Другое · 10 мин
Как списать невыплаченную зарплату в 1С
Как списать депонированную и невыплаченную зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: сроки исковой давности, документы, проводки, НДФЛ и страховые взносы.
Невыплаченная зарплата возникает, когда сотрудник не получил начисленные суммы в кассе или на карту: не явился за деньгами, уволился без окончательного расчёта, умер либо реквизиты для перечисления оказались недействительны. Пока долг числится за работником, он висит на счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и искажает кредиторскую задолженность организации.
Списать такую задолженность можно только после истечения срока исковой давности — в общем случае три года. Для зарплаты точкой отсчёта служит день, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права, а по невыплате при увольнении — день увольнения. До истечения срока сумма остаётся депонированной задолженностью и подлежит выплате по первому требованию работника.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом депонирование и списание ведутся специализированными документами, в 1С:Бухгалтерии часть операций придётся оформлять вручную. Ниже разобраны оба сценария, налоговые последствия и типичные ошибки.
Когда зарплату можно списать, а когда — только депонировать
Депонирование — это не списание, а перевод долга с активного расчёта на счёт депонентов. Оно применяется, когда деньги начислены, но не выданы в срок: работник не пришёл в кассу в дни выплаты, платёж по зарплатному проекту вернулся из-за неверных реквизитов. Долг никуда не исчезает — организация обязана выплатить его по первому требованию.
Списание — это признание долга безнадёжным и отнесение его на прочие доходы. Основание одно: истечение срока исковой давности. Стандартный срок — три года, при этом по трудовым спорам он начинает течь с момента, когда работник узнал о нарушении. На практике бухгалтеры ориентируются на три года с даты, когда зарплата должна была быть выплачена, либо с даты увольнения.
Списывать раньше срока опасно: работник вправе обратиться в суд, и суды по спорам о невыплаченной зарплате нередко восстанавливают пропущенный срок. Если организация уже списала долг, а суд взыщет выплату, придётся платить из текущих средств с возможной компенсацией за задержку.
Подготовка: инвентаризация и документальное оформление
Перед списанием проведите инвентаризацию расчётов с персоналом. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.4 «Расчёты по депонированным суммам» в разрезе сотрудников и установите по каждому: дату начисления, дату невыплаты, причину и наличие обращений. Долги, по которым срок давности не истёк, в списание не включают.
Результаты оформляют актом инвентаризации расчётов (например, ИНВ-17 или самостоятельно разработанной формой). На основании акта руководитель издаёт приказ о списании кредиторской задолженности с обоснованием — ссылкой на истечение срока исковой давности. Этот приказ — первичный документ для бухгалтерской записи.
- 1Сформируйте ОСВ по счёту 76.4 и выявите депонированные суммы по сотрудникам
- 2По каждому долгу определите дату начала срока исковой давности и проверьте, не прерывался ли он
- 3Проведите инвентаризацию расчётов и оформите акт
- 4Издайте приказ руководителя о списании задолженности
- 5Отразите списание в 1С и проверьте проводки и отчётность
Депонирование зарплаты в 1С:ЗУП
Если выплата оформлялась через кассу и сотрудник не получил деньги, откройте документ «Ведомость в кассу» и установите способ выплаты «Депонировать» для неявившихся лиц либо воспользуйтесь автоматическим заполнением по факту невыплаты. На основании ведомости программа формирует документ «Депонирование зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Все начисления, выплаты» либо журнал депонирования в зависимости от версии).
Проверка учёта депонированных сумм
После проведения убедитесь, что сумма ушла со счёта 70 на счёт 76.4: откройте отчёт «Анализ депонированной зарплаты» или сформируйте ОСВ по счёту 76.4 в бухгалтерской программе после синхронизации. Аналитика должна вестись по каждому сотруднику отдельно — иначе списать задолженность корректно не получится.
Если сотрудник позже явился за деньгами, депонированную сумму выплачивают документом «Ведомость» с видом выплаты «Депонированная зарплата». Такие выплаты уменьшают остаток по 76.4 и не требуют повторного удержания НДФЛ, если налог уже был перечислен при начислении.
Списание депонированной зарплаты в 1С:ЗУП
После истечения срока давности создайте документ «Списание депонированной зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Депонирование и списание зарплаты» или аналогичный журнал вашей версии). Укажите организацию, дату списания и подберите сотрудников с депонированными остатками — программа покажет суммы, числящиеся за каждым лицом.
При проведении документ формирует в синхронизируемой бухгалтерской базе проводку Дт 76.4 Кт 91.1 — списанная сумма включается в прочие доходы. В налоговом учёте она отражается как внереализационный доход и увеличивает базу по налогу на прибыль (или налогу при УСН).
Списание невыплаченной зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии без подсистемы зарплаты депонирование и списание оформляются ручными операциями. Депонирование: документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») с проводкой Дт 70 Кт 76.4 на сумму невыплаченной зарплаты с указанием сотрудника в аналитике.
