Другое · 10 мин
Как оформить приём на работу в 1С
Как оформить приём на работу в 1С:ЗУП и 1С:УПП: создание сотрудника, приказ о приёме, условия оплаты, график, проверка расчётов и типичные ошибки кадровика.
Оформление приёма на работу в 1С — базовая кадровая операция, от которой зависят расчёт зарплаты, отпусков, больничных, стажа и отчётность в фонды. Ошибка на этом этапе (неверная дата приёма, не тот график, пропущенное начисление) потом «всплывает» в расчётных листках и регламентированной отчётности, исправлять её сложнее, чем сделать правильно сразу.
Дальше описана работа в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — это основная конфигурация для кадрового учёта. Отдельно разобраны отличия в «1С:Управление предприятием» (УПП / ERP) и в «1С:Бухгалтерии», где кадровый блок сильно упрощён. Последовательность действий логически одинакова: сначала физическое лицо, затем сотрудник, затем документ приёма с условиями труда и оплаты.
Что подготовить перед оформлением приёма
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заполнены справочники, на которые приём будет ссылаться. Нужны: организация (с реквизитами для отчётности), подразделение, должность, график работы сотрудника и виды начислений (оклад, тариф, премия). Если что-то отсутствует, 1С позволит создать элемент «на лету» из документа, но лучше заранее проверить корректность — особенно графики работы.
Если ведётся штатное расписание, проверьте, что позиция по нужной должности и подразделению создана и на дату приёма есть свободная ставка. При включённом контроле штатного расписания программа не даст принять сотрудника сверх штата или на условиях, отличающихся от позиции. Проверьте также настройки учётной политики: ведётся ли учёт по штатному расписанию, используются ли совместительство и воинский учёт.
Создание физического лица и сотрудника
Карточка физического лица хранит персональные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес. Одно физлицо может быть связано с несколькими сотрудниками (основное место работы и совместительство), поэтому сначала поищите человека в справочнике «Физические лица» — дубли ломают персонифицированный учёт и отчётность по НДФЛ.
Быстрый путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Создать». В форме нового сотрудника заполните ФИО; если физлицо не найдено, программа предложит создать его. Сразу внесите ИНН и СНИЛС — без них сотрудник не попадёт в отчёты СЗВ и расчёт по страховым взносам, а при выгрузке в ПФР/СФР будут ошибки. Проверьте поле «Головная организация» и «Организация» — при обособленных подразделениях они могут различаться.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». Заполните шапку: организация, дата документа (обычно дата приказа), сотрудник. Затем ключевые реквизиты: подразделение, должность (или позиция штатного расписания), дата приёма, количество ставок, вид занятости (основное место работы, совместительство внутреннее или внешнее).
На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад (тарифную ставку), премии, надбавки. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подставятся автоматически — проверьте их. На вкладке «Трудовой договор» внесите номер и дату договора, характер работы, условия испытательного срока. График работы выбирается в шапке или на отдельной вкладке в зависимости от настроек.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу»
- 2Выберите или создайте сотрудника, укажите организацию, подразделение и должность (позицию штатного расписания)
- 3Установите дату приёма, количество ставок и вид занятости
- 4Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда» и график работы
- 5Заполните реквизиты трудового договора и испытательный срок
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
Испытательный срок и условия договора
Испытательный срок вводится на вкладке «Трудовой договор»: длительность в месяцах и дата окончания. Это поле информационное, но оно попадает в печатную форму приказа и напоминания. Для срочного договора укажите дату окончания и основание — при наступлении даты программа подсветит сотрудника в отчётах по договорам.
Приём по совместительству
Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» на того же физлица, но нового сотрудника. Внешнее — стандартным приёмом с видом занятости «Внешнее совместительство». Для совместителей обычно указывают долю ставки (0,5 и т.п.) и отдельный график.
Печать приказа Т-1 и кадровых документов
Из проведённого документа кнопкой «Печать» доступны: приказ о приёме (форма Т-1 или Т-1а для списка), трудовой договор, личная карточка Т-2. Формы заполняются данными документа и карточки физлица — если в приказе пустые поля, ищите незаполненные реквизиты в карточке сотрудника или организации.
Личная карточка Т-2 формируется из раздела «Кадры» → «Личные карточки» или из карточки сотрудника. Семейное положение, образование и воинский учёт вносятся в карточку физлица по соответствующим ссылкам — эти данные не вводятся в документе приёма.
Особенности в 1С:УПП / ERP и 1С:Бухгалтерии
В «1С:Управление предприятием» (и ERP) кадровый блок устроен похоже: документ «Приём на работу» находится в разделе «Кадры», механизм физлиц и сотрудников общий с ЗУП. Отличия — в составе начислений и отчётов, а также в том, что зарплатный учёт в УПП часто ведётся укрупнённо, а расчёт переносится в ЗУП обменом. Если используется связка УПП + ЗУП, приём оформляйте в ЗУП и синхронизируйте, иначе получите расхождения в данных.
