Другое · 10 мин
Как в 1С принять на работу внутреннего совместителя
Пошаговая инструкция по приёму внутреннего совместителя в 1С:ЗУП: создание сотрудника, кадровый приказ, график работы, настройка начислений и типичные ошибки.
Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже работает в организации по основному месту работы и дополнительно заключает второй трудовой договор на другую должность в свободное от основной работы время. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой сотрудник оформляется отдельным приказом о приёме, но привязывается к уже существующему физическому лицу, чтобы не дублировать личные данные и корректно считать НДФЛ и страховые взносы.
Ключевая особенность: в базе должно быть одно физическое лицо и два сотрудника — основной и совместитель. Если ошибочно создать второе физическое лицо, налоговая отчётность раздвоится, персонифицированные сведения собьются, а исправление потребует ручной чистки данных. Поэтому важно с самого начала выполнить приём правильно.
Ниже разобран полный цикл: проверка физлица, оформление приказа, настройка графика и начислений, контроль расчётов и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1); в 1С:КАМИН и старых версиях ЗУП 2.5 логика аналогична, но названия документов могут отличаться.
Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения
Прежде чем оформлять документы, убедитесь, что речь идёт именно о совместительстве, а не о совмещении должностей. При совместительстве заключается отдельный трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время, а в программе создаётся новый сотрудник. При совмещении (расширении обязанностей) второй договор не нужен — оформляется только доплата документом «Совмещение должностей» или «Приказ на доплату за совмещение».
Ошибка в выборе формы оформления приводит к неверным кадровым документам и спорам с сотрудником. Совместительство обязательно, если работа выполняется за пределами основного рабочего дня или требует отдельного табеля. Совмещение удобнее, когда дополнительные обязанности выполняются в течение основного рабочего дня.
Совместительство или совмещение
Отдельный трудовой договор, работа вне основного времени, новый сотрудник в 1С, отдельный табель и график.
Доплата к основному договору, обязанности в пределах рабочего дня, оформляется документом «Совмещение должностей» без нового сотрудника.
Проверка физического лица перед приёмом
Первый шаг — найти физическое лицо в справочнике. Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и найдите сотрудника по ФИО. Проверьте, что карточка заполнена корректно: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, дата рождения. Если по этому человеку уже есть дубли физлиц (например, заведённые ранее с ошибкой), их нужно предварительно объединить через сервис «Поиск и удаление дублей» или вручную переназначить сотрудников.
Не создавайте новое физическое лицо, даже если при приёме программа предложит это сделать из-за расхождений в написании ФИО. Сначала исправьте данные в существующей карточке, иначе отчётность по НДФЛ и взносам раздвоится, а исправление потребует корректировок за прошлые периоды.
Оформление приёма на работу совместителя
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» нажмите кнопку выбора и укажите существующее физическое лицо — программа сама создаст новую запись сотрудника, привязанную к этому человеку. Если физлицо выбрано правильно, в карточке сотрудника подтянутся его личные данные.
Заполните ключевые поля документа: дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания. В поле «Вид занятости» обязательно укажите «Внутреннее совместительство» — от этого зависит корректность отчётов по среднесписочной численности и кадровых форм. Укажите количество ставок: чаще всего 0,5, поскольку рабочее время совместителя не должно превышать половины нормы.
На вкладке «Оплата труда» задайте начисление — обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)» с размером, соответствующим доле ставки. Программа может автоматически рассчитать сумму пропорционально ставке, если в штатном расписании указан полный оклад по позиции.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу», создайте документ
- 2Выберите существующее физическое лицо — не создавайте новое
- 3Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение, должность, дату приёма
- 4Задайте количество ставок (например, 0,5) и график работы совместителя
- 5На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление и проверьте сумму
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
Настройка графика работы совместителя
Для совместителя нужен отдельный график работы — нельзя оставлять график основного места, иначе программа посчитает норму времени по полному графику и завысит зарплату. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график: например, «4 часа в день, 5 дней в неделю» для полставки.
При настройке графика важно правильно указать способ расчёта нормы времени. Обычно выбирают «По указанному графику» с ссылкой на основной производственный календарь, либо «По другому графику» — тогда норма будет считаться пропорционально пятидневке. Проверьте, что в графике корректно отмечены выходные и праздничные дни, иначе расчёт оклада в месяцах с праздниками исказится.
Если совместитель работает по скользящему расписанию или только в определённые дни, настройте сменный график с соответствующим циклом. Главный контрольный ориентир — итоговая месячная норма часов должна соответствовать договору и не превышать половину нормы по основному графику.
Расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов по совместителю
При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически подхватит оба места работы сотрудника — по каждому будет своя строка начислений со своим подразделением и графиком. Убедитесь, что табель по совместителю заполнен: если график настроен, время заполнится автоматически по календарю.
НДФЛ и страховые взносы считаются в целом по физическому лицу — программа суммирует доходы по обоим договорам. Стандартные вычеты предоставляются только один раз, по одному из мест работы. Проверьте, что заявление на вычеты введено в карточке физлица («Налог на доходы» → «Заявление на вычеты»), и вычет не дублируется.
Выплата зарплаты также может оформляться одной ведомостью на физлицо или раздельно по договорам — в зависимости от настроек учётной политики и договорённости с сотрудником. В справке 2-НДФЛ и расчёте 6-НДФЛ доходы отразятся суммарно по физическому лицу.
Как проверить результат
Одно физлицо, два сотрудника: основной и совместитель
Два физлица с одинаковым ФИО — дубль
Две строки начислений, НДФЛ и вычеты — единые по физлицу
Вычет применён дважды или начисление только по одному договору
Норма по совместителю соответствует его графику (например, половина нормы)
Норма совпадает с полным графиком — зарплата завышена
В 6-НДФЛ и РСВ доходы физлица суммарные
Доходы раздвоены по двум записям физлица
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Второе место занимает неверный вид занятости: если оставить «Основное место работы», сотрудник попадёт в среднесписочную численность дважды, а отчёты по численности исказятся.
Ещё одна частая проблема — неправильный график. Если совместителю оставить стандартную пятидневку, программа посчитает полную норму часов, и оклад начислится как за полную ставку даже при указании 0,5 ставки в приказе — в зависимости от вида начисления. Всегда сверяйте расчётный листок за первый месяц работы совместителя с ожидаемой суммой.
Кадровые изменения и увольнение совместителя
Все последующие изменения по совместителю — перевод на другую должность, изменение оклада или графика — оформляются стандартными документами «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда», но по строке сотрудника-совместителя, а не по основному договору. Не путайте сотрудников в документах: у них разные табельные номера.
Увольнение совместителя оформляется документом «Увольнение» с выбором именно совместительской записи. Основное место работы при этом не затрагивается — сотрудник продолжает работать. И наоборот: при увольнении с основного места работы совместительство автоматически не прекращается, договор совместительства может продолжать действовать как единственный.
Если совместителя переводят на основное место работы, в ЗУП это оформляется двумя документами: увольнением с основной должности (или с совместительства) и кадровым переводом второй записи с изменением вида занятости. Порядок зависит от того, какой договор становится основным.
Что важно запомнить
Внутренний совместитель принимается через документ «Приём на работу» с выбором существующего физлица и видом занятости «Внутреннее совместительство». Обязательно задайте отдельный график, проверьте долю ставки и сверьте первый расчётный листок. Налоги и вычеты считаются в целом по физическому лицу.
Частые вопросы
Можно ли принять совместителя на полную ставку?
Формально в программе указать 1 ставку можно, но по Трудовому кодексу продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени. Исключение — дни, когда сотрудник свободен от основной работы. Обычно оформляют 0,5 ставки с соответствующим графиком.
Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?
Да, программа автоматически присваивает новой записи сотрудника отдельный табельный номер. Это правильно: по каждому договору ведётся свой учёт рабочего времени, начислений и кадровых документов.
Как оформить, если сотрудник уже был совместителем, уволился и принимается снова?
Создайте новый документ «Приём на работу» и снова выберите то же физическое лицо. Старая запись сотрудника останется в базе как уволенная, новая будет действующей. Не восстанавливайте старую запись редактированием увольнения.
Будет ли совместитель виден в штатном расписании?
Да, если ведётся штатное расписание, при приёме выбирается конкретная позиция, и программа контролирует занятость ставок. Совместитель занимает указанную долю ставки по своей позиции, что отражается в отчёте «Штатное расписание» и анализе вакансий.
Почему в расчётном листке совместителя сумма больше ожидаемой?
Чаще всего причина в графике: сотруднику назначен график с полной нормой времени, и оклад начисляется без пропорции. Проверьте график в карточке сотрудника и вид начисления — для оплаты по окладу размер должен соответствовать доле ставки, а норма — графику совместителя.
Нужно ли заводить отдельное заявление на вычеты для совместительства?
Нет. Заявление на стандартные вычеты вводится один раз на физическое лицо, и вычет применяется к совокупному доходу по обоим договорам. Дублирование заявления приведёт к двойному вычету и недоплате НДФЛ.