Как в 1С настроить учет охраны труда

Учет охраны труда в программах 1С реализован в первую очередь в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1. Там есть отдельный раздел, который позволяет вести спецоценку условий труда, регистрировать инструктажи, медосмотры, несчастные случаи и выдачу средств индивидуальной защиты. В типовой «1С:Бухгалтерии» такого блока нет — там охрану труда приходится отражать только в части расходов на СИЗ и обучение.

Прежде чем включать настройки, определите, какие процессы вы будете вести в программе. Полный контур охраны труда имеет смысл для организаций, где есть специалист по охране труда и требования по ведению журналов инструктажей, карт СОУТ и учета СИЗ. Малым предприятиям часто достаточно ограниченного набора: инструктажи, медосмотры и выдача СИЗ.

Все настройки выполняются под пользователем с правами администратора или с ролью, позволяющей изменять функциональность программы. Перед началом работы сделайте резервную копию информационной базы, если в ней уже ведется реальный учет.

Проверка версии конфигурации и включение функциональности

Раздел охраны труда доступен в 1С:ЗУП начиная с редакции 3.1, но состав подсистемы зависит от конкретного релиза. Откройте «Администрирование — Обслуживание — О программе» и убедитесь, что используется актуальный релиз. В старых релизах часть документов (например, расширенный учет СИЗ) может отсутствовать.

Для включения функциональности перейдите в «Настройка — Реквизиты организации» и на закладке «Учетная политика и другие настройки» найдите ссылку «Охрана труда». В открывшемся окне установите флажки по нужным направлениям: специальная оценка условий труда, инструктажи, медицинские осмотры, несчастные случаи, выдача СИЗ. После сохранения в интерфейсе появится раздел «Охрана труда».

1. 1
   Откройте «Настройка — Реквизиты организации» и найдите ссылку «Охрана труда»
2. 2
   Отметьте нужные направления учета: СОУТ, инструктажи, медосмотры, СИЗ, несчастные случаи
3. 3
   Сохраните настройки и проверьте, что в главном меню появился раздел «Охрана труда»
4. 4
   Назначьте пользователям права на документы охраны труда через «Администрирование — Настройки пользователей и прав»

Если в организации несколько обособленных подразделений, настройку выполняют для каждой организации в базе отдельно. Учет ведется в разрезе той организации, которая указана в документах.

Настройка специальной оценки условий труда (СОУТ)

Спецоценка — основа дальнейшего учета: от класса условий труда зависят доплаты за вредность, дополнительные отпуска, молоко, досрочные пенсии и обязательность медосмотров. В ЗУП данные СОУТ вводятся в справочник «Рабочие места охраны труда» раздела «Охрана труда».

Для каждого рабочего места укажите подразделение, должность, номер рабочего места по отчету СОУТ, класс условий труда, дату и реквизиты отчета организации, проводившей спецоценку. Если по месту установлены вредные факторы, их выбирают из предопределенного списка.

Важно связать рабочие места охраны труда со штатными позициями: это позволит автоматически определять условия труда сотрудника при приеме и переводе. Проверьте, что в позиции штатного расписания на закладке условий труда указан класс по СОУТ — тогда программа корректно рассчитает доплату за вредные условия и дополнительный отпуск, если они настроены в начислениях.

Настройка инструктажей по охране труда

Учет инструктажей включается одноименным флажком в настройках охраны труда. После этого в разделе появляются виды инструктажей (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой) и документ «Инструктаж по охране труда».

Настройте периодичность повторных инструктажей: в справочнике видов инструктажей задается срок, через который инструктаж нужно пройти повторно. Программа сможет показывать сотрудников с просроченными инструктажами.

Регистрация проходит так: создайте документ «Инструктаж по охране труда», выберите вид, укажите инструктирующего и добавьте сотрудников списком или подбором. После проведения данные попадают в личную карточку учета инструктажей, которую можно распечатать.

Учет медицинских осмотров

Медосмотры настраиваются через виды медицинских осмотров и прикрепление сотрудников к ним. В настройках охраны труда включите учет медосмотров, затем в справочнике укажите периодичность прохождения (например, раз в год или раз в два года) — конкретная периодичность зависит от вредных факторов профессии по действующим приказам.

