Как в 1С повторно принять на работу сотрудника

Повторный приём на работу — стандартная ситуация: сотрудник уволился, а через некоторое время возвращается в организацию. В 1С не нужно создавать новую карточку физического лица — программа корректно оформляет повторный приём через уже существующего сотрудника, если правильно подобрать его из справочника. Это важно для учёта стажа, налоговых регистров и отчётности в ПФР и ФНС.

Ошибка при повторном приёме — дублирование физлица — приводит к раздвоению накопленных данных: НДФЛ, страховые взносы и кадровая история «разъезжаются» по двум записям, а исправление занимает заметно больше времени, чем аккуратное оформление с первого раза. Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также типичные проблемы.

Когда оформляется повторный приём и что проверить заранее

Повторный приём — это новый трудовой договор с человеком, который уже работал в организации и был уволен. С точки зрения 1С это обычный приём, но привязанный к существующей карточке физического лица. Программа сама отслеживает кадровую историю: у одного физлица может быть несколько периодов работы.

Перед оформлением убедитесь в трёх вещах. Во-первых, предыдущее увольнение проведено и дата приёма строго позже даты увольнения — иначе документ не проведётся. Во-вторых, карточка физлица заполнена корректно: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения совпадают с документами. В-третьих, в справочнике нет дублей этого человека — если дубль уже создан ранее, сначала разберитесь с ним.

Оформление повторного приёма в 1С:ЗУП 8.3

Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа покажет список, включая ранее уволенных. Выберите нужного человека из списка, не нажимая «Создать нового».

После выбора сотрудника карточка физлица подтянется автоматически вместе с личными данными. Заполните реквизиты приёма: дату приёма, подразделение, должность, график работы, условия оплаты труда (оклад, надбавки). Если организация ведёт штатное расписание, выберите позицию штатного расписания — остальные поля заполнятся из неё.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → кнопка «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   В поле «Сотрудник» найдите ранее уволенного человека через поиск и выберите его из списка
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность или позицию штатного расписания
4. 4
   Заполните график работы и начисления (оклад, надбавки) на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проверьте личные данные по ссылке в карточке сотрудника: ИНН, СНИЛС, паспорт
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-1) для подписания

По кнопке «Печать» доступен приказ о приёме по форме Т-1 и трудовой договор, если в программе настроены шаблоны. Проверьте, что в печатной форме подтянулись актуальные данные: новая должность, оклад и дата приёма, а ФИО и личные данные — из существующей карточки.

Повторный приём в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии механика похожая. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Приёмы на работу» в зависимости от настроек) и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите ранее уволенного человека из выпадающего списка.

Обратите внимание: если функциональность программы ограничена упрощённым учётом зарплаты, часть кадровых полей может быть недоступна. В этом случае минимально необходимы дата приёма, подразделение, должность и оклад. Печатная форма приказа формируется из документа по кнопке «Печать».

Что делать, если сотрудник не находится или создался дубль

Если при вводе фамилии человек не находится, проверьте отбор в списке сотрудников: иногда список отфильтрован по «работающим», и уволенные скрыты. Снимите отбор или откройте справочник «Сотрудники» целиком и найдите человека там. Также проверьте, не работает ли он в другой организации в той же базе — тогда создаётся новый элемент справочника «Сотрудники», но привязанный к тому же физлицу.

Дубль физлица возникает, если при повторном приёме нажали «Создать» вместо выбора существующего. Признаки: два человека с одинаковыми ФИО в справочнике «Физические лица», расхождения в отчётах по НДФЛ и взносам, предупреждения при проверке данных. Программа при совпадении ИНН или СНИЛС обычно выдаёт предупреждение о дубле — не игнорируйте его.

Исправление: в 1С:ЗУП есть обработка поиска и объединения дублей (обычно в разделе администрирования — «Обслуживание» → «Корректировка данных» или аналогичная). До объединения убедитесь, что кадровые документы ссылаются на «правильную» карточку. Если дубль уже попал в отчётность, потребуется корректировка регистров — на этом этапе разумно привлечь специалиста по 1С.

Начисления, стаж и налоги при повторном приёме

При повторном приёме начисления назначаются заново: оклад, надбавки, премии указываются в новом документе приёма. Старые начисления не «оживают» автоматически — программа считает только то, что назначено новым документом. Если условия труда совпадают с прежними, просто повторите тот же состав начислений.

Стажи (страховой, северный и другие) хранятся в карточке физлица и продолжают учитываться с учётом предыдущих периодов — поэтому важно, чтобы приём был привязан к той же карточке. Налоги и взносы после повторного приёма рассчитываются в общем порядке: НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года по этому физлицу, включая доходы до увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Кадровая история сотрудника

Норма

В карточке видны два периода: старый приём-увольнение и новый приём

Тревожный признак

Виден только новый приём, а старая история привязана к другому физлицу

Расчётный листок за первый месяц

Норма

Начисления соответствуют новому приказу, НДФЛ учитывает вычеты корректно

Тревожный признак

Начисления отсутствуют или НДФЛ посчитан без учёта доходов до увольнения

Отчёт «Сотрудники» / штатная расстановка

Норма

Сотрудник отображается один раз на новой должности

Тревожный признак

Человек показан дважды — признак дубля

Типичные ошибки при повторном приёме

Отдельная ошибка — оформление повторного приёма без проверки личных данных. Если человек сменил фамилию или паспорт за время отсутствия, обновите данные в карточке физлица до проведения документа приёма, иначе в отчётность уйдут устаревшие сведения.

Частые вопросы

Можно ли повторно принять сотрудника в тот же день, когда он уволен?

Технически программа требует, чтобы дата приёма была позже даты увольнения, поэтому в один день оформить увольнение и новый приём по одному и тому же сотруднику не получится. Если нужно изменить условия труда без разрыва, используйте кадровый перевод или изменение условий оплаты, а не увольнение с повторным приёмом.

Что делать, если человек менял фамилию после увольнения?

Перед оформлением приёма откройте карточку физического лица и измените ФИО с указанием даты изменения — программа хранит историю смены ФИО. После этого оформляйте приём обычным порядком: в новых документах будет актуальная фамилия, а в старых отчётах за прошлые периоды — прежняя.

Нужно ли заново вводить ИНН и СНИЛС?

Нет, если вы выбрали существующее физлицо — все личные данные подтянутся из карточки автоматически. Но сверьте их с документами: если человек получил СНИЛС или ИНН уже после увольнения, дополните карточку до проведения приёма.

Повторный приём влияет на расчёт НДФЛ?

Да. НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года по физическому лицу, поэтому доходы, полученные до увольнения, учитываются при расчёте налога после повторного приёма. Это ещё одна причина не допускать дублей физлиц — при дубле налог посчитается некорректно.

Как оформить приём, если сотрудник работает в другой организации этой же базы?

Создайте новый элемент справочника «Сотрудники» в вашей организации, но при выборе физического лица укажите существующего человека. В базе будет один человек с двумя записями сотрудника по разным организациям — это нормальная ситуация, а не дубль.

Можно ли отменить ошибочно проведённый повторный приём?

Да, если по нему ещё не начислена зарплата: откройте документ и пометьте его на удаление или распроведите. Если зарплата уже рассчитана, сначала отмените начисления за период, затем документ приёма. Отменённые документы лучше не удалять физически, а оставлять помеченными для сохранения истории изменений.