Другое · 11 мин
Дополнительный отпуск донорам: как оформить в 1С
Как оформить дополнительный отпуск донору в 1С:ЗУП: настройка вида отсутствия, документы, справки №402/у, расчёт среднего заработка и типичные ошибки.
Донору по статье 186 ТК РФ полагаются два вида оплачиваемых дней: день сдачи крови и дополнительный день отдыха после каждой сдачи. Кроме того, если сотрудник вышел на работу в день сдачи по согласованию с работодателем, он получает другой день отдыха. Всё это нужно корректно отразить в 1С:ЗУП, чтобы отсутствия попали в табель, средний заработок рассчитался правильно, а у кадровика осталась документальная база — справки по форме №402/у или №405/у.
В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для донорских дней предусмотрены отдельные механизмы: предопределённые виды отсутствий и документы регистрации. Ошибки чаще всего возникают не в расчёте, а в оформлении: не тот вид отсутствия, не зарегистрирована справка, день отдыха присоединён к отпуску без документа. Ниже разобран полный цикл — от настройки до проверки расчёта.
Что положено донору по ТК РФ и как это ложится на учёт
Статья 186 ТК РФ устанавливает три гарантии. В день сдачи крови сотрудник освобождается от работы с сохранением среднего заработка. После каждого дня сдачи ему предоставляется дополнительный день отдыха, также оплачиваемый по среднему. Если сотрудник работал в день сдачи (по согласованию) или сдал кровь в выходной, праздник либо во время отпуска, ему полагается другой день отдыха по его желанию.
Дополнительный день отдыха может быть присоединён к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи. Перенос на следующий год законом не предусмотрен — это важно контролировать, потому что в программе технически можно поставить день на любую дату, и ответственность за соблюдение срока лежит на кадровике.
Для учёта в 1С важно различать две ситуации: день сдачи (справка №402/у) и дополнительный день отдыха (справка №405/у). Обе справки выдаёт медицинская организация, и обе являются основанием для оплаты. Без справки оплачивать дни нельзя — при проверке это будет расценено как необоснованная выплата.
Настройка видов начислений и отсутствий в 1С:ЗУП
В типовой ЗУП 3.1 предопределённый вид отсутствия «Отсутствие по болезни» не подходит — для доноров используется начисление «Оплата дней сдачи крови и ее компонентов» и связанный вид времени «Донорские дни». Проверьте, что они активны: раздел «Настройка» → «Начисления», найдите начисление по слову «кровь». Если начисление не используется, включите его через ссылку «Настройка состава начислений и удержаний» на закладке «Прочие начисления» — там есть флажок «Донорские дни».
Начисление рассчитывается автоматически по среднему заработку по правилам Постановления №922, как и оплата командировки. Вид времени в табеле — «ДН» (донорские дни) или аналогичный буквенный код, настроенный в вашей конфигурации. Проверьте соответствие в справочнике «Виды использования рабочего времени», чтобы в табеле Т-13 дни отражались понятным кодом.
Оформление дня сдачи крови и дополнительного дня отдыха
Основной рабочий инструмент — журнал «Все отсутствия сотрудников» (раздел «Зарплата») или документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» → «Отсутствия». Создайте документ, выберите сотрудника, в поле вида отсутствия укажите «Донорские дни» и задайте дату или период. Если день сдачи и дополнительный день идут подряд, можно указать период из двух дней одним документом.
После проведения документ автоматически рассчитает начисление по среднему заработку, если у пользователя есть права на расчёт. Если документ вводит кадровик без прав расчёта, начисление подтянется при расчёте зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» — отсутствие учтётся как плановое и оплатится автоматически.
- 1Получите от сотрудника справку №402/у и/или №405/у и заявление с указанием желаемой даты отдыха
- 2Откройте Кадры → Отсутствия (или Зарплата → Все отсутствия сотрудников) и создайте документ
- 3Выберите сотрудника, вид отсутствия «Донорские дни», укажите дату или период
- 4Проверьте на закладке «Начисления» сумму оплаты по среднему заработку
- 5Проведите документ и сформируйте табель за месяц — дни должны отразиться кодом донорских дней
Если сотрудник работал в день сдачи
Когда сотрудник по договорённости вышел на работу в день сдачи, этот день оплачивается как обычный рабочий, а право на другой день отдыха сохраняется. В 1С в день сдачи никакого отсутствия не регистрируется — день остаётся рабочим по табелю. Отдельно оформляются два дня отдыха (за работу в день сдачи и дополнительный) в даты, согласованные с сотрудником, тем же документом «Отсутствие» с видом «Донорские дни».
Если кровь сдана в выходной или в отпуске
Сдача крови в выходной, нерабочий праздничный день или в период ежегодного отпуска даёт право на другой день отдыха плюс дополнительный день — итого два оплачиваемых дня. Оформление аналогичное: оба дня регистрируются документом отсутствия в выбранные сотрудником даты. Если донация была во время отпуска, отпуск по желанию сотрудника продлевается или переносится — это оформляется корректировкой документа «Отпуск», а не донорским отсутствием.
