Как в 1С посмотреть уволенных сотрудников

Сведения об уволенных сотрудниках в 1С не удаляются из базы — они хранятся в справочниках, кадровых документах и регистрах. Это позволяет в любой момент построить список уволенных за период, проверить дату и основание увольнения, а также убедиться, что с сотрудником произведён окончательный расчёт.

Конкретный путь зависит от конфигурации: чаще всего речь идёт о «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Бухгалтерия предприятия». В обеих программах есть несколько способов получить нужный список — через справочник сотрудников с отбором, через журналы кадровых документов и через стандартные отчёты.

Ниже разобраны основные методы, типичные ошибки при поиске и способы проверить, что данные об увольнении отражены корректно.

Где хранятся данные об уволенных сотрудниках

При проведении документа «Увольнение» программа записывает дату и основание увольнения в карточку сотрудника и в кадровые регистры. Сам сотрудник из справочника не исчезает: он остаётся в списке, но в типовых отчётах по действующему персоналу перестаёт попадать в выборку.

Именно поэтому «не найти» уволенного чаще всего означает не отсутствие данных, а неправильно настроенный отбор: в списке по умолчанию могут отображаться только работающие сотрудники, либо в отчёте установлен фильтр по текущей дате.

Важно понимать разницу между физическим лицом и сотрудником. В ЗУП одно физическое лицо может иметь несколько записей «Сотрудник» (основное место работы и совместительство, повторный приём после увольнения). Отбор по уволенным нужно строить именно по записям сотрудников, иначе часть данных потеряется или задвоится.

Просмотр через справочник «Сотрудники» с отбором

Самый универсальный способ — открыть список сотрудников и настроить отбор по дате увольнения. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в некоторых релизах — «Справочники» → «Сотрудники»).

Если в списке видны только работающие, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или «Настроить отбор»). Добавьте условие: поле «Дата увольнения» — «Заполнено». Список перестроится и покажет только уволенных. Чтобы ограничить период, добавьте второе условие: «Дата увольнения» — «Больше или равно» — нужная дата.

В ЗУП также доступен быстрый переключатель вида списка: в некоторых релизах над списком есть ссылка «Показывать» с вариантами «Все сотрудники», «Работающие», «Уволенные». Если такой переключатель есть — это самый быстрый путь без ручной настройки отбора.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список».
3. 3
   Добавьте условие: «Дата увольнения» — «Заполнено».
4. 4
   При необходимости добавьте отбор по периоду увольнения.
5. 5
   Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте полученный список.

Поиск через журнал кадровых документов

Второй способ — посмотреть сами документы увольнения. В ЗУП откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» (или «Приёмы, переводы, увольнения» в зависимости от релиза). Установите отбор по виду документа «Увольнение» и по периоду. В списке будут видны сотрудник, дата увольнения и основание.

Этот метод удобен, когда нужно проверить не просто факт увольнения, а корректность оформления: правильно ли указана статья ТК РФ, проведён ли документ, не осталось ли черновиков. Непроведённый документ «Увольнение» не меняет статус сотрудника — такой сотрудник продолжит числиться работающим.

В 1С:Бухгалтерии журнал кадровых документов находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Отбор по виду документа настраивается аналогично через кнопку «Настроить список».

Отчёты по уволенным сотрудникам

Для анализа за период удобнее использовать отчёты. В ЗУП перейдите в «Кадры» → «Кадровые отчёты» (или «Отчёты, справки»). Полезные варианты:

• «Список сотрудников» — с настройкой отбора по уволенным;
• «Штатная расстановка» — показывает занятые и вакантные позиции;
• «Остатки отпусков» и расчётные отчёты — для проверки окончательного расчёта;
• «Движение работников» / отчёты по текучести — если они присутствуют в вашем релизе.

В любом кадровом отчёте на базе СКД (системы компоновки данных) можно нажать «Настройки» и добавить отбор «Дата увольнения заполнена» либо «Вид занятости», «Организация», «Подразделение». Так вы получите, например, список уволенных по конкретному подразделению за квартал.

В 1С:Бухгалтерии набор кадровых отчётов скромнее, но универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с отбором по реквизиту увольнения доступен через «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (при наличии прав).

Сравнение способов

Справочник с отбором

Быстрый просмотр списка здесь и сейчас; не даёт картины за период без дополнительных условий.

