Как принять работника на работу в 1С

Приём сотрудника на работу в программах 1С выполняется через кадровый документ «Приём на работу», который формирует приказ по форме Т-1 и одновременно регистрирует данные для расчёта зарплаты, налогов и отчётности. Процедура отличается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) доступен полный кадровый учёт, а в 1С:Бухгалтерии — упрощённый, но достаточный для небольших организаций.

Перед оформлением документа важно подготовить исходные данные: паспортные данные сотрудника, ИНН, СНИЛС, сведения об образовании, реквизиты трудового договора, должность, размер оклада или тарифной ставки и график работы. Если какие-то справочники (должности, подразделения, графики) ещё не заполнены, их придётся создать в процессе — это нормальная практика.

Ошибки на этапе приёма приводят к проблемам в расчёте НДФЛ, страховых взносов и в отчётности ЕФС-1, поэтому после оформления документа обязательно выполняется проверка: корректность личных данных, правильность графика работы и наличие всех плановых начислений.

Подготовка: какие данные понадобятся перед оформлением

До открытия программы соберите полный комплект сведений о новом сотруднике. Минимальный набор: ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), ИНН, СНИЛС, адрес регистрации, телефон. Для военнообязанных — данные военного билета. Эти сведения потребуются для личной карточки и отчётности в фонды.

Отдельно подготовьте условия трудового договора: дата приёма, должность, подразделение, характер работы (основное место или совместительство), размер оплаты (оклад, тарифная ставка, сдельные условия), наличие испытательного срока, график работы. Если сотрудник принимается на неполную ставку — например, 0,5 — это указывается в документе приёма и влияет на расчёт оклада пропорционально отработанному времени.

Проверьте, что в программе созданы нужные подразделение и должность. В ЗУП должность создаётся в справочнике «Штатное расписание» (если оно ведётся) или «Должности» (если штатка отключена в настройках). От выбранного режима зависит, как будет выглядеть документ приёма.

Создание карточки физического лица

Первый шаг — завести физическое лицо, если его ещё нет в базе. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит ввести ФИО — по нему выполняется автоматический поиск дублей, чтобы не создать повторную карточку того же человека. В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать».

В карточке заполните личные данные по гиперссылкам: «Личные данные» (паспорт, дата рождения, пол), «ИНН», «СНИЛС», «Адреса и телефоны». Для отчётности критичны ИНН и СНИЛС — без них при выгрузке ЕФС-1 или персонифицированных сведений программа выдаст ошибку. Адрес регистрации влияет на уведомления о заключении трудового договора с иностранцами и на некоторые региональные отчёты.

Если сотрудник раньше уже работал в организации (например, уволился и возвращается), не создавайте новую карточку физлица — найдите существующую. Дубли физических лиц ломают налоговый учёт: НДФЛ и взносы начнут считаться по двум разным людям, и база для вычетов будет неверной.

Оформление документа «Приём на работу»

В 1С:ЗУП документ создаётся из раздела «Кадры» → «Приёмы на работу» → кнопка «Создать», либо прямо из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ» → «Приём на работу». В 1С:Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу».

Заполните основные поля документа:

• Организация — если в базе несколько юрлиц, выберите нужное;
• Сотрудник — созданное ранее физическое лицо;
• Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору;
• Подразделение и должность — из соответствующих справочников или штатного расписания;
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство;
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для половины и т.д.;
• График работы — пятидневка, сменный график или другой из справочника графиков.

На вкладке «Оплата труда» (в ЗУП) укажите плановые начисления: оклад по дням или по часам, надбавки, премии. Размер оклада вводится полный — программа сама пересчитает его пропорционально ставке и отработанному времени. В 1С:Бухгалтерии начисление задаётся одним полем «Оклад» с выбором способа расчёта.

Поле «Испытательный срок» заполняется, если он предусмотрен договором, — срок отобразится в приказе. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ создаёт кадровое событие в регистрах и формирует данные для печати приказа.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните паспортные данные, ИНН, СНИЛС
2. 2
   Откройте документ «Приём на работу» и укажите организацию, сотрудника, дату приёма
3. 3
   Выберите подразделение, должность, вид занятости и количество ставок
4. 4
   Назначьте график работы и плановые начисления (оклад, надбавки)
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
6. 6
   Проверьте личную карточку сотрудника и кадровые отчёты

Особенности отдельных сценариев приёма

Приём по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется как отдельный приём: на то же физическое лицо заводится новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство». Это важно — в ЗУП «сотрудник» и «физическое лицо» разные объекты, и у одного человека может быть несколько сотрудников. Внешний совместитель оформляется как обычный приём с видом «Внешнее совместительство», обычно на 0,5 ставки или меньше.

Приём по ГПХ

Работники по договорам гражданско-правового характера документом «Приём на работу» не оформляются. В ЗУП для них используется документ «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии. В 1С:Бухгалтерии — «Договор подряда» в разделе «Зарплата и кадры». Путать эти документы нельзя: по ГПХ не формируется приказ Т-1 и иначе считаются взносы.

Приём в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

В бухгалтерской конфигурации кадровый блок упрощён: нет штатного расписания, унифицированных форм кроме базовых, а отчётность в фонды формируется из тех же документов. Для организации с несколькими сотрудниками этого достаточно. Если кадровый документооборот развитый (переводы, отсутствия, отпуска с сложными расчётами), корректнее вести учёт в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, приказы, отпуска, больничные, вся отчётность. Подходит при любом штате, требует отдельной настройки.

