Справка 182н в 1С: где найти и как оформить

Справка о сумме заработной платы (форма 182н) выдаётся сотруднику при увольнении и по запросу бывшего работника. Она нужна новому работодателю для расчёта пособий по больничным листам, декретным и отпускам по уходу за ребёнком. В программах 1С документ формируется автоматически на основе начислений, но найти его с первого раза бывает непросто: расположение зависит от конфигурации и версии.

Ниже разобрано, где искать справку 182н в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, как её сформировать, проверить суммы и что делать, если документ не заполняется или не печатается.

Что такое справка 182н и когда она нужна

Форма 182н утверждена приказом Минтруда и содержит сведения о заработке сотрудника за два календарных года, предшествующих году увольнения, и за текущий год, а также о периодах, исключаемых из расчёта пособий: больничных, отпусках по беременности и уходу за ребёнком, освобождении от работы без начисления взносов.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения вместе с остальными документами. Бывший сотрудник вправе запросить её позже — тогда документ оформляется в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления. Если сотрудник работал у вас меньше двух лет, в справке отражается только фактический период работы.

Где найти справку 182н в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь в конфигурации «Зарплата и управление персоналом 3.1»: откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите пункт «Исходящие документы» (в некоторых релизах — «Справки сотрудникам» или «1С-Отчетность» с последующим выбором вида). Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Справка о заработке для расчета пособий (182н)».

Более быстрый способ — сформировать справку прямо из кадрового приказа. Откройте документ «Увольнение» нужного сотрудника, нажмите кнопку «Печать» и выберите «Справка о заработке (182н)». Программа подставит сотрудника, организацию и периоды автоматически.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» и создайте справку 182н либо откройте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, организацию и страхователя (при обособленных подразделениях)
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — суммы и исключаемые периоды подтянутся из учёта
4. 4
   Проверьте годы, суммы по строкам и дни исключений
5. 5
   Проведите документ и распечатайте по кнопке «Печать»
6. 6
   Подпишите справку у руководителя и заверьте печатью при её наличии

Где найти справку 182н в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и откройте журнал «Справки о доходах (182н)». Если пункт не виден, проверьте настройку видимости разделов: «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов» либо используйте поиск по команде «182н» через «Все функции».

Альтернативный путь — из карточки сотрудника: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», откройте нужного работника и в меню печати или по ссылке «Оформить документ» выберите справку о заработке. В обеих конфигурациях документ сохраняется в общем журнале, поэтому повторно найти его можно по номеру, дате или сотруднику через стандартный отбор.

Как проверить заполнение справки

После автоматического заполнения сверьте суммы по годам с регистром учёта взносов. В ЗУП удобно использовать отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Расчетный листок» за соответствующие годы: в справку включаются выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ, в пределах предельной базы каждого года.

Отдельно проверьте таблицу исключаемых периодов: там должны быть отражены дни болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком и периоды освобождения от работы без взносов. Если сотрудник болел, а строка пустая — вероятно, больничный не проведён или введён другим видом документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с базой взносов ВНиМ, не превышают предельную базу года

Тревожный признак

Сумма больше предельной базы или расходится с отчётом по взносам

Исключаемые периоды

Норма

Все больничные и декреты отражены с датами и количеством дней

Тревожный признак

Периоды отсутствуют или дни не совпадают с листками нетрудоспособности

Реквизиты страхователя

Норма

ИНН, КПП, регномер СФР верные, подпись и печать проставлены

Тревожный признак

Устаревший регномер, нет подписи руководителя

Частые проблемы и их решение

Если справка создаётся пустой, чаще всего причина в том, что начисления введены не расчётными документами, а операцией вручную, либо сотрудник был принят в другой организации базы. Проверьте, что в поле «Организация» выбран именно тот страхователь, где числился работник.

Ещё одна типичная ситуация — устаревшая версия конфигурации, где форма справки не обновлена. Перед массовой выдачей (например, при ликвидации подразделения) обновите релиз и проверьте печатную форму на одном сотруднике. Если справка запрашивается за годы, когда учёт вёлся в другой программе, суммы придётся внести вручную на основании архивных данных — документ это позволяет.

Ограничения и риски

Не редактируйте автоматически рассчитанные суммы без документального основания: данные справки сверяются с отчётностью по взносам, и завышение заработка ведёт к неправомерным выплатам пособий и претензиям со стороны фонда. Если обнаружили ошибку в начислениях прошлых лет, корректируйте учётные данные и уточнённую отчётность, а не только печатную форму.

Помните о сроках: задержка выдачи справки при увольнении нарушает трудовое законодательство. Если бывший сотрудник подал письменный запрос, зафиксируйте дату обращения и выдайте документ в течение трёх рабочих дней.

FAQ

Можно ли выдать справку 182н в электронном виде?

Да, если она подписана усиленной квалифицированной электронной подписью. В 1С это реализуется через сервисы электронного документооборота с сотрудниками, при их наличии в конфигурации.

Сотрудник просит справку за период до перехода на 1С. Что делать?

Документ позволяет ввести суммы вручную. Возьмите данные из архивной программы или справок прежнего учёта, внесите их по годам и сохраните подтверждающие документы.

Почему в справке нет данных за текущий год?

Проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты за текущий год и выплачена ли зарплата. Также убедитесь, что в справке указан правильный год выдачи — от него зависит состав периодов.

Нужно ли выдавать 182н совместителю?

Да, каждый работодатель выдаёт справку по своему месту работы. В 1С сформируйте документ отдельно по договору внешнего совместительства, выбрав соответствующего сотрудника.

Как исправить уже выданную справку?

Создайте в 1С новый документ с корректными данными, присвойте ему новый номер и выдайте работнику взамен ошибочного. Старую справку запросите обратно и храните с отметкой об аннулировании.