Документом «Медицинский осмотр» регистрируйте факт прохождения: дату, заключение, реквизиты справки. Программа формирует списки сотрудников, которым пора проходить осмотр, что упрощает планирование и исключает пропуски.

Если по результатам осмотра сотруднику противопоказана работа, это фиксируют в документе, а дальнейшие действия (отстранение, перевод) оформляют кадровыми документами ЗУП, а не документами охраны труда.

Настройка выдачи СИЗ и смывающих средств

Учет СИЗ строится на нормах выдачи. В разделе «Охрана труда» создайте нормы выдачи: укажите должность или рабочее место, номенклатуру СИЗ, количество и срок носки (в месяцах). Нормы привязываются к позициям штатного расписания, поэтому при приеме сотрудника программа сразу покажет, что ему положено.

Выдача оформляется документом «Выдача СИЗ»: программа подставляет положенные позиции по норме, вы указываете фактически выданное и размеры. Срок следующей выдачи рассчитывается автоматически от даты выдачи с учетом срока носки.

Если складской учет СИЗ ведется в другой конфигурации (например, в «1С:ERP» или «Управление торговлей»), настройте обмен или ведите двойной учет с регулярной сверкой остатков: документ выдачи в ЗУП не списывает товар со склада автоматически в разнесенных системах.

Несчастные случаи и отчетность

Несчастные случаи на производстве регистрируются одноименным документом в разделе «Охрана труда». В документе указывают пострадавшего, обстоятельства, степень тяжести, реквизиты акта расследования. Данные используются при формировании сведений для отчетности и внутреннего анализа травматизма.

Для контроля состояния учета используйте отчеты раздела «Охрана труда»: списки на медосмотры, сотрудники с просроченными инструктажами, обеспеченность СИЗ, свод по классам условий труда. Отчеты позволяют подготовиться к проверке и спланировать расходы на следующий период.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Раздел «Охрана труда» виден пользователям

Норма

Раздел открывается, документы создаются и проводятся без ошибок прав

Тревожный признак

Раздела нет в меню или ошибка «Нарушение прав доступа» — проверьте роли

Класс условий труда в позиции штатного расписания

Норма

Класс подставляется из рабочего места СОУТ, доплата за вредность считается

Тревожный признак

Поле пустое или доплата не начисляется — проверьте связь позиции с рабочим местом и настройку начисления

Отчет по инструктажам

Норма

Показывает даты последних инструктажей и просроченных сотрудников

Тревожный признак

Отчет пустой при проведенных документах — проверьте, что документы относятся к нужной организации

Частые вопросы

Можно ли вести охрану труда в 1С:Бухгалтерии?

Полноценной подсистемы охраны труда в «1С:Бухгалтерии» нет. Там отражают только расходы: покупку СИЗ, оплату медосмотров и обучения. Для учета инструктажей, СОУТ и выдачи СИЗ нужна «1С:ЗУП» или отраслевое решение.

Что делать, если в меню нет раздела «Охрана труда»?

Проверьте три вещи: включена ли функциональность в настройках реквизитов организации, есть ли у пользователя соответствующие права, и достаточно ли свежий релиз конфигурации. Чаще всего причина — снятый флажок в настройках или отсутствие роли у пользователя.

Как настроить автоматическую доплату за вредные условия труда?

Создайте начисление с расчетом процента от оклада или тарифа, назначьте его позиции штатного расписания с вредным классом условий труда. Доплата будет начисляться сотрудникам на этой позиции автоматически при расчете зарплаты.

Можно ли загрузить рабочие места СОУТ из Excel?

В типовой поставке массовой загрузки рабочих мест СОУТ из файла обычно нет. Используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС или закажите несложную доработку, если рабочих мест много.

Как учесть сотрудников, работающих на нескольких рабочих местах?

Для совместителей и совмещающих заведите отдельные строки в документах инструктажей и выдачи СИЗ по каждой позиции. Нормы СИЗ при совмещении обычно определяются по основной и совмещаемой профессии с учетом действующих правил обеспечения СИЗ.

Заменяет ли учет в 1С бумажные журналы инструктажей?

Действующие правила допускают ведение журналов в электронном виде при соблюдении требований к подписи и хранению, но на практике многие организации дублируют личные карточки и журналы на бумаге. Уточните требования, предъявляемые к вашей отрасли, и при необходимости печатайте формы из программы для подписания.