1С:Бухгалтерия

Упрощённый приём и расчёт зарплаты в одной базе с учётом. Подходит для небольших организаций без сложного кадрового документооборота.

ЗУП + синхронизация с БП

Кадры и зарплата в ЗУП, проводки и налоги в бухгалтерии. Оптимально для средних и крупных компаний, но требует контроля обмена данными.

График работы и плановые начисления

График работы влияет на расчёт оклада: программа делит оклад на норму времени по графику и умножает на фактически отработанные дни. Если не назначить график или выбрать неподходящий, зарплата за неполный месяц посчитается неверно. Графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» (ЗУП) или «Графики работы» (БП); стандартная пятидневка обычно есть по умолчанию, но проверьте, что производственный календарь в программе заполнен на текущий период.

Плановые начисления назначаются в документе приёма и действуют с даты приёма до изменения (перевода, изменения оплаты). Типичный набор — «Оплата по окладу (по дням)». Районный коэффициент и северная надбавка в ЗУП обычно подтягиваются автоматически из настроек организации, но их стоит проверить в списке начислений документа.

Если сотрудник принят в середине месяца, ничего дополнительно настраивать не нужно: при расчёте зарплаты программа учтёт только дни с даты приёма. Убедиться в этом можно, сформировав расчётный листок после первого начисления.

Чаще всего зарплата за первый месяц «не сходится» не из-за ошибки в окладе, а из-за неверного графика или незаполненного производственного календаря. Перед первым расчётом проверьте, что календарь заполнен на весь год, а график сотрудника совпадает с реальным режимом работы.

Печать приказа и проверка результата

Из проведённого документа приёма доступна печатная форма приказа по унифицированной форме Т-1 (кнопка «Печать» → «Приказ о приёме (Т-1)»). В ЗУП дополнительно можно распечатать трудовой договор, если шаблон настроен, и личную карточку Т-2. Подписанный приказ хранится в кадровом деле, электронный документ его не заменяет, если в организации не внедрён полноценный КЭДО.

После оформления проверьте результат по нескольким точкам. Во-первых, сотрудник должен отображаться в списке «Сотрудники» с корректными подразделением и должностью. Во-вторых, кадровый отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» должен показывать его с даты приёма. В-третьих, в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» должны быть видны плановые начисления.

Дополнительно убедитесь, что сформировано уведомление о приёме для отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях): в ЗУП оно готовится в отчёте «ЕФС-1» при ближайшей сдаче. Срок подачи сведений о приёме — не позднее следующего рабочего дня после даты приказа, поэтому откладывать оформление документа в программе нельзя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Виден с должностью, подразделением и датой приёма

Тревожный признак

Отсутствует или дата приёма не совпадает с приказом

Плановые начисления

Норма

Оклад и надбавки действуют с даты приёма

Тревожный признак

Список пуст или начисления начинаются с другой даты

Приказ Т-1

Норма

Печатается без пустых полей и ошибок в ФИО

Тревожный признак

Не заполнены должность, оклад или дата

График и календарь

Норма

График назначен, календарь заполнен на период

Тревожный признак

График пуст, норма времени равна нулю

Типичные ошибки при приёме сотрудника

Самая частая ошибка — неверная дата приёма. Если документ проведён не той датой, сдвинется расчёт зарплаты, стажа и сроки отчётности ЕФС-1. Исправляется это либо отменой проведения и корректировкой документа (если период ещё открыт), либо документом «Кадровый перевод» / перерасчётом в более сложных случаях.

Вторая группа ошибок — дубли физических лиц и сотрудников. Признак: при расчёте НДФЛ вычеты применяются дважды или, наоборот, не применяются, а в отчётах появляются два человека с одинаковыми ФИО. Лечится объединением карточек (в ЗУП есть обработка поиска дублей) и перепроведением расчётов.

Третья типичная проблема — приём на позицию штатного расписания без свободной ставки. Программа либо не даст провести документ, либо (при отключённом контроле) создаст превышение штатки, которое всплывёт в отчёте «Штатная расстановка». Перед приёмом проверяйте остаток ставок по позиции.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, если расчётный период ещё не закрыт. Но помните о сроке подачи сведений в ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после приказа. Задним числом оформляют только реально подписанный вовремя приказ; фиктивное оформление является нарушением.

Как принять сотрудника на 0,5 ставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и назначьте соответствующий график (например, сокращённую неделю или неполный день). Оклад вводите полный по должности — программа сама посчитает половину пропорционально ставке и отработанному времени.

Что делать, если ошибся в ФИО или паспортных данных?

Исправьте данные в карточке физического лица — документы приёма и отчёты подтянут актуальные значения. Если изменилось само ФИО (например, при смене фамилии), в ЗУП оформляется документ «Изменение ФИО», чтобы сохранить историю.

Нужно ли заводить отдельного сотрудника для внутреннего совместительства?

Да. В 1С физическое лицо одно, а сотрудников может быть несколько. Для внутреннего совместительства создаётся новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным документом приёма.

Почему после приёма сотрудник не попадает в расчёт зарплаты?

Проверьте три вещи: документ приёма проведён и дата приёма попадает в расчётный месяц; сотруднику назначено плановое начисление; в документе «Начисление зарплаты и взносов» выбрана та же организация. Чаще всего причина — непроведённый приём.

Обязательно ли вести штатное расписание в ЗУП?

Нет. В настройках кадрового учёта его можно отключить — тогда приём выполняется на должность из простого справочника без контроля ставок. Но без штатки недоступны отчёты по штатной расстановке и контроль превышения численности.