Списание после истечения срока давности: аналогичная ручная операция с проводкой Дт 76.4 Кт 91.1, субконто «Прочие доходы и расходы» — статья с видом «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности» либо аналогичной, с признаком принятия в налоговом учёте. Сумма попадёт во внереализационные доходы декларации по прибыли.
Если зарплата не была депонирована
Бывает, что невыплата так и числится на счёте 70 — например, сотрудник уволился, а расчёт не выдан и не депонирован. Списать такую сумму можно напрямую: Дт 70 Кт 91.1, минуя счёт 76.4, поскольку суть операции — прекращение обязательства. Главное, чтобы акт инвентаризации и приказ фиксировали именно этот долг и основание его безнадёжности.
Сравнение вариантов отражения
Подходит при ведении зарплаты в ЗУП с синхронизацией: аналитика по сотрудникам сохраняется автоматически, проводки формируются при обмене. Ограничение — требуется корректно вести депонирование с момента невыплаты.
Подходит, когда зарплата ведётся в Бухгалтерии или долг образовался давно и в ЗУП не отражён. Ограничение — вся аналитика и контроль сроков лежат на бухгалтере, выше риск ошибки в субконто.
Налоговые последствия и типичные ошибки
Списанная задолженность включается во внереализационные доходы в периоде списания — это требование Налогового кодекса по безнадёжной к взысканию кредиторке. Пропуск этого дохода приводит к занижению базы, доначислению налога и пеням при проверке.
НДФЛ и взносы не корректируются: доход работника был начислен и обложен в момент начисления зарплаты. Однако если при начислении налог фактически не был перечислен в бюджет, долг перед бюджетом сохраняется и погашается отдельно — списание задолженности перед работником его не закрывает.
Проверка результата после списания
После проведения документов сформируйте ОСВ по счетам 70 и 76.4: остатки по списанным сотрудникам должны обнулиться. Сверьте, что сумма попала в прочие доходы — отчёт «Анализ счёта» 91.1 за период списания должен содержать соответствующий оборот.
В налоговом учёте проверьте, что сумма отразилась во внереализационных доходах декларации по налогу на прибыль или книге учёта доходов при УСН. Расхождение между бухгалтерскими прочими доходами и налоговыми внереализационными по этой операции — повод искать ошибку в настройках статьи доходов.
Как проверить результат
Остаток по списанному сотруднику равен нулю
Остаток сохраняется — документ не проведён или аналитика не совпала
Дт 76.4 Кт 91.1 на сумму долга с сотрудником в субконто
Проводка на 70-й счёт при депонированном долге или пустое субконто
Сумма видна во внереализационных доходах периода
Доход отражён только в бухучёте — проверьте статью прочих доходов
Частые вопросы
Можно ли списать зарплату, если сотрудник умер?
Невыплаченную зарплату умершего работника вправе получить члены его семьи или иждивенцы — в течение установленного законом срока с даты смерти. Если никто не обратился, сумма депонируется и списывается после истечения срока исковой давности в общем порядке по акту инвентаризации и приказу.
Что делать, если платёж на карту вернулся из банка?
Возврат по реестру оформляется как депонирование: в 1С:ЗУП на основании ведомости в банк формируется документ депонирования на невыплаченную сумму. Дальше действует стандартная схема — выплата по требованию работника либо списание после трёх лет.
Прерывает ли срок давности письмо работника с просьбой выплатить долг?
Да. Признание долга работодателем или обращение работника с требованием, подача иска прерывают течение срока — после перерыва он начинает исчисляться заново. Поэтому перед списанием проверяйте переписку, акты сверки и судебные обращения.
Нужно ли восстанавливать НДФЛ при списании депонированной зарплаты?
Нет. НДФЛ был исчислен и удержан при начислении дохода, и факт последующего списания долга обязанность налогового агента не отменяет. Возврат налога работнику или сторнирование в учёте создадут необоснованную задолженность бюджета перед организацией.
Как списать долг, если зарплата велась в другой программе, а данные перенесены сводно?
При сводном переносе аналитики по сотрудникам в 1С может не быть. В этом случае восстановите состав долга по первичным документам и ведомостям, введите остатки по счёту 76.4 в разрезе сотрудников вручную, а затем оформляйте списание ручной операцией с приказом и актом инвентаризации.
Что важно запомнить
Списание невыплаченной зарплаты возможно только после истечения трёхлетнего срока исковой давности и оформляется приказом по итогам инвентаризации. Проводка — Дт 76.4 (или 70) Кт 91.1, сумма включается во внереализационные доходы, НДФЛ и взносы не пересчитываются. В 1С:ЗУП используйте документ «Списание депонированной зарплаты», в 1С:Бухгалтерии — ручную операцию с обязательной аналитикой по сотрудникам.