Другое · 9 мин
Как в 1С принять на работу бывшего сотрудника
Повторный приём сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:УПП. Как найти карточку, оформить приказ, исправить ошибки дублирования и проверить стаж, отпуска и НДФЛ.
Повторный приём сотрудника в 1С — типовая задача, но именно она чаще всего приводит к дублям физических лиц, потере стажа и ошибкам в отчётах по НДФЛ и страховым взносам. Проблема в том, что увольнение не удаляет сотрудника из базы: его карточка остаётся в справочниках, а правильное оформление зависит от того, нашли ли вы старую запись или создали новую.
Порядок действий различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и в 1С:УПП/ERP логика схожа, но названия документов и разделы меню отличаются. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ситуации — увольнение в прошлом периоде, дубли карточек, восстановление стажа для отпуска и больничного.
Главное правило: бывшего сотрудника не создают заново. Сначала находят существующую карточку физического лица, проверяют её данные и только потом оформляют новый приём на работу с датой, следующей после увольнения.
Почему нельзя просто создать новую карточку
В 1С данные о человеке хранятся на двух уровнях: справочник «Физические лица» (паспортные данные, ИНН, СНИЛС) и справочник «Сотрудники» (связь физлица с организацией и трудовыми отношениями). При повторном приёме нужно создать новую запись о сотруднике, привязанную к уже существующему физическому лицу, а не заводить человека «с нуля».
Если создать дубликат физического лица, база воспримет бывшего и нового сотрудника как двух разных людей. Последствия: разрыв в учёте доходов для НДФЛ, ошибки в персонифицированной отчётности (СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1), двойные вычеты или их потеря, неверный расчёт стажа для больничных. Исправлять такие дубли потом сложнее, чем потратить две минуты на поиск карточки перед приёмом.
Как найти карточку бывшего сотрудника
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию список может показывать только действующих сотрудников — снимите фильтр или включите отображение уволенных (настройка «Показывать уволенных» в меню списка). Найдите человека по фамилии, СНИЛС или ИНН.
Если сотрудник не находится, проверьте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии). Возможно, физлицо есть, а карточка сотрудника была помечена на удаление. Также полезен полнотекстовый поиск по базе (Ctrl+Shift+F) по фамилии.
В 1С:УПП и ERP путь похожий: «Кадры» → «Сотрудники организаций» или «НСИ и администрирование» → «Персонал». Убедитесь, что ищете в нужной организации, если в базе ведётся несколько юридических лиц.
- 1Откройте список сотрудников и включите отображение уволенных
- 2Найдите человека по ФИО, СНИЛС или ИНН
- 3Откройте карточку и сверьте паспортные данные, ИНН, СНИЛС с документами
- 4Проверьте, нет ли второй карточки этого же человека
- 5Оформите новый приём на работу, привязанный к найденному физлицу
Оформление приёма в 1С:ЗУП
Откройте карточку физического лица или список сотрудников и создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В поле «Сотрудник» выберите существующего человека из справочника — программа покажет, что он уволен, и предложит оформить повторный приём. Если сотрудник принимается в ту же организацию, можно создать приём прямо из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ».
Заполните ключевые поля: дата приёма (не раньше дня, следующего за увольнением, если увольнение было в этой же организации), подразделение, должность, график работы, вид занятости. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления — оклад, надбавки, премии. Проверьте вкладку «Трудовой договор»: номер и дату нового договора, характер работы.
После проведения документа программа автоматически сформирует кадровое мероприятие для ЕФС-1 (приём), если настроен обмен с отчётностью. Проверьте, что мероприятие появилось в журнале «Мероприятия персонифицированного учёта».
Оформление приёма в 1С:УПП и ERP
В 1С:УПП документ называется «Приём на работу в организацию» (интерфейс «Кадровый учёт» → «Приёмы на работу»). В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо из справочника — если человек уже был в базе, выберите существующую запись, а не создавайте новую кнопкой «+». Программа предупредит, что сотрудник ранее увольнялся.
В ERP действия аналогичны ЗУП: раздел «Кадры» → «Приёмы на работу». Укажите организацию, дату приёма, должность и условия оплаты. Обратите внимание на поле «Вид договора» — трудовой или ГПХ, от этого зависят начисления и отчётность.
