Как списать задолженность по зарплате уволенному сотруднику в 1С

Задолженность по зарплате перед уволенным сотрудником возникает, когда окончательный расчёт начислен, но не выплачен: деньги были депонированы, сотрудник не явился за расчётом, либо выплата не прошла по техническим причинам. В программах 1С такая сумма «висит» на счёте 70 и искажает отчётность по заработной плате, поэтому её нужно корректно списать — по истечении срока исковой давности либо при невозможности взыскания.

Важно понимать: списание задолженности работодателя перед сотрудником (невыплаченная зарплата) и списание долга сотрудника перед организацией (невозвращённый аванс, излишне выплаченные суммы) — это разные операции с разными документами и налоговыми последствиями. Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.

Общий принцип одинаков для всех конфигураций: сначала выясняем природу долга и проверяем его документами, затем определяем основание для списания (истечение срока исковой давности, ликвидация должника, прощение долга), после чего оформляем списание бухгалтерским документом и проверяем налоговые последствия.

Разберитесь, какой именно долг вы списываете

Первый случай — организация должна уволенному сотруднику. Начисленная, но не выплаченная зарплата, компенсация отпуска или депонированные суммы числятся по кредиту счёта 70. Такие суммы списываются во внереализационные доходы после истечения срока исковой давности, который по общему правилу составляет три года. По невыплаченной зарплате есть важная оговорка: если сотрудник продолжал бы работать, срок давности не течёт, но после увольнения трёхлетний срок начинает отсчитываться со дня, когда расчёт должен был быть выдан.

Второй случай — уволенный сотрудник должен организации. Это невозвращённый аванс, излишне выплаченная зарплата из-за счётной ошибки, неотработанные дни отпуска, непогашенный заём. Такой долг списывается во внереализационные расходы (проводка Дт 91.02 Кт 70 или Кт 73) либо за счёт резерва по сомнительным долгам, если он создавался.

Два сценария списания

Долг организации перед сотрудником

Списывается в доходы: Дт 70 Кт 91.01. Основание — истечение срока исковой давности. НДФЛ ранее удержан, корректировки обычно не требуется, если налог был перечислен.

Долг сотрудника перед организацией

Списывается в расходы: Дт 91.02 Кт 70 (73). При прощении долга у бывшего сотрудника возникает доход в натуральной форме — возможна обязанность уведомить ИФНС о невозможности удержать НДФЛ.

Проверьте и подтвердите сумму долга

До списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам и акт сверки расчётов с персоналом (отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» в ЗУП или ОСВ в Бухгалтерии). Убедитесь, что долг реален, а не является следствием ошибки: непроведённой выплаты, расхождения между ЗУП и Бухгалтерией, задвоенного документа.

Обязательный документальный пакет для списания — акт инвентаризации расчётов (типовая форма ИНВ-17 или самостоятельно разработанная), бухгалтерская справка с расчётом суммы и приказ руководителя о списании задолженности. Без этих документов списание при проверке могут признать необоснованным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 70 по сотруднику

Норма

После списания равно нулю

Тревожный признак

Остаток сохраняется — проверьте аналитику проводки (сотрудник, подразделение)

Документальное оформление

Норма

Есть акт инвентаризации, справка и приказ

Тревожный признак

Списание оформлено только проводкой без основания

Срок исковой давности

Норма

С даты, когда долг должен был быть погашен, прошло более трёх лет

Тревожный признак

Срок не истёк — списание преждевременно, долг нужно числить в учёте

Списание долга организации перед уволенным сотрудником

В 1С:Бухгалтерии списание невостребованной зарплаты оформляется вручную. Перейдите в раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция». Добавьте проводку: дебет счёта 70 с указанием сотрудника, кредит счёта 91.01 с статьёй прочих доходов вида «Списание кредиторской задолженности». Сумма — размер невостребованной задолженности по данным инвентаризации.

Если зарплата была депонирована, в учёте она уже могла быть переведена со счёта 70 на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Тогда проводка будет Дт 76.04 Кт 91.01. Проверьте по оборотке, на каком счёте фактически числится долг, и списывайте именно с него.

В 1С:ЗУП прямого документа «списание задолженности» нет — конфигурация отражает начисления и выплаты, а списание по давности относится к бухгалтерской операции. Обычно списание выполняют в 1С:Бухгалтерии после синхронизации, а в ЗУП сумма остаётся как невыплаченная. Если требуется убрать её и из ЗУП, используют документ «Операция учёта зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Все начисления» → «Операция учёта зарплаты») либо корректируют вручную через регистры — но такую корректировку лучше согласовать со специалистом по сопровождению, чтобы не нарушить связку с бухучётом.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счёту 70 и акт сверки, подтвердите сумму долга по уволенному сотруднику
2. 2
   Проверьте, что срок исковой давности истёк (более трёх лет с даты, когда расчёт должен был быть выплачен)
3. 3
   Оформите акт инвентаризации расчётов, бухгалтерскую справку и приказ о списании
4. 4
   Создайте «Операцию, введённую вручную»: Дт 70 (или 76.04) Кт 91.01 на сумму долга
5. 5
   Проверьте, что сальдо по сотруднику обнулилось, а сумма попала в прочие доходы
6. 6
   Убедитесь, что НДФЛ по этой сумме был ранее исчислен и перечислен корректно

Списание долга уволенного сотрудника перед организацией

Если бывший сотрудник должен организации (не возвращён аванс, переплата по зарплате, неотработанный отпуск, который не удалось удержать при увольнении из-за ограничений статьи 138 ТК РФ), долг сначала пытаются взыскать. Только когда взыскание невозможно — истёк срок давности, сотрудник отказался платить и судебные перспективы отсутствуют, либо организация приняла решение простить долг — его списывают.