Журнал кадровых документов

Позволяет проверить основания и проведённость документов; требует отбора по виду документа.

Кадровые отчёты

Гибкий анализ за любой период с группировками; требует навыка настройки вариантов отчёта.

Проверка корректности данных об увольнении

После того как список получен, имеет смысл убедиться, что увольнения оформлены полностью. Проверьте дату увольнения в карточке сотрудника: она должна совпадать с датой в приказе. Расхождение приведёт к ошибкам в отчётности и расчёте стажа.

Убедитесь, что документ «Увольнение» проведён, а не сохранён как черновик. В журнале документов непроведённые документы обычно отображаются серым или без «галочки» проведения. Также проверьте, что в месяце увольнения сформирован окончательный расчёт: начисление компенсации за неиспользованный отпуск и выплата.

Если сотрудник уволен, но продолжает попадать в отчёты по работающим, чаще всего причина в том, что документ увольнения не проведён либо создан с будущей датой. Реже встречается ситуация с двумя записями сотрудника у одного физлица: уволена одна запись, а вторая (например, по совместительству) продолжает действовать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Увольнение»

Норма

Проведён, дата совпадает с приказом

Тревожный признак

Не проведён или дата отличается от приказа

Карточка сотрудника

Норма

Заполнены дата и основание увольнения

Тревожный признак

Поле увольнения пустое, хотя сотрудник не работает

Отчёт по работающим

Норма

Уволенный не попадает в список

Тревожный признак

Уволенный числится среди действующих

Окончательный расчёт

Норма

Начислена компенсация отпуска, есть выплата

Тревожный признак

В месяце увольнения расчётов нет

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — поиск уволенных через отчёт «Штатная расстановка» на текущую дату. Этот отчёт показывает состояние на дату, и уволенные в нём не отображаются вовсе; для списка уволенных нужен отчёт по сотрудникам с отбором.

Вторая ошибка — удаление карточки сотрудника или физического лица «для чистки базы». Делать этого нельзя: вместе с карточкой теряются связи с документами, отчётность по НДФЛ и страховым взносам за прошлые периоды станет некорректной, а восстановление потребует обращения к резервной копии.

Третья ошибка — отбор по периоду без учёта повторных приёмов. Если сотрудник был уволен и принят снова, в списке может быть две записи: уволенная и действующая. Это нормально, но при подсчёте численности уволенных такие дубли нужно учитывать, чтобы не завысить показатель текучести.

Часто задаваемые вопросы

Почему уволенный сотрудник не отображается в общем списке сотрудников?

Скорее всего, в списке действует отбор «только работающие» или установлен вариант отображения без уволенных. Откройте «Ещё» → «Настроить список» и снимите лишние условия либо явно добавьте условие по заполненной дате увольнения. Сами данные при этом в базе сохраняются.

Можно ли получить список уволенных за конкретный период?

Да. В настройках списка или отчёта добавьте два условия по полю «Дата увольнения»: «больше или равно» началу периода и «меньше или равно» концу периода. В кадровых отчётах ЗУП период обычно задаётся прямо в шапке отчёта.

Как посмотреть основание увольнения (статью ТК РФ)?

Откройте карточку сотрудника или сам документ «Увольнение» из журнала кадровых документов — там указаны статья и пункт ТК РФ. В отчётах на СКД основание можно вывести дополнительной колонкой через настройки.

Сотрудник уволен, но попадает в отчёт по работающим. Что делать?

Проверьте, проведён ли документ «Увольнение» и какая в нём дата. Если документ проведён с будущей датой, до наступления этой даты сотрудник формально работающий. Также проверьте, нет ли у физлица второй действующей записи сотрудника.

Можно ли восстановить уволенного сотрудника?

Если увольнение оформлено ошибочно, отмените проведение документа «Увольнение» и скорректируйте данные. Если сотрудник принимается на работу повторно, создайте новый документ «Приём на работу» — при этом важно привязать приём к существующему физическому лицу, а не создавать дубликат.

Видны ли уволенные сотрудники в 1С:Бухгалтерии так же, как в ЗУП?

Да, принцип тот же: данные хранятся в справочнике «Сотрудники» и кадровых документах. Различие в том, что в Бухгалтерии меньше специализированных кадровых отчётов, поэтому чаще используют отбор в списке или универсальный отчёт.