Что проверить в карточке перед приёмом
До проведения документа сверьте актуальность персональных данных. Паспорт мог быть заменён, изменилась фамилия, адрес регистрации, реквизиты ИНН. Устаревшие данные уйдут в отчётность, и их придётся исправлять уточнёнными формами.
Проверьте вычеты по НДФЛ: если сотрудник снова приносит заявление на детские вычеты, документ «Заявление на вычеты НДФЛ» нужно ввести заново с даты нового приёма. Старые вычеты не возобновляются автоматически.
Отдельное внимание — стажу для отпуска и больничного. В ЗУП страховой стаж для пособий хранится в карточке физлица (ссылка «Трудовая деятельность» или документ «Стажи физических лиц»). При повторном приёме убедитесь, что стаж сохранён и учитывает период работы вне вашей организации, если сотрудник где-то трудился между увольнением и возвращением. Остатки отпусков при повторном приёме обычно начинают считаться заново, если при увольнении была выплачена компенсация за неиспользованный отпуск.
Как проверить результат
Одно физлицо, новая запись о приёме с корректной датой
Две карточки физлица с одинаковым СНИЛС
Доходы и вычеты считаются нарастающим итогом по одному человеку
Доходы раздвоены, вычеты дублируются или обнулились
Сформировано мероприятие «Приём» с новой датой
Мероприятие отсутствует или с датой старого приёма
Типичные ошибки при повторном приёме
Самая частая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Вторая по распространённости — неправильная дата приёма: документ проводят датой раньше даты увольнения, и программа отказывается проводить его либо создаёт конфликт кадровых записей.
Третья группа ошибок связана с начислениями: забывают обновить график работы, оставляют старые плановые начисления, не проверяют районный коэффициент при смене подразделения. Из-за этого первая зарплата после возвращения считается неверно.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отменить увольнение вместо нового приёма?
Только если приказ об увольнении фактически не вступил в силу и человек продолжает работать. Тогда документ увольнения отменяют (помечают на удаление или распроводят, если это не нарушает учёт). Если сотрудник реально уволился и прошло время, оформляется новый приём — «отмена» увольнения создаст ложную кадровую историю.
Что делать, если в базе уже два дубля физического лица?
Определите, по какой карточке есть начисления и кадровые документы. Затем используйте обработку «Поиск и замена дублей» (в типовых конфигурациях она есть в разделе администрирования) либо вручную перенесите документы на одну карточку, а вторую пометьте на удаление. Перед любыми действиями сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заново вводить справку о доходах с прошлого места работы?
Если сотрудник возвращается к вам в том же календарном году и весь его доход в этом году был только у вас, справка не нужна. Если между увольнением и возвращением он работал у другого работодателя, для расчёта пособий и вычетов потребуется справка о доходах с предыдущего места — её данные вводят в карточку сотрудника.
Сохранится ли право на отпуск при повторном приёме?
Если при увольнении выплачена компенсация за все неиспользованные отпуска, отпускной стаж начинает считаться заново с даты нового приёма. Если сотрудник был уволен и восстановлен по решению суда или увольнение отменено, стаж сохраняется — в этом случае оформляется не новый приём, а отмена увольнения.
Почему программа не даёт выбрать уволенного сотрудника в документе приёма?
Чаще всего в списке выбора включён фильтр «только работающие». Очистите отбор в форме выбора сотрудника или введите фамилию вручную — поиск находит и уволенных. Если карточка не находится совсем, проверьте, не помечена ли она на удаление и в той ли организации вы ищете.
Как оформить возвращение сотрудника, уволенного несколько лет назад?
Порядок тот же: находите старую карточку физлица и оформляете новый приём. Дополнительно проверьте актуальность всех персональных данных — за несколько лет могли смениться паспорт, фамилия, ИНН, банковские реквизиты для зарплаты. Стаж для больничного дополните сведениями о работе в других организациях за этот период.
Что важно запомнить
Бывшего сотрудника принимают через существующую карточку физического лица: находят её в справочнике, сверяют данные и оформляют новый документ «Приём на работу». После проведения проверяют вычеты НДФЛ, страховой стаж, плановые начисления и кадровое мероприятие для отчётности. Дубли физических лиц — главный источник ошибок, их нужно исключить до оформления приёма.