Проводка в 1С:Бухгалтерии: «Операции, введённые вручную» → Дт 91.02 Кт 70 (если долг числится как переплата по зарплате) или Дт 91.02 Кт 73 (если задолженность переведена на прочие расчёты с персоналом). Статья прочих расходов — «Списание дебиторской задолженности». В налоговом учёте такие суммы учитываются во внереализационных расходах, если соблюдены условия признания долга безнадёжным.

Налоговые последствия прощения долга

Прощённый долг для бывшего сотрудника — экономическая выгода, с которой должен быть удержан НДФЛ. Поскольку удержать налог с невыплачиваемых сумм невозможно, организация обязана сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержания — для этого в 6-НДФЛ заполняются соответствующие разделы, а по итогам года подаются сведения о доходах с признаком невозможности удержания. В 1С:ЗУП доход оформляется документом «Операция учёта НДФЛ» с указанием кода дохода и суммы.

Страховые взносы на прощённую задолженность по зарплате, начисленную в рамках трудовых отношений, как правило, уже были начислены ранее — повторного начисления не требуется. Но если долг возник не из оплаты труда (например, заём), вопрос взносов оценивается отдельно.

Частые ошибки при списании

Самая распространённая ошибка — списание долга «на глаз», без сверки аналитики. В проводке по счёту 70 обязательно указывается сотрудник; если оставить аналитику пустой или выбрать другого человека, сальдо по нужному работнику не закроется, а по другому возникнет фиктивный остаток.

Вторая типичная проблема — расхождение данных ЗУП и Бухгалтерии. После ручной операции в бухгалтерской программе отчётность по зарплате в ЗУП продолжит показывать долг. Сверяйте обе программы после списания и фиксируйте в учётной политике, в какой системе ведётся операция списания.

Проверка результата и хранение документов

После проведения операции сформируйте ОСВ по счёту 70 (и 76.04, если списывали депоненты) и карточку счёта по сотруднику: остаток должен быть нулевым. Дополнительно проверьте отчёт по прочим доходам и расходам — сумма списания должна отражаться по правильной статье, чтобы корректно попасть в декларацию по налогу на прибыль.

Комплект документов — акт инвентаризации, бухгалтерскую справку, приказ и распечатку операции — подшейте в дело и храните вместе с первичными документами по расчётам с персоналом в течение установленных сроков. Эти документы понадобятся, если бывший сотрудник позже обратится за выплатой или возникнут вопросы налоговой инспекции.

Частые вопросы

Можно ли списать зарплату уволенному, если он просто не пришёл за расчётом?

Нет, само по себе неявка не является основанием для списания. Сумму депонируют, и она числится в учёте до истечения срока исковой давности — трёх лет с даты, когда расчёт должен был быть выдан. Только после этого её списывают в доходы.

Каким документом списать долг в 1С:ЗУП?

Типового документа списания задолженности по давности в ЗУП нет. Обычно списание оформляют в 1С:Бухгалтерии ручной операцией, а в ЗУП при необходимости используют «Операцию учёта зарплаты». Прямая правка регистров без документа не рекомендуется.

Нужно ли начислять НДФЛ при списании невыплаченной зарплаты?

Если зарплата была начислена, НДФЛ с неё уже был исчислен в момент начисления. Повторно налог не начисляется, но нужно убедиться, что ранее исчисленный налог был корректно отражён в отчётности 6-НДФЛ.

Что делать, если долг сотрудника возник из-за счётной ошибки при расчёте?

Переплату из-за счётной ошибки можно удержать или взыскать в установленных законом пределах и сроках. Если взыскание невозможно, сумму списывают в расходы проводкой Дт 91.02 Кт 70 с оформлением акта инвентаризации и приказа, а бывшему сотруднику при прощении долга оформляют доход для целей НДФЛ.

Закроется ли долг автоматически при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии?

Нет. Синхронизация переносит начисления, удержания и выплаты, но списание по давности — это хозяйственная операция, которую нужно оформить отдельным документом. После ручной операции в Бухгалтерии сверьте остатки в обеих программах.

Можно ли восстановить долг, если сотрудник обратился за выплатой после списания?

Если срок исковой давности действительно истёк и задолженность правомерно списана, обязанности выплачивать сумму у организации, как правило, нет. Если же списание было ошибочным (срок не истёк), долг восстанавливают сторнирующей операцией и производят выплату.