в самом документе приёма и документ проведён. Если поле заполнено, а форма пустая — проблема в изменённом макете печатной формы: проверьте шаблон в разделе настроек печатных форм или вернитесь к типовому макету.

Как уволить сотрудника, если срок испытания истёк вчера?

По статье 71 ТК РФ — уже никак: сотрудник считается выдержавшим испытание. Остаются общие основания расторжения: соглашение сторон, инициатива работника или иные статьи ТК РФ с соблюдением их процедур.

Отличается ли оформление испытания в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал ограничен: документ приёма содержит меньше реквизитов, и полноценного учёта условий договора может не быть. Для регулярной кадровой работы с испытательными сроками, отчётностью и печатью договоров предназначена 1С:Зарплата и управление персоналом.