Как принять иностранного гражданина на работу в 1С

Приём иностранного гражданина в 1С:ЗУП отличается от стандартного оформления сотрудника тем, что программе нужно корректно указать миграционный статус работника, реквизиты разрешительных документов (патент, разрешение на работу, ВНЖ или РВП) и отслеживать сроки их действия. От этих данных зависит ставка НДФЛ, порядок начисления страховых взносов и формирование отчётности.

Ошибка на этапе ввода данных приводит к неверному расчёту налогов и риску штрафов за незаконное привлечение иностранной рабочей силы. Поэтому до создания приказа о приёме нужно проверить документы работника и определить его статус: временно пребывающий, временно проживающий или постоянно проживающий.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика сохраняется.

Подготовка: какие документы и статусы проверить до оформления в 1С

До создания кадрового документа определите правовой статус работника, так как именно он задаёт дальнейшие настройки в программе. Различают три основных статуса: временно пребывающий (находится в России по визе или в безвизовом порядке), временно проживающий (имеет разрешение на временное проживание) и постоянно проживающий (имеет вид на жительство).

Дополнительно выделяют граждан стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Киргизия, Армения) — для них действует упрощённый порядок трудоустройства: патент или разрешение на работу не требуются, а доходы облагаются НДФЛ по ставке резидента с первого дня работы.

Запросите у работника и проверьте: паспорт, миграционную карту с отметкой о пересечении границы, регистрацию по месту пребывания, патент или разрешение на работу (если требуется), ВНЖ или РВП при их наличии, а также ИНН и СНИЛС, если они уже оформлены. Сроки действия всех документов зафиксируйте — их нужно будет внести в программу.

Как завести карточку физического лица и указать гражданство

Начните с раздела «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Создать». Если физическое лицо уже есть в базе (например, работало ранее), программа предложит выбрать его из списка — не создавайте дубликат, иначе нарушится сквозной учёт НДФЛ и взносов.

В карточке физического лица заполните ФИО в точности как в паспорте, дату рождения и пол. По ссылке «Гражданство» укажите страну, гражданином которой является работник. Если страны нет в списке, добавьте её из классификатора стран мира (ОКСМ) — от корректного кода страны зависят данные в отчётах и сведениях.

Поле «ИНН» заполните при наличии — иностранцам ИНН присваивается на общих основаниях. СНИЛС укажите, если работник уже застрахован в системе ОПС; если нет, после приёма на работу подайте сведения для его регистрации, и программа сформирует нужные данные в составе отчётности.

Как указать миграционный статус и разрешительные документы

В карточке сотрудника или физического лица перейдите по ссылке «Страхование» или «Статус застрахованного лица» (в зависимости от релиза). Здесь указывается вид застрахованного лица для целей страховых взносов: для временно пребывающих иностранцев действует особый статус, влияющий на тарифы взносов, для постоянно и временно проживающих — обычный.

Данные о документах, дающих право на работу, вносятся в разделе учёта статусов иностранных работников. Укажите вид документа (патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ), серию и номер, дату выдачи и срок окончания действия. По этим датам программа формирует напоминания — их удобно контролировать через отчёт по сотрудникам с истекающими документами.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните ФИО, дату рождения, пол
2. 2
   Укажите гражданство по классификатору стран мира
3. 3
   Введите ИНН и СНИЛС при наличии
4. 4
   Заполните статус застрахованного лица в разделе страхования
5. 5
   Внесите реквизиты патента, РВП или ВНЖ со сроками действия
6. 6
   Проверьте налоговый статус в разделе «Налог на доходы»

В разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника проверьте статус налогоплательщика: «Резидент» или «Нерезидент». Программа может определять статус автоматически по датам пребывания, но при приёме нового сотрудника задайте его вручную — от этого зависит ставка НДФЛ 13% или 30%.

Как оформить приказ о приёме на работу

Документ «Приём на работу» создаётся из журнала «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или из карточки сотрудника. Заполните дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда — эта часть ничем не отличается от приёма российского гражданина.

На вкладке с дополнительными сведениями проверьте, что подтянулись корректные статусы, введённые в карточке. Если приём оформляется на иностранца с патентом, убедитесь, что дата приёма не раньше даты выдачи патента и что регион работы совпадает с регионом действия патента.

После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-1 или по форме, утверждённой в организации, и ознакомьте работника под подпись. Трудовой договор при этом оформляется отдельно; в 1С можно подключить печатную форму договора из карточки сотрудника, если шаблон настроен.

