Как в 1С посмотреть выплаченную зарплату

Посмотреть выплаченную зарплату в 1С можно несколькими способами: через журнал ведомостей на выплату, расчётные листки сотрудников, специализированные отчёты по зарплате и бухгалтерские проводки. Выбор инструмента зависит от того, что именно нужно узнать — сумму по конкретному сотруднику, общий фонд выплат за период или факт перечисления денег через банк и кассу.

Важно различать начисленную и выплаченную зарплату. Начисление отражается документами «Начисление зарплаты и взносов», а выплата — ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика», «Ведомость на счета». Именно ведомости и связанные с ними отчёты показывают фактически выданные сотрудникам суммы.

Ниже разобраны основные способы для конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия, а также методы проверки расхождений между начислением и выплатой.

Где хранятся данные о выплатах: ведомости в 1С

Основной документ, фиксирующий выплату зарплаты, — ведомость. В 1С:ЗУП ведомости находятся в разделе «Зарплата» → «Ведомости в банки», «Ведомости в кассу» и аналогичные журналы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты» (или «Зарплата» → соответствующий журнал, в зависимости от настроек интерфейса).

Откройте журнал ведомостей и установите отбор по периоду — например, за месяц или квартал. В списке видны дата, вид ведомости, сумма к выплате и состояние документа. Двойной щелчок открывает ведомость, где по каждому сотруднику указана сумма к выплате, а при необходимости — детализация по видам начислений.

Обратите внимание на статус проведения документа. Непроведённая ведомость не формирует факт выплаты в отчётах, даже если суммы в ней заполнены. Помеченные на удаление ведомости также исключаются из аналитики.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» (или «Зарплата и кадры» в Бухгалтерии).
2. 2
   Перейдите в журнал нужного вида ведомостей: в банк, в кассу, на счета.
3. 3
   Установите период отбора и при необходимости фильтр по организации.
4. 4
   Откройте ведомость и проверьте суммы по сотрудникам и статус проведения.

Как посмотреть выплаченную зарплату по конкретному сотруднику

Расчётный листок

Самый наглядный способ — расчётный листок. В 1С:ЗУП: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Укажите сотрудника и период. В листке отображаются начисления, удержания (НДФЛ, алименты и прочие), а также выплаченные суммы с разбивкой по датам и ведомостям.

Если в листке есть строка «Долг за организацией» на конец периода, значит часть начисленной зарплаты ещё не выплачена. Это быстрый способ увидеть задолженность перед сотрудником без построения отдельных отчётов.

Карточка сотрудника и справки

Из карточки сотрудника (справочник «Сотрудники») доступны ссылки на расчётные листки и справки о доходах. В 1С:Бухгалтерии аналогичную информацию даёт отчёт «Расчётный листок» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате».

Отчёты по выплаченной зарплате за период

Для анализа выплат по всей организации используйте типовые отчёты. В 1С:ЗУП основные находятся в «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»:

• «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» — сводная таблица начислений, удержаний и выплат по месяцам;
• «Зарплата по выплатам» / «Анализ выплаченной зарплаты» — показывает суммы, прошедшие через ведомости, с датами выплат;
• «Свод начисленной зарплаты по организации» — обобщённые данные по фонду оплаты труда;
• «Задолженность по зарплате» — остатки невыплаченных сумм на дату.

В 1С:Бухгалтерии аналогичные данные дают отчёты «Свод начислений, удержаний и выплат», «Расчётная ведомость» и «Анализ зарплаты по сотрудникам» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате».

В любом отчёте используйте кнопку «Настройки», чтобы добавить группировку по подразделениям, видам выплат или периодам. Это позволяет, например, сравнить выплаты по двум месяцам или выделить только авансы.

Чем смотреть выплаты

Журнал ведомостей

Подходит для проверки конкретных документов и сумм к выплате. Не показывает факт списания денег со счёта.

Расчётный листок

Лучший вариант по одному сотруднику: видны начисления, удержания, выплаты и долг. Неудобен для массового анализа.

Сводные отчёты по зарплате

Оптимальны для анализа по организации и периодам. Требуют правильной настройки отборов.

Банковская выписка и кассовые документы

Подтверждают фактическое движение денег. Не содержат расшифровки по видам начислений.

Как проверить факт перечисления денег через банк и кассу

Ведомость фиксирует намерение и регистрацию выплаты, но фактическое движение денег подтверждается другими документами. Для выплат на карты проверьте банковские выписки: «Банк и касса» → «Банковские выписки». Документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление зарплаты» должен быть связан с ведомостью.

Для выплат через кассу ищите «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата зарплаты по ведомостям». В ЗУП обмен данными о факте оплаты происходит при синхронизации с бухгалтерской программой или при загрузке выписок из банка.

