Другое · 10 мин
Как в 1С посмотреть возраст сотрудников
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть возраст сотрудников: карточка сотрудника, списки, отчёты по возрастному составу, настройка колонок и типичные ошибки.
Возраст сотрудника в 1С не хранится как отдельное поле — программа вычисляет его автоматически из даты рождения, указанной в карточке физического лица. Поэтому задача «посмотреть возраст» сводится к трём вариантам: открыть карточку конкретного сотрудника, вывести список сотрудников с датами рождения или сформировать отчёт по возрастному составу. Выбор зависит от того, нужен вам один человек или аналитика по всему коллективу.
Инструкции ниже ориентированы на 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерию, где кадровый блок урезан. В ЗУП инструментов больше: есть готовые отчёты по штатному расписанию и возрастной структуре. В Бухгалтерии придётся довольствоваться списком сотрудников и универсальным отчётом. Если дата рождения в базе не заполнена, возраст не покажет ни один отчёт — это самая частая причина «пустых» результатов.
Где в 1С хранится дата рождения и как считается возраст
Дата рождения вводится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника. Это важное различие: в ЗУП «Сотрудник» — это запись о трудовых отношениях (приём, должность, подразделение), а персональные данные — ФИО, дата рождения, СНИЛС — привязаны к физлицу. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место и совместительство), но дата рождения у него одна.
Откройте раздел Кадры → Сотрудники, затем перейдите в карточку нужного человека. В поле «Физическое лицо» нажмите на ссылку — откроется карточка с личными данными, где указана дата рождения. Возраст в явном виде в типовой карточке обычно не выводится, но его легко посчитать от текущей даты, а отчёты делают это автоматически.
Если дата рождения не заполнена, программа не запрещает проводить документы, но кадровые отчёты и отчётность (например, персонифицированные сведения) будут неполными. Поэтому перед формированием возрастной аналитики проверьте заполненность данных у всего списка.
Как посмотреть возраст одного сотрудника
Самый быстрый способ — открыть карточку физического лица. Порядок действий одинаков в ЗУП и Бухгалтерии, отличаются только названия разделов меню.
- 1Откройте раздел «Кадры» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») и перейдите в список «Сотрудники».
- 2Найдите нужного человека через поиск по ФИО и откройте его карточку двойным щелчком.
- 3Перейдите по ссылке на физическое лицо — обычно она расположена рядом с ФИО в шапке карточки.
- 4Найдите поле «Дата рождения» и определите возраст относительно текущей даты.
В некоторых конфигурациях возраст выводится подсказкой прямо в карточке или в печатной форме личной карточки Т-2. Печатную форму можно открыть из карточки сотрудника через кнопку «Печать» — там дата рождения присутствует всегда, если заполнена.
Если карточка открывается, но поле даты рождения пустое, а вы уверены, что данные вводились, — проверьте, не заведено ли в базе второе физическое лицо-дубль для этого человека. Дубли возникают при повторном приёме на работу без поиска по существующим физлицам.
Как вывести возраст списком сотрудников
Когда нужно увидеть возраст сразу нескольких человек, открывать каждую карточку нерационально. В списке сотрудников можно включить отображение колонки «Дата рождения» через настройку списка.
Откройте Кадры → Сотрудники, нажмите «Ещё → Изменить форму» (или «Настроить список» — зависит от версии платформы). Найдите в дереве полей реквизит «Дата рождения» физического лица и установите для него флажок видимости. После применения настройки в таблице появится колонка с датами рождения всех сотрудников.
Дальше список можно отсортировать по этой колонке — так вы сразу увидите самых старших и самых младших сотрудников. Для выгрузки в Excel используйте «Ещё → Вывести список» с отметкой нужных колонок.
Если в настройке формы поля «Дата рождения» нет в списке доступных — значит, список построен по регистру кадровых данных, а не по справочнику. В этом случае проще использовать отчёт «Список сотрудников», где дата рождения доступна в настройках полей без доработок.
Отчёты по возрастному составу в 1С:ЗУП
В ЗУП есть штатные отчёты, которые показывают возраст без ручных вычислений. Основной путь: Кадры → Кадровые отчёты. В зависимости от релиза доступны «Список сотрудников», «Штатная расстановка», а также аналитические отчёты по персоналу.
В отчёте «Список сотрудников» нажмите «Настройки», перейдите на вкладку «Поля» и добавьте «Дата рождения» или «Возраст» (если поле присутствует в вашей версии). На вкладке «Отбор» можно ограничить выборку подразделением, должностью или статусом — например, показать только работающих, исключив уволенных.