Удобно вести учёт сроков действия патентов и миграционного учёта через типовые напоминания в ЗУП: настройте отчёт «Остатки отпусков и документы сотрудников» или используйте напоминания в карточке сотрудника. Это дешевле и надёжнее, чем параллельный учёт в Excel, где даты легко пропустить.

Настройка налогов и взносов для иностранного работника

Ставка НДФЛ зависит от налогового статуса и категории работника. Нерезиденты платят НДФЛ по повышенной ставке, резиденты — по обычной. Исключения: граждане ЕАЭС, высококвалифицированные специалисты и некоторые другие категории облагаются по ставке резидента независимо от фактического срока пребывания. В ЗУП это настраивается через статус в разделе «Налог на доходы».

Для работника на патенте предусмотрено уменьшение НДФЛ на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей. Для этого в программе вводится заявление работника и уведомление из налоговой инспекции о подтверждении права на уменьшение налога — документ оформляется в разделе учёта НДФЛ. Без уведомления уменьшать налог нельзя, даже если работник показывает квитанции об оплате патента.

Страховые взносы зависят от статуса застрахованного лица. Временно пребывающие иностранцы (кроме граждан ЕАЭС и ВКС) обычно не облагаются взносами на пенсионное и социальное страхование в полном объёме, а взносы на травматизм уплачиваются всегда. Проверьте, что вид застрахованного лица в карточке соответствует реальному статусу, — программа рассчитает взносы автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат после первого расчёта

Ставка НДФЛ в расчётном листке

Норма

Соответствует статусу: резидент/ЕАЭС — стандартная, нерезидент — повышенная

Тревожный признак

Ставка не совпадает со статусом — проверьте раздел «Налог на доходы» в карточке

Страховые взносы в документе «Начисление зарплаты»

Норма

Набор взносов соответствует статусу застрахованного лица

Тревожный признак

Начислены лишние взносы или не начислены нужные — неверный вид застрахованного лица

Уменьшение НДФЛ на авансы по патенту

Норма

НДФЛ уменьшен в пределах суммы по уведомлению

Тревожный признак

Уменьшение не применяется — не введено уведомление ИФНС

Уведомление МВД и дальнейший контроль

Работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о заключении трудового договора с иностранцем, а затем и о его расторжении. Сроки подачи уведомлений установлены законодательством и невелики, поэтому внесите эту задачу в календарь кадровика сразу после проведения приёма. Сама 1С уведомление в МВД не отправляет — документ подаётся отдельно, но реквизиты для него удобно брать из карточки сотрудника.

После приёма контролируйте три группы дат: окончание патента или разрешения на работу, окончание миграционного учёта (регистрации) и окончание трудового договора, если он срочный. Просрочка любого из документов означает, что работник теряет право на трудовую деятельность, а продолжение допуска его к работе создаёт риски для работодателя.

Ответы на частые вопросы

Можно ли принять иностранца в 1С, если у него ещё нет СНИЛС?

Да, приём оформляется и без СНИЛС — поле можно оставить пустым. После трудоустройства работодатель подаёт сведения для регистрации работника в системе обязательного пенсионного страхования, а полученный номер вносится в карточку позже. Задерживать подачу сведений не стоит: без СНИЛС невозможно корректно сдать персонифицированную отчётность.

Как в ЗУП отразить уменьшение НДФЛ на платежи по патенту?

Сначала получите от работника заявление и уведомление из налоговой инспекции. Затем в разделе учёта НДФЛ введите соответствующий документ о подтверждении права на уменьшение налога с указанием сумм авансовых платежей. При расчёте зарплаты программа автоматически уменьшит исчисленный НДФЛ в пределах подтверждённой суммы.

Чем отличается оформление гражданина ЕАЭС от остальных иностранцев?

Гражданам Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении не нужны патент и разрешение на работу, а их доходы с первого дня облагаются НДФЛ по ставке резидента. В 1С достаточно корректно указать гражданство и статус застрахованного лица — специальные ставки программа применит сама. Уведомление МВД о заключении договора при этом подаётся в общем порядке.

Что делать, если статус работника изменился с нерезидента на резидента?

В разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника добавьте новую запись об изменении статуса с даты, когда работник стал резидентом. Программа пересчитает НДФЛ с начала года по новой ставке при очередном расчёте. Статус застрахованного лица для взносов при этом не меняется, если не изменился миграционный статус.

Нужно ли уведомлять МВД при увольнении иностранца?

Да, уведомление подаётся и при расторжении трудового договора в установленный срок. В 1С дата увольнения фиксируется кадровым документом, но само уведомление оформляется вне программы. Пропуск этого шага влечёт ответственность наравне с неуведомлением о приёме.