Признак успешной связки: в ведомости после обмена появляется отметка об оплате, а в отчётах по зарплате выплата считается завершённой. Если ведомость проведена, но выписка не загружена, сумма останется «в работе».

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость в журнале

Норма

Проведена, сумма к выплате совпадает с расчётной

Тревожный признак

Не проведена, помечена на удаление или сумма отличается

Банковская выписка / РКО

Норма

Есть списание или расход по кассе на сумму ведомости

Тревожный признак

Документа оплаты нет или сумма не совпадает

Расчётный листок сотрудника

Норма

Выплата отражена, долг за организацией нулевой или ожидаемый

Тревожный признак

Выплаты нет, долг завис без причины

Расхождения между начисленной и выплаченной зарплатой

Ситуация «начислено больше, чем выплачено» — нормальна в границах одного межрасчётного периода: зарплату начисляют в последний день месяца, а выплачивают в следующем. Проблемой расхождение становится, когда долг висит несколько месяцев или суммы не сходятся без объяснимой причины.

Типовые причины расхождений: непроведённая ведомость, ведомость создана на неверную дату, сотрудник уволен до выплаты, депонирование сумм при выплате через кассу, ошибки в отборе отчёта (неверный период или организация). Также проверьте, не включён ли в отбор аванс, который в отчётах учитывается отдельной строкой.

Для поиска расхождений постройте отчёт «Задолженность по зарплате» и сравните его с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Кредитовое сальдо по счёту 70 — это долг организации перед сотрудниками; оно должно быть сопоставимо с данными зарплатного учёта.

Особенности и ограничения

Доступ к данным о зарплате ограничен правами пользователя. Если журналы ведомостей или отчёты по зарплате не отображаются, вероятно, у учётной записи нет профиля «Расчётчик зарплаты» или аналогичной роли. Назначение прав выполняет администратор через «Администрирование» → «Пользователи и права».

В простой 1С:Бухгалтерии без полноценного кадрового учёта часть отчётов ЗУП недоступна — их аналогами служат «Расчётная ведомость» и проводки по счёту 70. В распределённых базах (РИБ) данные о выплатах могут появляться с задержкой до завершения обмена между узлами.

Перед массовым изменением или перепроведением ведомостей сделайте резервную копию базы. Перепроведение документов прошлых периодов может изменить регламентированную отчётность и данные по НДФЛ.

Быстрый способ проверить одну выплату без отчётов: откройте ведомость и нажмите «Показать движения» (кнопка «Ещё»). По регистрам видно, какие суммы и когда записаны как выплаченные, и сразу заметно, если документ не сделал движений.

Часто задаваемые вопросы

Почему в расчётном листке нет выплаты, хотя деньги сотрудник получил?

Чаще всего ведомость не проведена или создана другой датой, которая не попадает в выбранный период листка. Также возможно, что выплата оформлена в бухгалтерской программе, но обмен с ЗУП ещё не выполнен. Проверьте журнал ведомостей за соседние даты и статус синхронизации.

Как посмотреть выплаченную зарплату за год по всем сотрудникам?

Постройте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» или «Свод начислений, удержаний и выплат» за нужный год. В настройках отчёта добавьте группировку по сотрудникам и оставьте показатель «Выплачено». Итог по колонке даст годовую сумму выплат.

Чем аванс отличается от выплаты зарплаты в отчётах?

Аванс регистрируется ведомостью с видом выплаты «Аванс» и в отчётах показывается отдельной строкой или колонкой. Окончательный расчёт проходит ведомостью «Зарплата за месяц». При анализе выплат учитывайте оба вида, иначе сумма будет занижена.

Как увидеть, кому зарплата начислена, но не выплачена?

Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» в ЗУП или сальдо по счёту 70 в разрезе сотрудников в Бухгалтерии. Кредитовый остаток по сотруднику означает невыплаченную сумму. Уточните причину: незавершённый расчётный период, депонирование или ошибка в ведомости.

Можно ли посмотреть выплаты, если веду учёт только в 1С:Бухгалтерии?

Да. Раздел «Зарплата и кадры» содержит ведомости на выплату, расчётные листки и отчёты по зарплате. Дополнительно факт выплаты виден по проводкам Дт 70 Кт 50/51 в анализе счёта 70 или оборотно-сальдовой ведомости.

Что делать, если сумма в ведомости не совпадает с банковской выпиской?

Проверьте, не разбита ли выплата на несколько документов списания, нет ли комиссии банка и не отклонены ли часть реестров банком. Сверьте реестр на зачисление с ведомостью построчно — расхождение обычно локализуется одним-двумя сотрудниками.