Как в 1С отразить страхование сотрудников от несчастных случаев

Добровольное страхование работников от несчастных случаев и болезней — распространённый элемент соцпакета. Для бухгалтера и расчётчика зарплаты важно правильно отразить в 1С три вещи: сам договор со страховой компанией и оплату премии, налоговый учёт взносов (НДФЛ и страховые взносы) и, если условия договора этого требуют, удержание или начисление сумм через зарплату сотрудника.

Порядок учёта зависит от условий договора. Если организация платит страховщику за сотрудников и договор не предусматривает выплат работникам при отсутствии страхового случая, взносы обычно не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если же договор предусматривает возврат части премии или выплаты сотруднику, налоговые последствия меняются. Поэтому перед настройкой в 1С внимательно прочитайте договор страхования и определите, кто является выгодоприобретателем.

Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия: настройка видов расчёта, отражение оплаты страховой премии, начисление страховки в пользу сотрудника, проверка отчётности и типичные ошибки.

Определите тип договора и налоговые последствия до настройки 1С

Прежде чем создавать какие-либо документы, установите ключевые параметры договора: кто страхователь (организация), кто застрахованные (сотрудники), кто выгодоприобретатель, предусмотрены ли выплаты работникам при дожитии или расторжении, срок действия договора. От ответов зависит, будет ли страховая премия доходом сотрудника.

Как правило, взносы по договорам добровольного страхования от несчастных случаев, где выплаты идут только при наступлении страхового случая (вред здоровью, смерть), не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ и взносами. Но если договор предусматривает выплату сотруднику при расторжении или окончании срока без страхового случая, такие суммы могут стать налогооблагаемым доходом. При сомнениях зафиксируйте позицию в учётной политике и при необходимости получите консультацию налогового специалиста.

Отразите оплату страховой премии в 1С:Бухгалтерии

Оплата страховой компании оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» (или «Оплата поставщику», если страховщик заведён как поставщик). В качестве счёта расчётов укажите 76.01.9 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» либо 76.09 — в зависимости от принятой в организации аналитики. Создайте в справочнике контрагентов страховую компанию и договор с видом «Прочее».

Далее премию нужно отнести на расходы. Если договор действует длительный срок (например, год), а премия уплачена разово, сумму логично распределять равномерно — через счёт 97 «Расходы будущих периодов» с последующим ежемесячным списанием на счета затрат (26, 44, 20 и т.п.) документом «Операция, введённая вручную» или регламентной операцией, если используется автоматическое списание РБП.

В налоговом учёте по налогу на прибыль взносы на добровольное страхование от несчастных случаев учитываются в составе расходов на оплату труда в пределах установленного лимита — взносы по таким договорам признаются совокупно не более установленного процента от фонда оплаты труда. Проверьте, что в учётной политике по налогу на прибыль отражён соответствующий порядок, и контролируйте лимит при закрытии месяца.

Настройте вид начисления в 1С:ЗУП, если страховка — доход сотрудника

Если по условиям договора суммы страховых взносов (или их часть) признаются доходом работника, создайте отдельный вид начисления: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Укажите назначение «Прочие начисления и выплаты» (или доход в натуральной форме, если премия уплачена за сотрудника и признаётся его доходом в натуральной форме), способ выполнения — «По отдельному документу».

На закладке «Налоги, взносы, учёт» задайте: код дохода по НДФЛ (для натурального дохода обычно применяется соответствующий код дохода в натуральной форме — сверьтесь с актуальным перечнем кодов), облагается ли страховыми взносами, и статью расходов для отражения в бухучёте. Именно эти настройки определяют, попадёт ли сумма в 6-НДФЛ, РСВ и как сформируются проводки.

Само начисление регистрируется документом «Разовое начисление» (или «Доход в натуральной форме», если используется этот механизм). Укажите сотрудников по списку застрахованных, сумму взноса, приходящуюся на каждого, и период. Если премия годовая, а доход распределяется помесячно, регистрируйте начисление ежемесячно пропорционально.

1. 1
   Изучите договор и определите, возникает ли налогооблагаемый доход у сотрудника
2. 2
   Создайте в ЗУП отдельный вид начисления с корректными настройками НДФЛ и взносов
3. 3
   Зарегистрируйте начисление документом «Разовое начисление» или «Доход в натуральной форме» на каждого застрахованного
4. 4
   Проверьте попадание сумм в регистры по НДФЛ и взносам
5. 5
   Синхронизируйте данные с бухгалтерией и сверьте проводки по счёту 76

Отразите страховую выплату при наступлении страхового случая

Если наступил страховой случай и страховая компания перечисляет выплату напрямую сотруднику, в учёте работодателя такая операция, как правило, не отражается — организация здесь не участвует в расчётах. Достаточно хранить подтверждающие документы.