Расчёт оплаты и отражение в табеле
Оплата донорских дней считается из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. Формулу и расшифровку можно посмотреть прямо в документе: нажмите на сумму начисления и откройте печатную форму «Расчёт среднего заработка». Сверьте базу: туда должны войти все учитываемые выплаты, а премии — по правилам индексации, если она применяется.
В табеле (Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени Т-13) дни отразятся буквенным кодом, привязанным к виду времени. Если вместо кода стоит прочерк или дни не отображаются, проверьте, проведён ли документ отсутствия и не пересекается ли он по датам с другим документом (отпуском, командировкой) — при пересечении программа может вытеснить начисление.
Как проверить результат
Дни отражены кодом донорских дней, количество совпадает со справками
Дни отсутствуют в табеле или стоят как явка
Есть строка «Оплата дней сдачи крови» с суммой по среднему
Строки нет или сумма равна нулю
База за 12 месяцев, сумма сопоставима с оплатой командировки
Пустая база или явно заниженная сумма
НДФЛ, взносы и учёт в налоговых регистрах
Оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это доход сотрудника в рамках трудовых отношений. В типовом начислении код дохода и категория взносов уже настроены, менять их не требуется. Убедитесь только, что в карточке начисления на закладке «Налоги, взносы, бухучёт» указан код дохода 2000 (оплата труда) и корректный способ отражения в бухучёте.
Если в вашей организации настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией, начисление выгрузится вместе с остальной зарплатой документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Отдельных проводок для донорских дней создавать не нужно.
Нестандартные ситуации и границы самостоятельной работы
Если сотрудник принёс справку задним числом за прошлый закрытый месяц, документ отсутствия вводится текущей датой с периодом прошлого месяца. Программа предложит выполнить перерасчёт — соглашайтесь, доначисление попадёт в ближайшую выплату. При этом проверьте, не стоял ли в табеле за тот день прогул или отпуск за свой счёт: их нужно отменить или сторнировать, иначе получится двойное отражение дня.
Для сотрудников-совместителей донорские дни оформляются отдельно по каждому месту работы — справку сотрудник должен предоставить в каждую организацию (обычно оригинал на основном месте и копию у совместителя, порядок согласуйте с кадровой службой). В 1С отсутствие регистрируется по конкретному сотруднику-совместителю отдельным документом.
Почётным донорам дополнительные дни по статье 186 ТК РФ предоставляются в том же порядке — звание влияет на ежегодную денежную выплату и приоритет в отпусках, но не на механику оформления в 1С. Отдельных настроек для почётных доноров в типовой конфигурации нет.
Что важно запомнить
Донорские дни оформляются документом отсутствия с видом «Донорские дни», оплачиваются по среднему заработку, облагаются НДФЛ и взносами. Основание — справки №402/у и №405/у, дополнительный день нужно использовать в течение года. Проверяйте результат по табелю и расчётному листку.
Частые вопросы
Можно ли присоединить донорский день к ежегодному отпуску в 1С?
Да, статья 186 ТК РФ это разрешает. Практически удобнее оформить два документа: «Отпуск» на период отпуска и «Отсутствие» с видом «Донорские дни» на примыкающий день. Единым документом это не делается, потому что оплата считается по-разному: отпуск — по среднему для отпусков, донорский день — по среднему заработку за 12 месяцев.
Что делать, если сотрудник принёс только справку №405/у без №402/у?
Справка №405/у подтверждает право на дополнительный день отдыха и сама по себе является достаточным основанием для его оплаты. День сдачи при этом, как правило, уже был отработан или оформлен ранее. Оформите один день отсутствия с оплатой по среднему на дату, согласованную с сотрудником.
Почему в документе отсутствия нет вида «Донорские дни»?
Чаще всего не включён флажок в настройке состава начислений: Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний → закладка «Прочие начисления» → «Донорские дни». После включения вид отсутствия появится в документах. Также проверьте права пользователя — часть видов отсутствий может быть скрыта ограничениями доступа.
Как оформить, если сотрудник сдал кровь, находясь в отпуске?
По желанию сотрудника отпуск продлевается или переносится на дни донации — для этого скорректируйте документ «Отпуск» (измените даты или создайте новый отпуск на перенесённую часть). Дополнительно сотрудник получает два оплачиваемых дня отдыха, которые оформляются стандартным документом отсутствия с видом «Донорские дни» в выбранные даты.
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?
Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха относится к доходам в рамках трудовых отношений: удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы в общем порядке. В типовом начислении 1С:ЗУП налоговые настройки уже заданы, изменять их не требуется.
Что делать, если донорский день ввели, а в расчёт зарплаты он не попал?
Проверьте три вещи: документ отсутствия проведён; даты отсутствия попадают в расчётный месяц; нет пересечения с другим документом (отпуск, командировка, больничный), который вытесняет начисление. При пересечении отмените или скорректируйте лишний документ и пересчитайте зарплату за месяц.