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт минимален: приём оформляется через «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу». Там нет штатного расписания в полном виде, графиков и части отчётности. Для организации с несколькими сотрудниками этого достаточно, но при росте штата и сложных начислениях переходят на ЗУП.
Сравнение вариантов
Полный кадровый учёт: штатное расписание, графики, отпуска, все отчёты. Подходит организациям любого размера, но требует настройки.
Кадровый блок встроен в комплексную систему. Удобно, если зарплата и производство в одной базе; для глубокого кадрового учёта часто дополняют ЗУП.
Упрощённый приём без штатного расписания. Достаточно для микробизнеса; при сложных начислениях и большом штате возможностей не хватит.
Проверка результата после проведения
После проведения приёма убедитесь, что данные легли правильно. Откройте карточку сотрудника: там должны отображаться текущее место работы, подразделение, должность и условия оплаты. Сформируйте расчётный листок за месяц приёма — при полном месяце сумма должна соответствовать окладу (или пропорции от дней работы, если принят не с первого числа).
Проверьте кадровые отчёты: «Списки сотрудников» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») и штатную расстановку — новый сотрудник должен появиться на своей позиции с нужной датой. Если ведётся учёт рабочего времени, убедитесь, что в табеле (документ «Табель» или отчёт) у сотрудника проставлены рабочие дни по его графику с даты приёма.
Как проверить результат
Видны подразделение, должность, оклад и график с даты приёма
Поля пустые или условия «зависли» на старой должности
Начисление соответствует окладу пропорционально отработанным дням
Начисления нет или сумма за полный месяц при приёме в середине
Сотрудник занимает свободную ставку по позиции
Ставка не занята или превышено количество ставок
Явки с даты приёма по графику сотрудника
Пустые дни или явки до даты приёма
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — неверная дата приёма. Если документ уже проведён и по сотруднику были начисления, просто отредактировать дату опасно: изменятся расчёты. Правильный путь — отменить проведение связанных зарплатных документов, исправить приём и пересчитать зарплату, либо оформить исправление через механизм «сторнирование/исправление документа» (в ЗУП 3.1 — «Исправить» в форме документа).
Вторая ошибка — приём «мимо» штатного расписания: сотрудник проведён, но позиция не та или ставка занята. Исправляется кадровым переводом на правильную позицию. Третья — забытый график: без него расчёт зарплаты идёт по производственному календарю, что искажает оплату при сменных режимах. График назначается исправлением приёма или документом «Изменение графика работы списком».
Частые вопросы
Можно ли оформить приём задним числом?
Технически да — дата документа и дата приёма могут быть в прошлом. Но если период закрыт (зарплата рассчитана и выплачена, отчётность сдана), придётся пересчитывать начисления и подавать корректировки. Оформляйте приём до расчёта зарплаты за месяц приёма.
Как принять сотрудника на 0,5 ставки?
В документе «Приём на работу» в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и выберите соответствующий график (например, сокращённая неделя или неполный день). Оклад при этом вводится за полную ставку — программа сама рассчитает пропорцию.
Что делать, если сотрудник уже работал в организации раньше?
Не создавайте новое физлицо — найдите существующее в справочнике «Физические лица» и оформите приём на него. Сохранятся история стажа, ИНН, СНИЛС и данные прошлых периодов, что критично для отчётности.
Почему приём не проводится с ошибкой по штатному расписанию?
Включён контроль штатного расписания, а условия приёма ему противоречат: нет свободной ставки на дату приёма, отличается оклад или позиция не утверждена. Сверьте документ с позицией в отчёте «Штатная расстановка» и либо исправьте приём, либо измените штатное расписание.
Нужно ли отдельно вводить трудовой договор?
Отдельного документа не требуется: реквизиты договора (номер, дата, срок, испытание) заполняются на вкладке «Трудовой договор» в самом приёме. Печатная форма договора выводится кнопкой «Печать» из документа.
Как оформить приём, если сотрудник принят переводом из другой организации группы?
Для целей учёта это обычный приём в новую организацию (с увольнением в прежней). В ЗУП с несколькими организациями удобно использовать обработку перевода между организациями, если она есть в вашей настройке, либо оформить увольнение и приём стандартными документами на одно физлицо.
Что важно запомнить
Приём в 1С — это документ «Приём на работу» на заранее проверенное физлицо с корректными подразделением, должностью, графиком и начислениями. Проверяйте результат по карточке сотрудника, расчётному листку и штатной расстановке, а исправления задним числом делайте только после оценки влияния на расчёты и отчётность.