Если же выплата проходит через работодателя (страховщик перечисляет сумму организации, а та выплачивает работнику), отразите поступление на счёт 76 субсчёт расчётов со страховщиком и последующую выплату сотруднику. Налоговый статус такой выплаты зависит от её вида: страховые выплаты по договорам страхования от несчастных случаев, как правило, не облагаются НДФЛ, но проверьте основание и вид выплаты по договору.

Проверьте отчётность и проводки

После отражения всех операций сверьте результат. В бухгалтерском учёте: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76 в разрезе страховой компании должна показывать корректную задолженность и её закрытие; списание РБП — равномерные ежемесячные суммы. В ЗУП: если начислялся налогооблагаемый доход, проверьте отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» по конкретному сотруднику.

Также убедитесь, что суммы попали в 6-НДФЛ в правильный раздел и период (дата получения дохода в натуральной форме — день перечисления премии страховщику за сотрудника), а в РСВ — в корректные приложения, если доход облагается взносами. Расхождения между ЗУП и бухгалтерией устраняйте до сдачи отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 76 по страховщику

Норма

Задолженность закрывается по мере списания премии на расходы

Тревожный признак

Зависшая сумма без движения несколько месяцев

Отчёт «Анализ НДФЛ» по сотруднику

Норма

Доход и налог отражены в периоде оплаты премии

Тревожный признак

Дохода нет, хотя он должен облагаться, или налог посчитан дважды

Списание РБП

Норма

Ежемесячные равные суммы на счетах затрат

Тревожный признак

Вся премия списана разово или не списывается вовсе

Типичные ошибки при учёте страхования в 1С

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за неверно определённого налогового статуса выплат и невнимательности к настройкам видов расчёта.

Частые вопросы

Нужно ли начислять НДФЛ на страховую премию, уплаченную за сотрудника?

Если договор предусматривает выплаты только при наступлении страхового случая (вред здоровью, смерть) и не предполагает выплат работнику при расторжении или окончании срока, взносы обычно не признаются доходом сотрудника. Если выплаты работнику возможны без страхового случая — доход возникает, и его нужно отразить. Решение принимайте по тексту конкретного договора.

На какой счёт отнести оплату страховой премии?

Расчёты со страховой компанией ведутся на счёте 76 (субсчёт расчётов по имущественному и личному страхованию). Если договор долгосрочный и премия уплачена разово, сумму сначала относят на счёт 97 «Расходы будущих периодов» и списывают равномерно в течение срока действия договора.

Как отразить страховку, если премию частично оплачивает сам сотрудник?

Тогда часть премии удерживается из зарплаты: создайте в ЗУП вид удержания и зарегистрируйте его документом удержания. Организация перечисляет страховщику полную сумму, а удержанная часть уменьшает задолженность перед работником. Настройте удержание так, чтобы оно корректно выгружалось в бухучёт на счёт 76.

Чем отличается учёт добровольной страховки от взносов на травматизм?

Взносы на травматизм — обязательные страховые взносы, начисляемые на фонд оплаты труда и отражаемые через механизм страховых взносов в ЗУП. Добровольная страховка — гражданско-правовой договор со страховой компанией: расчёты идут через счёт 76, а в ЗУП отражается только при возникновении дохода у сотрудника.

Нужно ли показывать страховые выплаты при несчастном случае в 6-НДФЛ?

Страховые выплаты по договорам страхования от несчастных случаев, как правило, освобождены от НДФЛ и в расчёт не включаются. Если выплата прошла через работодателя и по своей природе не подпадает под освобождение, её отражают с соответствующим кодом дохода. Проверяйте вид выплаты по документам страховщика.

Можно ли учесть взносы на страхование в расходах по налогу на прибыль в полном объёме?

Нет, для взносов на добровольное страхование от несчастных случаев действует лимит — они признаются в расходах на оплату труда в пределах установленной доли от фонда оплаты труда. Сверхлимитные суммы в налоговом учёте не признаются, что создаёт постоянные разницы при применении ПБУ 18/02.