Как принять сотрудника по совместительству в 1С

Приём сотрудника по совместительству в 1С оформляется через кадровый документ «Приём на работу», но с важным отличием: в поле «Вид занятости» указывается совместительство вместо основного места работы. От этого выбора зависят расчёт зарплаты, формирование отчётности в СЗВ-ТД (ЭФС-1) и корректность сведений в трудовой книжке.

Процедура немного различается в конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия, а также зависит от того, внутреннее это совместительство (сотрудник уже работает у вас) или внешнее (человек трудоустроен у другого работодателя). Ниже разобраны оба сценария с точным порядком действий.

Что нужно подготовить перед оформлением в программе

До создания документа убедитесь, что в базе заполнены базовые данные: в справочнике «Должности» есть нужная позиция с указанием подразделения, настроен график работы сотрудника (обычно это неполное рабочее время — например, 0,5 ставки или 4 часа в день), а в учётной политике корректно заданы начисления.

Для внешнего совместителя потребуются паспортные данные, ИНН и СНИЛС — их нужно будет ввести при создании физического лица. Согласно Трудовому кодексу, трудовая книжка при совместительстве не запрашивается, запись о совместительстве вносится по желанию работника только по основному месту работы.

Шаг 1. Создание физического лица и сотрудника

Откройте раздел «Кадры → Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек ранее в базе не числился, программа предложит создать новое физическое лицо — введите ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылке «Личные данные» заполните документ, удостоверяющий личность, ИНН и СНИЛС. Эти сведения обязательны для отчётности в ПФР и ФНС.

Если совместитель внутренний — физическое лицо уже существует. В этом случае не редактируйте текущего сотрудника: создайте новый элемент справочника «Сотрудники» и выберите в поле «Физическое лицо» того же человека. У одного физлица будет два сотрудника: основной и совместитель, каждый со своим табельным номером.

Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения», создайте документ «Приём на работу». Выберите сотрудника, созданного на предыдущем шаге, укажите дату приёма, подразделение и должность.

Ключевое поле — «Вид занятости». Доступные варианты: «Основное место работы», «Внутреннее совместительство», «Внешнее совместительство». Выберите нужный вариант совместительства. Именно это поле определяет, как приём попадёт в отчёт ЭФС-1 (бывший СЗВ-ТД) с кадровым событием «Приём» и признаком совместительства.

На вкладке с оплатой труда укажите начисление (обычно «Оклад по часам» или «Оплата по окладу») и размер. В 1С:ЗУП можно указать полный оклад по штатному расписанию, а фактическую долю задать через количество ставок — например, 0,5. Программа сама рассчитает начисление пропорционально.

1. 1
   Создайте физическое лицо и новый элемент справочника «Сотрудники» (для внутреннего совместителя — у существующего физлица)
2. 2
   Откройте «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу»
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»
4. 4
   Задайте подразделение, должность, количество ставок и график работы
5. 5
   Заполните начисления и размер оплаты на вкладке оплаты труда
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-1)
7. 7
   Проверьте отражение приёма в данных для ЭФС-1

Шаг 3. Настройка графика работы и ставки

График работы совместителя обычно отличается от стандартной пятидневки. Если подходящего графика нет, создайте его: «Настройка → Графики работы сотрудников → Создать». Укажите режим неполного рабочего времени и расписание по дням недели — например, по 4 часа ежедневно или полные дни два раза в неделю.

При заполнении графика в поле «График полного рабочего времени» укажите основной график организации (пятидневку 40 часов). Тогда программа корректно посчитает норму времени совместителя как долю от полной нормы, и зарплата начислится пропорционально отработанному времени относительно его индивидуальной нормы.

Шаг 4. Приказ, трудовой договор и отчётность

Из документа приёма по кнопке «Печать» сформируйте приказ по форме Т-1 и, при необходимости, трудовой договор, если шаблоны настроены («Настройка → Печатные формы, отчёты и обработки → Шаблоны договоров и документов»). В приказе проверьте, что указан характер работы «по совместительству» — это обязательное условие по ст. 68 ТК РФ.

Сведения о приёме совместителя подаются в СФР в составе отчёта ЭФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП сформируйте отчёт через «Отчётность, справки → 1С-Отчётность» и проверьте, что событие «Приём» у сотрудника отражено с корректным видом занятости.

Особенности в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён. Приём оформляется через «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приём на работу». Поле «Вид занятости» присутствует и здесь — выберите совместительство, укажите ставку (например, 0,5) и оклад. Печатная форма приказа Т-1 доступна из документа.

Ограничение: в типовой 1С:Бухгалтерии нет полноценного учёта рабочего времени по индивидуальным графикам и сложных начислений. Если совместителей много или оплата зависит от фактически отработанных часов, корректнее вести расчёт в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию выгружать сводные данные.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полноценный кадровый учёт: отдельные графики, ставки, ЭФС-1, средний заработок. Подходит при любом количестве совместителей.

1С:Бухгалтерия

Простое оформление приёма и начисление оклада пропорционально ставке. Подходит для 1–2 совместителей с фиксированной оплатой.

ЗУП + синхронизация с БП

Кадры и расчёт в ЗУП, проводки и выплаты в бухгалтерии. Оптимально для организаций с разделением учёта.

Проверка результата после оформления

После проведения документа убедитесь, что приём отразился корректно. Откройте карточку сотрудника: там должен быть вид занятости «совместительство», верный график и ставка. Сформируйте расчётный листок за первый месяц работы — начисление должно соответствовать доле ставки и фактически отработанному времени по графику совместителя.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки отпусков» и кадровый отчёт «Штатные сотрудники»: совместитель должен отображаться отдельной строкой со своим табельным номером. Для внутреннего совместителя в отчётах по физическим лицам данные по основному месту и совместительству суммируются по НДФЛ, но разделяются по кадровым событиям.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместительство без создания нового сотрудника?

Нет. В 1С каждый трудовой договор отражается отдельным элементом справочника «Сотрудники» со своим табельным номером. Для внутреннего совместителя создаётся второй сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу — это обеспечивает корректный расчёт и раздельный учёт кадровых событий.

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения должностей в 1С?

Совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный сотрудник в программе, работа выполняется в свободное от основной работы время. Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» без нового приёма: сотрудник выполняет дополнительную работу в течение основного рабочего дня за доплату.

Как начислить зарплату совместителю, если оклад указан полный?

Укажите в документе приёма количество ставок (например, 0,5) и график неполного рабочего времени со ссылкой на график полного времени. Тогда программа автоматически рассчитает норму часов совместителя и начислит пропорциональную часть оклада за фактически отработанное время.

Нужно ли подавать ЭФС-1 при приёме внешнего совместителя?

Да. Сведения о приёме подаются по всем работникам, с которыми заключён трудовой договор, включая внешних совместителей. Отчёт с кадровым событием «Приём» направляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Что делать, если совместителя ошибочно приняли как основного работника?

Не редактируйте проведённый документ задним числом, если по нему уже отправлена отчётность. Отмените приём через документ «Кадровый перевод» или исправительный приём с корректным видом занятости, затем сформируйте корректирующий (отменяющий и новый) ЭФС-1, чтобы сведения в СФР совпали с фактическими данными.

Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?

Формально программа позволит указать любую ставку, но по ТК РФ работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени, кроме отдельных случаев (например, приостановка работы по основному месту). Перед оформлением полной ставки убедитесь, что есть законное основание.