Для анализа возрастной структуры удобна группировка: в настройках отчёта добавьте группировку по подразделениям, а полем выберите возраст. Получится таблица, где видно распределение коллектива по возрасту в разрезе отделов. Если типового поля «Возраст» нет, используйте пользовательское поле с вычислением разницы между текущей датой и датой рождения — это делается в расширенных настройках отчёта на закладке «Пользовательские поля».
Сравнение вариантов
Подходит для одного человека. Быстро, но не даёт массовой картины и не выгружается списком.
Хорош для просмотра и сортировки всего коллектива. Возраст придётся считать в уме или в Excel после выгрузки.
Оптимален для аналитики: отборы, группировки, выгрузка. Требует навыка работы с настройками СКД.
Даёт точный возраст на дату отчёта автоматически. Сложнее в настройке, при ошибке в выражении — неверные данные.
Как посмотреть возраст в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок минимален, поэтому инструментов меньше. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники — в списке через «Ещё → Изменить форму» добавьте колонку с датой рождения, если она доступна в вашей версии.
Если колонка недоступна, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Руководителю» в зависимости от версии). Выберите объект «Справочник → Сотрудники», период — текущую дату, а в настройках добавьте поле «Дата рождения». Отчёт выведет таблицу по всем записям справочника.
Альтернатива — выгрузить список сотрудников в Excel и добавить формулу расчёта возраста: =РАЗНДАТ(дата_рождения;СЕГОДНЯ();"Y") в русской версии Excel. Такой способ удобен, если возраст нужен разово для стороннего анализа и настраивать отчёт в 1С нет необходимости.
Что делать, если дата рождения не заполнена
Проверить полноту данных можно тем же отчётом «Список сотрудников»: добавьте отбор «Дата рождения не заполнена» или просто просмотрите колонку на предмет пустых ячеек. В ЗУП также есть сервисные обработки проверки кадровых данных в разделе администрирования.
Заполняйте дату рождения в карточке физического лица, а не сотрудника — тогда она автоматически подтянется ко всем записям о трудовых отношениях этого человека. Данные вносите по документу, удостоверяющему личность, чтобы избежать расхождений с отчётностью в фонды.
Проверка результата и контрольные точки
После формирования отчёта или настройки списка убедитесь, что данные корректны. Сверьте несколько записей с карточками физлиц вручную — особенно тех, кто принят недавно или у кого было совместительство.
Как проверить результат
Совпадает с числом работающих сотрудников по штатному списку
Строк больше (попали уволенные или дубли физлиц) или меньше (у части сотрудников не заполнена дата рождения)
Все даты реалистичны, нет пустых ячеек и явных ошибок вроде даты приёма вместо рождения
Есть пустые значения, одинаковые даты у разных людей или даты, дающие возраст младше 14 лет
Возраст соответствует разнице между датой рождения и датой отчёта
Возраст смещён на год — проверьте, на какую дату построен отчёт
Частые вопросы
Можно ли вывести возраст прямо в списке сотрудников без отчёта?
В типовой конфигурации список сотрудников показывает дату рождения, но не вычисляемый возраст. Возраст можно получить либо через отчёт с пользовательским полем, либо доработкой конфигурации. Практичный компромисс — выгрузить список в Excel и добавить формулу РАЗНДАТ.
Почему в отчёте у сотрудника не отображается дата рождения?
Чаще всего дата просто не заполнена в карточке физического лица. Реже причина в дублях: данные внесены одному физлицу, а сотрудник привязан к другому. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физлицо и проверьте поле там.
Как посмотреть возраст на определённую дату, а не на сегодня?
В отчётах на СКД (например, «Список сотрудников» в ЗУП) задайте нужную дату в параметрах на закладке настроек. Вычисляемые поля, включая возраст, пересчитаются относительно указанной даты. В карточке физлица такой возможности нет.
Есть ли в 1С готовый отчёт именно по возрастной структуре персонала?
В свежих релизах 1С:ЗУП в разделе кадровых отчётов есть аналитические отчёты по составу персонала, где доступна группировка по возрасту. Набор отчётов зависит от версии — если нужного нет, настройте группировку в «Списке сотрудников» или используйте пользовательские поля.
Влияет ли дата рождения на расчёт зарплаты или налогов?
Напрямую — нет, но косвенно дата рождения участвует в определении права на некоторые льготы и в формировании персонифицированной отчётности. Неверная или пустая дата может вызвать ошибки при проверке сведений, поэтому держите её заполненной у всех сотрудников.
Что важно запомнить
Возраст в 1С вычисляется из даты рождения физического лица, а не хранится отдельным полем. Для одного человека смотрите карточку физлица, для коллектива — список с колонкой «Дата рождения» или отчёт «Список сотрудников» с настройками. Перед анализом проверьте заполненность дат рождения и отберите только работающих сотрудников.